W praktyce firmy najczęściej ustalają kilka przedziałów dochodowych w zależności od wysokości zarobków. Następnie zbierają od pracowników oświadczenia o wysokości dochodów w rodzinie. Pracownikom, którzy zarabiają najmniej w przeliczeniu na członka rodziny, przyznają najwyższe świadczenia.
Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby ustawić inne reguły przyznawania świadczeń z funduszu. Regulamin zfśs może przewidywać, że pracownik będzie zobowiązany jedynie do wskazania, w jakim przedziale mieści się jego dochód na osobę w rodzinie, zamiast podawania konkretnej kwoty tego dochodu. Takie rozwiązanie znacząco upraszcza obliczenia, bo zatrudniony nie musi dokonywać precyzyjnych wyliczeń w zakresie dochodów wszystkich członków rodziny. Ponadto jest to ukłon w stronę osób, które nie chcą ujawniać swoich rodzinnych zarobków.
Odmawiam odpowiedzi
Prawo do tego samego świadczenia z funduszu może przysługiwać wszystkim uprawnionym pracownikom, ale w różnej wysokości. W takiej sytuacji pracownik, który nie ujawni wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny, też będzie mógł otrzymać świadczenie. Firma może bowiem przyjąć założenie, że pracownik, który odmawia zadeklarowania dochodu, znajduje się w kręgu osób o najlepszej sytuacji materialnej i w związku z tym wypłacić mu świadczenie w najniższej wysokości (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 24 stycznia 2013 r., III AUa 674/12).
Taką możliwość warto jednak wprost przewidzieć w regulaminie zfśs. Jeżeli regulamin milczy na ten temat, mogą się pojawić wątpliwości, co zrobić, gdy pracownik liczy na wypłatę z funduszu, ale nie zadeklaruje dochodu. Pracodawca ma wówczas dwie skrajne opcje – albo wypłacić świadczenie w najniższej wysokości, albo odmówić wypłaty w całości. Wydaje się, że firma mogłaby wypłacić świadczenie w najniższej wysokości. Najlepiej jednak uregulować tę kwestię wprost w regulaminie. Pozwoli to także wyeliminować ewentualne ryzyko sporu z urzędem skarbowym o to, czy dane świadczenie zostało wypłacone zgodnie z regulaminem funduszu i korzysta ze zwolnienia z PIT.
Katarzyna Dulewicz radca prawny, Partner CMS
Duża swoboda pracodawcy w określaniu zasad korzystania z zfśs nie oznacza całkowitej dowolności. Konieczność stosowania kryterium socjalnego przy wypłatach zobowiązuje firmę do przestrzegania kilku zasad. Osobom znajdującym się w trudniejszej sytuacji życiowej powinny przysługiwać wyższe świadczenia. Im niższy przedział dochodowy, tym wyższe świadczenie. Ponadto należy unikać sytuacji, gdy żaden pracownik nie zakwalifikuje się do jednego z przedziałów dochodowych, bo wtedy kryterium socjalne staje się fikcją. Różnica w wysokości przyznawanych świadczeń przy różnych przedziałach dochodowych powinna być odczuwalna. W przypadku różnicy 10 zł dla różnych grup pracowników firma ryzykuje, że jej działanie zostanie uznane za pozorne (por. wyrok Sądu Okręgowego w Zielonej Górze z 4 kwietnia 2019 r., IV U 216/19).
