Jak tworzyć fundusz socjalny i kto z niego skorzysta

W naszym przedsiębiorstwie od 1 stycznia 2006 r. wysokość odpisu podstawowego na zfśs wynosi 20 proc. wskaźnika ustawowego. Jak obliczyć wysokość odpisu na 2007 r.?

Wysokość odpisu podstawowego określa ustawa o zfśs. Zgodnie z art. 5 ust. 2 odpis wynosi na jednego zatrudnionego 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Odpis na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim 6 proc., w trzecim 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Natomiast odpis na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Można zwiększyć lub zmniejszyć wysokość odpisu w stosunku do wielkości ustawowej, ale wymaga to zmiany układu zbiorowego pracy, a jeśli zakład nie jest nim objęty - zawarcia aneksu do regulaminu wynagradzania. Prościej byłoby na użytek zakładu wpisać bezpośrednio do prawa zakładowego odpowiednio niższy procentowy wskaźnik w odniesieniu do ustawowej podstawy, czyli do przeciętnej liczby zatrudnionych ustalanej zgodnie z przepisami ustawy.

Czy można nie naliczać zwiększonego odpisu dla osób zatrudnionych w warunkach uciążliwych?

Zgodnie z art. 4 ustawy o zfśs układ zbiorowy pracy (a tam gdzie nie ma układu - regulamin wynagradzania) może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz. Można więc postanowić w układzie (regulaminie), że odpis na wszystkich pracowników będzie w tym wypadku jednakowy, np. określony dla tzw. normalnych warunków pracy (37,5 proc.).

Ze względu na pracę w szczególnych warunkach jeden z naszych pracowników będzie uprawniony do przejścia na wcześniejszą emeryturę i w związku z tym jest pracownikiem chronionym. Po 182 dniach choroby przyznano mu świadczenie rehabilitacyjne na okres 12 miesięcy. Czy na pracownika będącego na świadczeniu rehabilitacyjnym jest naliczany odpis na zfśs?

Jeśli osoba ta nadal pozostaje w stosunku pracy, czyli jest pracownikiem, to nie ma podstaw do nieuwzględniania jej w przeciętnej liczbie zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs.

W jaki sposób ustalić liczbę emerytów i rencistów objętych socjalną opieką pracodawcy, na których można zwiększyć odpis podstawowy o 6,25 proc.? Czy będzie to liczba emerytów i rencistów na 31 grudnia 2006 r., czy musimy wyliczyć średnią z całego roku, jeśli liczba tych osób zmieniała się w ciągu roku?

Ustawa nie reguluje sposobu ani terminu ustalania liczby emerytów, na których pracodawca dokona, zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy o zfśs, zwiększenia funduszu o 6,25 proc. podstawy jego naliczania. Przepis ten mówi, że na każdego byłego pracownika (emeryta lub rencistę) można dokonać tego naliczenia, oczywiście według w miarę możliwości zweryfikowanej liczby emerytów. Można zrobić to zwiększenie w dacie naliczania odpisu na pracowników lub w innym terminie, tak aby środki z tego tytułu trafiały na rachunek bankowy do 30 września każdego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs). Przypominam, że nieobowiązkowe, co do zasady, zwiększenie funduszu na emerytów i rencistów nie podlega korekcie. Obowiązek korekty dotyczy jedynie odpisu podstawowego na fundusz, dokonywanego na faktyczną, przeciętną średnioroczną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

W jaki sposób ustalić liczbę osób, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (i na których można zwiększyć odpis podstawowy o 6,25 proc.)? Czy ma to być stan na 31 grudnia 2006 r., czy musimy wyliczyć średnią z całego roku, jeśli liczba tych osób zmieniała się w ciągu roku?

Pracowników niepełnosprawnych uwzględniamy w przeciętnej liczbie zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty (skorygowanej w końcu roku do faktycznego wykonania) i mnożymy przez wskaźnik odpisu 37,5 proc. podstawy naliczania. Następnie na każdą taką osobę (tym razem jednak bez względu na jej wymiar czasu pracy i okres zatrudnienia u pracodawcy w danym roku kalendarzowym) pracodawca może dodatkowo zwiększyć odpis o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez prezesa GUS do celów socjalnych.

Jesteśmy jednostką budżetową. Do końca września 2006 r. wykonanie funduszu socjalnego wynosiło 100 proc. planu. Według aktualnego rozliczenia (stan na 12 grudnia 2006 r.) liczba etatów zmniejszyła się o 5 osób, a liczba emerytów o 6 osób. Czy w takiej sytuacji mamy skorygować odpis na zfśs?

Pracodawca prowadzący działalność w formie jednostki budżetowej, objęty obowiązkiem tworzenia, musi w końcu roku kalendarzowego skorygować przeciętne średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty do faktycznego przeciętnego zatrudnienia w tym roku, według zasad określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 14 marca 1994 r. ( DzU z 1994 r. nr 43, poz. 168 ze zm.). Korekta przeciętnego zatrudnienia powoduje, że pracodawca musi skorygować środki przekazywane na rachunek bankowy zfśs.

Pracuję w zakładzie budżetowym podporządkowanym jednostce administracji państwowej. Załoga liczy ok. 150 osób. W tym roku, prawdopodobnie z powodu błędnego podziału środków, w połowie roku na koncie zfśs zabrakło pieniędzy. W efekcie opóźnione zostały wypłaty z tytułu tzw. wczasów pod gruszą. W regulaminie zfśs jest określony termin wypłaty - 5 dni przed rozpoczęciem urlopu lub najpóźniej w ciągu 5 dni po powrocie z urlopu. Tymczasem opóźnienia w wypłatach dochodziły do 2 - 3 miesięcy. Nie były też przyjmowane podania (lub były odkładane na później) o bezzwrotną pomoc finansową. Działające w zakładzie związki zawodowe nie interweniowały, bo związkowcy otrzymali wypłaty w terminie. W regulaminie jest napisane, że za administrowanie zfśs odpowiada dyrektor, który działa przez kierownika kadr. Mam więc pytanie, czy takie kwestie jak termin wypłaty z tytułu tzw. wczasów pod gruszą reguluje wyłącznie wewnętrzny regulamin zakładu? Co można zrobić w sytuacji, gdy na koncie nie ma pieniędzy? Kto i przed kim odpowiada za taką sytuację?

Termin wypłaty świadczeń z zfśs określa wyłącznie regulamin tego funduszu. Zgodnie z art. 10 ustawy o zfśs funduszem administruje pracodawca, co oznacza nie tylko obowiązek zapewnienia obsługi finansowo-organizacyjnej temu funduszowi, ale także odpowiedzialność za realizację przepisów ustawy, w tym także za prawidłowe tworzenie i wydatkowanie środków funduszu. Pracodawca musi też realizować zapisy regulaminowe, bo wydany na podstawie ustawy o zfśs regulamin funduszu jest zakładowym prawem socjalnym wiążącym pracodawcę i załogę.

Przypomnę, że pracodawcy lub osobie odpowiedzialnej w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy grozi grzywna za niewykonywanie przepisów ustawy albo podejmowanie działań niezgodnych z ustawą (art. 12a ustawy). Grzywna jest orzekana na podstawie wniosku inspektora pracy, w trybie określonym w kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia. Związki zawodowe mają prawo wystąpić do sądu pracy z roszczeniem m.in. o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3 ustawy).

W naszej firmie zasady przyznawania bonów świątecznych ustala za każdym razem komisja socjalna. Różnicujemy wysokość kupionych bonów w zależności od deklarowanych dochodów na członka rodziny. W tym roku powstała wątpliwość co do bonu przyznawanego na dziecko w rodzinie. W firmie została zatrudniona na czas próbny nowa osoba (mająca dziecko). Automatycznie stała się beneficjentem tej formy pomocy, co wzbudziło poważne emocje w samej komisji i w części załogi. Czy komisja mogła przyznać nowemu pracownikowi bony o niższej wartości, tzn. proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, czy miała ich w ogóle nie przyznawać?

W świetle art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs każdy pracownik, od chwili nawiązania stosunku pracy, jest osobą uprawnioną do korzystania ze świadczeń socjalnych, bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę. Jedynym ograniczeniem realizacji tego uprawnienia może być ocena sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy). Tylko porównanie sytuacji socjalnej pracowników i innych osób uprawnionych może mieć wpływ na decyzje o przyznaniu świadczeń socjalnych i ich wysokości. Zakładowy staż pracy oraz wymiar czasu pracy nie są kryteriami socjalnymi w rozumieniu przepisów ustawy. Potwierdza to orzecznictwo sądowe, w tym wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r. ( IPK12/05).

Pracownik jest zatrudniony od 19 czerwca 2006 r. Czy za urlop od 18 grudnia do 31 grudnia 2006 r. (14 dni) pracownik powinien dostać świadczenie urlopowe, nawet jeżeli nie przepracował u nas całego roku?

Zakładam, że pracownik ten jest zatrudniony u pracodawcy uprawnionego do wypłaty świadczeń urlopowych, a więc pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniającego według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nietworzącego zfśs. Z art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs wynika, że pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Ustawa nie uzależnia prawa do korzystania z tego świadczenia od okresu zatrudnienia w firmie w danym roku kalendarzowym. Uzależnia je tylko od spełnienia warunku dotyczącego urlopu.

Czy w jakimś akcie prawnym dotyczącym zfśs jest ograniczenie, że pożyczki na cele mieszkaniowe mogą być udzielane jednemu pracownikowi np. raz na dwa lata? Czy prawidłowy jest zapis w regulaminie, że pożyczka może być udzielona po spłacie bieżącego zobowiązania?

Ustawa o zfśs nie reguluje tak szczegółowych kwestii, jak zasady udzielania pożyczek. Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs zasady i warunki korzystania z różnych świadczeń socjalnych, w tym także z pomocy w formie zwrotnej na cele mieszkaniowe, określa regulamin zfśs. Jego treść pracodawca uzgadnia ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Regulamin powinien więc określać m.in. cele mieszkaniowe, na które można otrzymać pożyczkę, wysokość pożyczki, częstotliwość jej przyznawania (np. raz na dwa lata), zasady zabezpieczenia i spłaty pożyczki. Regulamin funduszu powinien także rozstrzygać, jakie będzie oprocentowanie pożyczek mieszkaniowych oraz jakie będą możliwości zawieszania jej spłaty lub umarzania.

Zwracam uwagę, że pożyczka mieszkaniowa z zfśs jest formą pomocy socjalnej. To oznacza, że przy jej przyznawaniu oraz określaniu zasad jej spłaty należy stosować kryteria socjalne oraz ocenę sytuacji mieszkaniowej osoby ubiegającej się o taką pomoc.

Nasz zakład zapewnia pracownikom możliwość uczestniczenia w zajęciach rekreacyjnych (pływalnia, lodowisko, siłownia, aerobik). Zajęcia są w całości finansowane z zfśs. Czy wszystkim pracownikom można, bez naruszania prawa, wydawać karnety na te zajęcia, bez względu na deklarowane dochody?

Art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs nie wyłącza żadnego z rodzajów i form świadczeń socjalnych z obowiązku stosowania kryteriów socjalnych. To oznacza, że także przy udostępnianiu usług w ramach działalności sportowo-rekreacyjnej należy uwzględniać ocenę sytuacji materialnej (dochodowej) pracowników.

Czy każdego roku, w zależności od wielkości środków funduszu, komisja socjalna może ustalać inne zasady dotyczącego tego, komu należy się pomoc z zfśs?

Tzw. komisja socjalna ma charakter pozaustawowy. Jak wyjaśnialiśmy wcześniej, zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z zfśs określa regulamin funduszu wydany w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub z reprezentantem załogi (art. 8 ust. 2 ustawy). Oczywiście, ze względu na ograniczoną wielkość środków funduszu oraz zmieniające się potrzeby socjalne osób uprawnionych, ustawowi dysponenci funduszu mogą dostosowywać na bieżąco zasady i warunki korzystania z pomocy socjalnej. Zawsze jednak muszą pamiętać o naczelnej zasadzie nakazującej uzależniać przyznanie świadczenia i jego wysokość wyłącznie od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy).

Czy pomoc finansową można wypłacić tylko na wniosek pracownika, czy taką decyzję może też podjąć sama komisja socjalna?

Świadczenia socjalne nie mają charakteru należności ze stosunku pracy. Zasadniczo więc to pracownik lub inna osoba uprawniona, zainteresowana otrzymaniem pomocy socjalnej od pracodawcy, znając obowiązujące w regulaminie zakładowym zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych, występuje z wnioskiem o przyznanie świadczenia. Dlatego, jak już wielokrotnie wyjaśnialiśmy, nie powinno się stosować zasady przyznawania świadczeń zfśs "z urzędu" czy na podstawie tzw. listy, bo wtedy przyznanie świadczenia niekoniecznie będzie szło w parze z uzasadnionymi potrzebami osób uprawnionych.

Mamy ośrodki wczasowe. Czy wszystkie przychody z tych ośrodków powinny wpływać na konto zfśs?

Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o zfśs środki funduszu zwiększa się o wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej. W związku z tym, jeśli w ośrodkach wczasowych będących zakładowymi obiektami socjalnymi (art. 2 pkt4 ustawy) są organizowane usługi zaliczane do zakresu działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 (usługi wypoczynkowe, sportowo- rekreacyjne, kulturalno-oświatowe), to przychód z tego tytułu będzie zwiększać fundusz, i to niezależnie od tego, czy z usług tych korzystają osoby uprawnione, czy nabywcy zewnętrzni. Środki zfśs zwiększa także przychód ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych (art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy).

Jesteśmy samorządową instytucją kultury (biblioteka publiczna). Zatrudniamy 175 osób. Dotychczas każdego roku przekazywaliśmy odpis na wydzielone konto funduszu socjalnego, zgodnie z art. 5 ustawy o zfśs. Od 1 stycznia 2007 r. chcielibyśmy przejść na wypłatę tylko wynagrodzenia urlopowego ustalonego na podstawie wysokości naliczonego odpisu na zfśs. Czy jest to możliwe?