Ustalamy pensję urlopową z nadgodzin

- W naszej firmie cały poprzedni rok występowały nadgodziny, a wynagrodzenie i dodatki za nie wliczaliśmy do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Od stycznia nadgodzin nie ma i raczej w tym roku nie będzie. § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego mówi, żeby brać najbliższe miesiące, w których takie składniki przysługiwały. Jak powinnam postąpić obliczając wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych za luty, gdy w styczniu pracownik nie pracował w nadgodzinach, a jak w następnych miesiącach?

– pyta czytelniczka.

Obliczając pensję urlopową za luty, czytelniczka powinna uwzględnić w jej podstawie wynagrodzenie za nadgodziny, wypłacone w trzech miesiącach bezpośrednio poprzedzających luty, czyli w styczniu 2011 oraz listopadzie i grudniu 2010.

Tak samo ma postępować w kolejnych miesiącach. Jeśli nie będzie w nich płacy za godziny nadliczbowe, to jej po prostu nie bierze pod uwagę. I nie sięga do miesięcy, za które ona przysługiwała.

Rodzaj składników ma znaczenie

Sposób ustalania wynagrodzenia za urlop zależy od składników, jakie przysługują pracownikowi. Gdy ma wyłącznie takie o charakterze stałym (np. pensja zasadnicza w stałej miesięcznej wysokości), nie dokonujemy żadnych przeliczeń. Za miesiąc, w którym korzysta z urlopu, wypłacamy je po prostu w należnej wysokości.

Tak wynika z art. 172 zd. 1 k.p. i § 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

Inaczej jest, gdy podwładny ma miesięczne składniki zmienne (np. prowizje albo miesięczne premie regulaminowe w różnych wysokościach), wyłącznie lub obok składników stałych.

Wtedy trzeba je uwzględnić w podstawie wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy znacznych wahaniach ich wysokości z maksymalnie 12 miesięcy. Tak nakazuje § 8 rozporządzenia urlopowego.

Nie szukamy w przeszłości

Do składników zmiennych należy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe (normalne wynagrodzenie i dodatek).

Dlatego musimy je wziąć pod uwagę, licząc pensję urlopową. Ale co robić, gdy nie w każdym z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu pracownik je otrzymał?

Czy sumować je z trzech miesięcy (lub maksymalnie 12 miesięcy, jeśli różnice między wysokością w poszczególnych miesiącach były znaczne),

- przyjmując 0 zł za miesiąc, w którym nie zostało wypłacone, bo nie było godzin nadliczbowych (tu styczeń 0 zł oraz kwoty wypłacone w listopadzie – grudniu 2010),

- szukając trzeciego najbliższego miesiąca, w którym płaca za nadgodziny była wypłacona (tu byłby to październik 2010, jeśli w tym miesiącu pracownik ją otrzymał)?

Ten drugi sposób wskazuje § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego.

Stanowi on, że jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, to w podstawie wymiaru należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

Jednak do wynagrodzenia za nadgodziny go nie stosujemy. Nie wynika to z przepisów, ale z interpretacji Głównego Inspektoratu Pracy.

W stanowisku z 9 sierpnia 2010 (GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP), wydanym w odpowiedzi na pytanie „Dobrej Firmy”, uznał on, że „jeżeli przepisy o wynagradzaniu obowiązujące u pracodawcy przewidują wypłatę wynagrodzenia za każdy miesiąc np. w ósmym dniu następnego miesiąca, przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pracownika, który korzystał z urlopu np. w maju, należy uwzględnić wynagrodzenie wypłacone temu pracownikowi w kwietniu (wynagrodzenie za marzec), w marcu (wynagrodzenie za luty) i w lutym (wynagrodzenie za styczeń)”.

Zatem uwzględniamy trzy miesiące bezpośrednio poprzedzające rozpoczęcie urlopu, nawet gdy w jednym z nich nie było wypłacane wynagrodzenie za nadgodziny. Przekładając to na sytuację opisaną w pytaniu, wliczamy do podstawy pensji urlopowej za

- luty wynagrodzenie za nadliczbówki wypłacone w styczniu 2011 (0 zł), grudniu i listopadzie 2010,

- marzec – w lutym 2011 (0 zł, jeśli nie będzie wypłaty), styczniu (0 zł) i grudniu 2010,

- kwiecień – marzec – styczeń 2011 (po 0 zł, jeśli nie będzie wypłat za nadgodziny).

Za kolejne miesiące postępujemy tak samo.

Kolejność działań

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych za okresy miesięczne (tu z wynagrodzenia za nadgodziny), musimy przeprowadzić w trzech etapach działania.

Etap 1. Ustalamy podstawę

, przyjmując do niej łączną wysokość takich składników wypłaconą pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania między ich poziomami w poszczególnych miesiącach, to z 12 miesięcy (§ 8 rozporządzenia urlopowego).

Etap 2. Wyliczamy stawkę za godzinę pracy

, dzieląc podstawę przez liczbę godzin, w których zatrudniony rzeczywiście wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa.

Etap 3. Określamy wartość pensji urlopowej,

mnożąc stawkę za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie zatrudniony przepracowałby w trakcie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Czas na przykładowe wyliczenia

Żeby je przeprowadzić, musimy przyjąć kilka założeń, bo w pytaniu nie ma żadnych informacji o rodzaju składników wypłacanych pracownikowi ani o ich wysokości.

Przyjmiemy zatem, że ten zatrudniony:

- ma pensję zasadniczą  1500 zł i otrzymał wynagrodzenie za nadgodziny (łącznie normalne wynagrodzenie i dodatki) w grudniu 2010 w wysokości 150 zł, a w listopadzie 2010 – 180 zł,