Auto firmowe ze składkami ZUS, a imprezy bez

Parking pod blokiem

- Niektórzy nasi pracownicy – głównie z działu handlowego i kierownicy – mają do dyspozycji auta służbowe. Dojeżdżają nimi również do domu, a z domu często od razu udają się do miejsca wykonywania obowiązków. Nie odstawiają więc samochodów pod siedzibę firmy za każdym razem. Czy te dojazdy z domu do pracy i z powrotem stanowią przychód z tytułu korzystania z samochodu pracodawcy w celach prywatnych?

Nie,

pod warunkiem, że samochody służbowe przekazano pracownikom wyłącznie w celu realizowania obowiązków służbowych, czyli zaspokajania potrzeb pracodawcy, i jeśli auta powierzono im jako mienie firmy, o które zatrudnieni mają dbać i chronić przed zniszczeniem lub kradzieżą.

Osoby, które pracują w terenie, często prosto z pracy wracają do domu i odwrotnie – z domu od razu jadą w miejsca wykonywania służbowych zadań. Zatem przejazdy na tych odcinkach są elementem organizacji pracy, szczególnie jeśli przydomowy parking czy garaż pracownika jest miejscem postojowym wyznaczonym przez pracodawcę. W takich okolicznościach te przejazdy nie stanowią dla podwładnych przychodu ze stosunku pracy.

Byłoby inaczej, gdyby pracownik korzystał z auta tylko i wyłącznie do przejazdu z miejsca zamieszkania do pracy i z powrotem, czyli w celu zaspokajania potrzeb osobistych. Wtedy osiągałby przychód ze stosunku pracy, z nieodpłatnych świadczeń (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 22 grudnia 2014 r., IBPBII/1/415-774/14/BD).

Ryczałt za służbowy samochód

- Nasz pracownik czasem korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych. Wiem, że od 1 stycznia 2015 r. to świadczenia wycenia się według stawek ryczałtowych. Ale czy jest ono zwolnione ze składek na ZUS? Podobno wystarczy zachować odpowiednie warunki i właściwie ułożyć regulamin korzystania z auta. Czy to prawda?

Nie.

Zarówno przed zmianą dotyczącą zasad wyceny nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z auta firmowego prywatnie, jak i po tej zmianie, przychód uzyskany przez pracownika nie podlega zwolnieniu ze składek.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu etatowego zatrudnienia. Skoro z podatkowego punktu widzenia udostępnienie pracownikowi pojazdu służbowego do osobistych celów jest przysporzeniem, to jest też podstawą wymiaru składek. Można się spotkać się z opinią, że będzie tu miało zastosowanie zwolnienie ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Obejmuje on ulgą korzyści materialne, które wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Jak ZUS wyjaśniał w wydawanych na ten temat interpretacjach, zwolnione ze składek są tylko te przychody, które:

- wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

- mają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi); przy czym pracownik może korzystać z artykułów, przedmiotów lub usług za częściową odpłatnością, choćby symboliczną; partycypuje więc w kosztach jego zakupu.

ZUS uważa, że udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do jego prywatnego użytkowania, nie stanowi korzyści, o której mówi ten przepis. Pracodawca jest bowiem właścicielem auta. Nie nabywa go po to, aby umożliwić jego zakup po cenie niższej swoim pracownikom.

Czym innym jest udostępnienie podwładnym po cenach niższych niż detaliczne określonych usług i towarów, które pracodawca nabywa z wyraźnym przeznaczeniem na ten cel, a czym innym udostępnienie składników własnego majątku (czy też środków trwałych) służących do wykonywania działalności gospodarczej. Stąd wartość świadczenia związanego z udostępnieniem zatrudnionemu samochodu do celów prywatnych, w części finansowanej przez pracodawcę, należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS Oddział w Gdańsku, decyzja z 30 lipca 2014 r., DI/100000/43/812/2014).

W odpowiedzi na pytanie redakcji ZUS wskazał, że podstawą składek jest ryczałt w wysokości 250 zł lub 400 zł za miesiąc. Jeśli pracownik nie korzystał z auta, wartość do składkowania ustala się w wysokości 1/30 ryczałtu za każdy dzień jazdy.

Bal maskowy bez obciążeń

- W karnawale chcemy urządzić imprezę taneczną dla pracowników i współpracowników zakładu ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Cel imprezy ma być wyłącznie rozrywkowy. Goście mają w niej uczestniczyć dobrowolnie i na równych zasadach. Regulamin funduszu przewiduje organizowanie imprez masowych, wycieczek, spotkań integracyjnych bez stosowania kryterium socjalnego. Czy takie uczestnictwo w zabawie jest zwolnione ze składek na ZUS?

Aby można było mówić o ewentualnym zwolnieniu, u pracownika musiałby powstać przychód. Natomiast udział w takiej imprezie nim nie jest. To konkluzja wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13, DzU z 2014 r., poz. 947). Trybunał oceniał, kiedy nieodpłatne świadczenie należy zakwalifikować jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia. Wyodrębnił kilka kryteriów, które pomagają w analizie, kiedy powstaje takie przysporzenie. Nie wszystko, co pracownik uzyskuje od pracodawcy (dzięki niemu), jest od razu przychodem. Będzie nim świadczenie, które:

- zostało spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego dobrowolnie),

- zostało spełnione w interesie pracownika (a nie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest ogólnie dostępna dla wszystkich podmiotów).

Świadczenia w naturze i inne nieodpłatne świadczenia – w przeciwieństwie do pieniędzy i wartości pieniężnych – są traktowane jako przychód pod warunkiem, że „są otrzymane", co ma wskazywać na realny charakter świadczenia. Bez tego elementu w postaci otrzymania korzyści nie ma mowy o przychodzie, tym bardziej bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia, co też powoduje brak podstaw do określenia jego wysokości.

Trybunał wypowiedział się także na temat imprez i uznał, że udział pracownika w zorganizowanej imprezie zbiorowej (dla wszystkich podwładnych) nie stanowi u niego przysporzenia, nawet gdy ma dobrowolny charakter. Nie powoduje bowiem ani realnego pojawienia się aktywów, ani ograniczenia wydatków. Nie można założyć, że gdyby nie firmowa impreza, to pracownik uczestniczyłby w innej i wydał na to swoje środki.

Warto jednak zaznaczyć, że nawet gdy udział w firmowym przedsięwzięciu dla pracowników – np. wycieczce – stanowiłby przychód w sensie podatkowym, a zostałby sfinansowany w całości ze środków zfśs, to korzysta ze zwolnienia ze składek na ZUS. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy regulamin funduszu przewiduje udział w zabawach czy spotkaniach wszystkich pracowników, bez stosowania kryteriów socjalnych. Potwierdził to lubelski oddział ZUS w decyzji z 16 grudnia 2014 r. (WPI/200000/43/1335/2014). ZUS zgodził się z sentencją wyroku SN z 23 października 2008 r. (II PK 74/08), który stwierdził, że działalność socjalna to nie tylko usługi czy świadczenia ulgowe – a więc przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej, materialnej czy rodzinnej uprawnionego. Regulamin może przewidywać również wydatkowanie środków funduszu na inne cele, które mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w imprezach integracyjnych (np. pikniki, andrzejki, wycieczki).

Informacja IWA do 2 lutego

- Prowadzę działalność od połowy 2014 r. Zatrudniam pięciu pracowników. Czy muszę złożyć w ZUS informację IWA?

Nie.

W tej sytuacji nie ma takiego obowiązku. Firma nie działała przez cały miniony rok i tym samym nie była płatnikiem składek wypadkowych nieprzerwanie w 2014 r.

ZUS IWA to informacja zawierająca podsumowanie danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Płatnicy składek muszą ją złożyć w ZUS do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Ale dotyczy to tylko tych, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

- byli zgłoszeni jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który ma być złożona IWA, i co najmniej jeden dzień w styczniu bieżącego roku,

- w poprzednim roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

- 31 grudnia ubiegłego roku byli wpisani do rejestru REGON.

Uznaje się, że płatnik był nieprzerwanie zgłoszony w ZUS, gdy w każdym miesiącu roku, za który ma złożyć IWA, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Obowiązek złożenia tej informacji odpada zatem m.in. u tych płatników, którzy zostali płatnikami składek z trakcie roku.

Ostatni dzień terminu na złożenie IWA za 2014 r. wypada w sobotę, w związku z tym przesuwa się na najbliższy dzień roboczy – tj. poniedziałek, 2 lutego 2015 r.

Okres wyczekiwania

- Zatrudniliśmy nowego pracownika od 2 stycznia 2015 r. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Już 15 stycznia zachorował na zapalenie oskrzeli i ma zwolnienie lekarskie na siedem dni. Czy przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, a jeśli nie, to jak wykazać nieobecność w dokumentach do ZUS za styczeń?

Pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia chorobowego, chyba że jest absolwentem szkoły lub szkoły wyższej i został objęty ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od dnia:

- ukończenia nauki (daty podanej w świadectwie) lub

- uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych.