Bez względu na to, czy chodzi o hurtownię, sklep internetowy lub stacjonarny, sieć handlową, firmę spedycyjną, czy zakład produkcyjny, organizacja pracy magazynu nie jest łatwa. Problemy mogą dotyczyć właściwie każdego aspektu jego funkcjonowania. Dotyczy to między innymi przyjęć i wydań, realizacji zamówień, inwentaryzacji, fakturowania lub składowania towarów. Wielu tych trudności można uniknąć, automatyzując te procesy. W tym pomoże program magazynowy.

Oprogramowanie tego typu, określane też jako system magazynowy lub WMS (od angielskiego warehouse management system – system zarządzania magazynem, wiecej na: https://www.comarch.pl/erp/wms/ ), to zbiór aplikacji usprawniających działanie magazynu na wszystkich jego płaszczyznach. Dobre systemy są przystosowane do pracy zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, umożliwiając korzystanie z nich zarówno pracownikom administracyjnym, jak i magazynierom. W jaki sposób usprawniają pracę magazynu? Które ich funkcje są najważniejsze?

Program magazynowy. Dlaczego warto z niego korzystać?

Program magazynowy może usprawnić działanie firmy na wiele sposobów. Do najważniejszych korzyści wynikających z jego używania należą:

przyspieszenie procesów magazynowych

– funkcjonalność programu magazynowego może obejmować automatyzację przyjęć i wydań oraz generowanie zwrotów i reklamacji. W jego bazie mogą znaleźć się informacje nie tylko dotyczące podstawowych parametrów i stanu ilościowego danych towarów, ale też o specyficznych warunkach ich przechowywania (np. w przypadku substancji niebezpiecznych czy przedmiotów narażonych na uszkodzenie), terminie przydatności czy częstotliwość sprzedaży produktów z danej kategorii;

brak ryzyka błędów w obliczeniach

– w bazach danych obsługiwanych przez pracownika często pojawiają się błędy, które – w dużej ilości mogą dezorganizować pracę magazynu. Automatyzujący ją program likwiduje (lub przynajmniej zdecydowanie je minimalizuje) takie ryzyko;

optymalizacja kosztów logistycznych

– oszczędności wynikają z kilku czynników. Pierwszy to sprawniejsza praca magazynierów oraz mniejsza ilość popełnianych przez nich pomyłek i wynikających z nich kosztów. Drugi – przyspieszenie wykonywanych przez nich zadań oraz wydajniejsze wykorzystanie czasu pracy. Trzeci to możliwość łatwego monitorowania terminu przydatności poszczególnych produktów, dzięki której można przeznaczyć je do wysyłki w pierwszej kolejności lub zorganizować wyprzedaż;

dbałość o wizerunek firmy

– program magazynowy znacznie minimalizuje ryzyko sytuacji, które mogłyby negatywnie wpłynąć na postrzeganie firmy przez klientów – na przykład oferowania w sklepie internetowym towarów, których w rzeczywistości nie ma w magazynie;

oszczędność czasu i zasobów

– możliwa dzięki takim funkcjom wskazanie lokalizacji danego towaru, jego przyjęcie i wydanie za pomocą zeskanowania kodu, generowanie własnych etykiet (z kodem QR lub kreskowym) czy automatyczne uzupełnienie danych do faktur.

Program magazynowy. W jaki sposób przyspieszy pracę?

Usprawnienie działania firmy jest możliwe przede wszystkim dlatego, że program magazynowy:

automatyzuje wystawianie, wprowadzanie i scalanie dokumentów

takich jak PZ, WZ, OT, PW ;

generuje etykiety, w tym te z kodami kreskowymi

lub QR;

ma możliwość integracji z czytnikami kodów kreskowych

lub oferuje aplikację mobilną z funkcją sczytywania kodów QR;

generuje raporty czasowe

(dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne);

daje możliwość integracji z innymi aplikacjami

– na przykład z systemem ERP, oprogramowaniem sklepu internetowego czy Allegro. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też zapewnia zgodność danych;

zbiera i analizuje dane o stanie towarów

;

pozwala na szybkie ustalenie lokalizacji towarów,

usprawniając w ten sposób nie tylko kompletowanie zamówień, ale też rozładunek towaru;

może być wzbogacony o inne funkcje

– wiele systemów magazynowych można rozbudować, dodając funkcjonalności przystosowujące je do specyfiki pracy danej firmy.

Program magazynowy. Jak wybrać odpowiedni system?

Przed wyborem programu magazynowego, należy najpierw przeanalizować wady i zalety systemów gotowych oraz tych tworzonych na zamówienie.

gotowy program magazynowy

– to rozwiązanie tańsze, jednak często nie zapewnia wszystkich funkcji niezbędnych na danym magazynie. Płatność zazwyczaj odbywa się na zasadzie abonamentu – stałej, najczęściej miesięcznej opłaty pobieranej za korzystanie z systemu. Mimo ograniczonej funkcjonalności, w wielu przypadkach okazuje się najlepszym rozwiązaniem. Szczególnie rekomendowany jest niewielkim oraz dopiero rozwijającym się firmom. Nie wymaga on dużych inwestycji, a przy tym jest dostępny „od ręki”;

program magazynowy na zamówienie

– decydując się na to rozwiązanie, firma musi liczyć się ze sporymi wydatkami i tym, że przygotowanie programu zajmie co najmniej kilka tygodni. W zamian otrzymujemy jednak system w pełni dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Ze względu na wysokie koszty i konieczność dokładnego przeanalizowania swoich potrzeb, jest zalecany jedynie firmom na wysokim stopniu rozwoju.

Materiał Promocyjny