Za przykład, który uzasadnia wykorzystanie zapisu na sąd arbitrażowy, może posłużyć znany autorom niniejszego artykułu projekt wdrożenia systemu zarządzania magazynem dla przedsiębiorcy działającego w sektorze e-commerce. Celem projektu było obniżenie kosztów zarządzania magazynem, a także uzyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki zastosowaniu nowej technologii opartej na sztucznej inteligencji. Dostawca oraz system informatyczny wywodzili się z innego kraju niż kraj wdrożenia. Klient zdecydował się na współpracę ponieważ zaoferowano mu nowatorskie rozwiązanie IT, które dało możliwość uzyskania przewagi nad konkurencją.

Niestety przy realizacji projektu szybko pojawiły się problemy, które wynikały z trudności w komunikacji na gruncie wykładni zakresu umowy. Osią sporu stało się rozumienie zakresu ogólnie opisanych wymagań funkcjonalnych. Strony projektu nie były w stanie dojść do porozumienia, co znajduje się w zakresie wymagań funkcjonalnych, a co wymaga zamówienia prac dodatkowych. Projekt utknął w martwym punkcie na ponad rok. W krytycznym momencie klient musiał brać pod uwagę wycofanie się z częściowo działającego produkcyjnie rozwiązania i powrót do wcześniejszego systemu magazynowego.

W międzyczasie do konkurencji klienta zgłosili się inni dostawcy, oferując równie innowacyjne rozwiązania informatyczne. Mimo, że strony ostatecznie doszły do ugody, przedłużający się spór pozbawił klienta korzyści płynących z nowatorskiego rozwiązania informatycznego.

Opisany przykład pokazuje, że brak szybkiego i definitywnego rozwiązania problemu szkodzi stronom, które realizują projekt informatyczny, a negocjacje ugodowe w ramach projektu często są niewystarczającym narzędziem. Ich wadę stanowią uczestnicy, którzy są zaangażowani w spór i nierzadko chronią własne interesy. Dodatkowo często okazuje się, iż wypracowane rozwiązanie nie stanowi pewnego i trwałego rozstrzygnięcia problemu.

Odpowiedzią na powyższe słabe strony negocjacji ugodowych jest wprowadzenie do umowy na projekt IT odpowiedniej klauzuli arbitrażowej, która daje stronom szansę na szybkie rozwiązanie bieżących problemów i tym samym pozwolą na osiągnięcie sukcesu w projekcie.

(i) Szybkość

„Justice delayed is justice denied” to cytat, który pomimo swojego XIX-wiecznego rodowodu, dobrze odnosi się do sporów pojawiających się podczas wykonywania projektów IT. Okres innowacyjności rozwiązania informatycznego jest krótki, a przewaga konkurencyjna czasem trwa ledwie miesiące. Dlatego, jeśli przedsiębiorca szuka sprawiedliwości nie tylko ze względów moralnych, ale także dla zachowania wartości ekonomicznej projektu informatycznego, musi ją uzyskać szybko.

Tak, jak kierownicy projektów informatycznych odchodzą od metodyk kaskadowych na rzecz metodyk zwinnych, aby zyskać na czasie i zapewnić sukces projektu – tak prawnicy powinni rozważyć odejście od tradycyjnych metod rozwiązywania sporów w ramach projektów IT, przez wprowadzenie odpowiednich klauzul arbitrażowych. Pozwolą one na oszczędzenie czasu i umocnienie relacji między stronami projektu.

Trudno jest znaleźć jurysdykcję, w której sąd powszechny będzie w stanie rozstrzygnąć spór w ciągu roku lub szybciej. Tymczasem rozstrzygnięcie sporu w ciągu dwunastu miesięcy nie jest czymś niezwykłym dla postępowania arbitrażowego. Co więcej, zapis na sąd polubowny zawarty w umowie IT może regulować kwestie związane z (i) wyborem arbitrów z odpowiednią wiedzą, (ii) zasadami wykonywania orzeczeń wstępnych umożliwiających kontynuowanie projektu IT, oraz (iii) terminami wydawania orzeczeń. Ponadto, dobrze przygotowane posiedzenie organizacyjne, które odbędzie się niezwłocznie po wszczęciu postępowania arbitrażowego, może przynieść dalsze oszczędności czasu, prowadzące do szybszego rozstrzygnięcia, dającego stronom szansę na wznowienie współpracy.

Odpowiednia klauzula arbitrażowa w ramach opisanego przykładu umożliwiłaby więc rozwiązanie zaistniałych sporów na wczesnym etapie, co pozwoliłoby stronom na zakończenie wdrożenia powodzeniem, a klientowi na wdrożenie rozwiązania przed konkurencją.

(ii) Kształtowanie zakresu przedmiotu sporu

Liczne porządki prawne ograniczają zakres sporów, które rozstrzygane są przez sądy powszechne. Przykładem jest art. 189 polskiego kodeksu postępowania cywilnego, który stanowi, że powód może żądać od sądu „(...) ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, gdy ma w tym interes prawny”. Tak sformułowana norma ogranicza, które spory pojawiające się w ramach realizacji projektu IT, mogą zostać poddane rozstrzygnięciu przez sąd powszechny.

Podczas realizacji projektu IT często dochodzi do sporów kwestionujących, czy dana funkcjonalność jest objęta umową, jaka jest wartość wniosku o zmianę, kto jest odpowiedzialny za przygotowanie konkretnych danych do migracji, czy też jaki jest szczegółowy zakres punktu IFPUG lub COSMIC. Rozwiązywanie takich sporów na wczesnym etapie jest cenne, gdyż pomaga stronom uregulować zasady długoterminowej współpracy. Jednocześnie, rozstrzyganie tego typu konfliktów przez sąd powszechny byłoby czaso- i kosztochłonne, a często wręcz niemożliwe z uwagi na przedmiot sporu oraz brzmienie normy art. 189 kodeksu postępowania cywilnego.

Odpowiedzią na to wyzwanie są procedury eskalacyjne, które pozwalają na rozstrzyganie sporów pojawiających się w ramach realizacji projektów IT, niezależnie od ich charakteru. Procedura eskalacyjna może prowadzić do kroku w postaci poddania sporu realizacyjnego rozstrzygnięciu przez zewnętrzny trybunał. W szczególności, w przypadku kontraktów długoterminowych, posiadanie skutecznego mechanizmu rozstrzygania sporów związanych z postanowieniami umowy, bez angażowania sądownictwa powszechnego, może uratować relacje między stronami i doprowadzić do wzmocnienia współpracy.

Co więcej, arbitraż może zostać wykorzystany na wcześniejszym etapie sporu niż postępowanie przed sądem powszechnym. Może on być stosowany do sporów, w których nie powstało jeszcze roszczenie o zapłatę odszkodowania albo wynagrodzenia, a strony dopiero wdały się w spór, który w odległej perspektywie może prowadzić do powstania podstaw do wytoczenia powództwa.

(iii) Ułatwienie rozstrzygania projektów transgranicznych

Konferencja „Solidarity Arbitration and Mediation Days", zorganizowana w listopadzie 2022 r. przez Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w ścisłej współpracy z ukraińskimi praktykami prawa pokazała, że projekty IT napotykają na podobne problemy realizacyjne w Ukrainie i w Polsce. Również konstrukcje umowne, które są podstawą realizacji projektów technologicznych opierają się na podobnych standardach. Analogiczną obserwację można poczynić w odniesieniu do wielu krajów kultury zachodniej, w których funkcjonuje gospodarka wolnorynkowa.

Odmiennie jest jednak z regułami, które dotyczą rozwiazywania sporów w poszczególnych jurysdykcjach. Różnice dotyczą procedur, wymogów formalnych, kosztów, języka postępowania czy zwyczajów panujących w systemach sądowych poszczególnych krajów. Różnice powodują, że strony projektu informatycznego nie mogą rozwiązać sporu przed sądem powszechnym na równych zasadach, jeżeli wywodzą się z różnych krajów. Strony w transgranicznych projektach IT mogą osiągnąć równość poprzez rozstrzyganie sporów w drodze arbitrażu, stosując procedury arbitrażowe przy użyciu języka wspólnego dla wszystkich stron.

Projekty IT to szybkość, innowacja i zmiana. Projekty IT pozwalają z dnia na dzień połączyć podmioty z całego świata w realizacji pomysłu, który nie istniał jeszcze tydzień wcześniej. Rozwiązywanie sporów w ramach projektów IT nie może stać w opozycji do cech projektów technologicznych. Tak, jak trudno oczekiwać, że sądownictwo powszechne będzie stanowić wsparcie dla realizacji projektów technologicznych, tak odpowiednio skonstruowana klauzula arbitrażowa może zapobiec eskalacji sporu do miejsca, w którym nie jest możliwe pomyślne zakończenie realizacji projektu IT.

Agnieszka Durlik (Dyrektor Generalna SA KIG),  Adwokat Wojciech Jarosiński (Partner w Olesiński i Wspólnicy)

Materiał promocyjny - powstał we współpracy z firmą doradczą Olesiński i Wspólnicy i Sądem Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej.

1/0