Materiał powstał we współpracy z Kancelarią Maruta Wachta i Sądem Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej
Docelowy wynik prac w IT trudno przewidzieć. To nie budowa domu czy pomnika. Jak opisać kształt programu komputerowego? Z tego powodu wiele projektów IT kończy się niepowodzeniem. A spory sądowe to emocje stron i pieniądze. Niska przewidywalność polskich sądów w połączeniu z trudną materią sporu oznacza niepewny wynik. Co więcej, wyrok zapewne zapadnie już po tym, jak projekt IT dokona żywota, a wymyślony produkt się zestarzeje.
Najważniejsza kwestia brzmi: czy można zapobiec sporowi tak konstruując umowę IT, aby przeciwdziałała powstaniu lub eskalacji sporu. Zespół Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej i zespół kancelarii Maruta Wachta sp. k. prowadzą serię konferencji, na których jest to rozważane. Po pierwszej w kwietniu, kolejne zaplanowano na 21 czerwca i na wrzesień.
Aby odpowiedzieć na pytanie jak efektywnie prowadzić spory o projekty IT zastanówmy się, czy można zapobiec temu sporowi już na etapie konstruowania umowy – tak aby przeciwdziałała powstaniu sporu lub jego eskalacji. Gdy zrozumiemy, jak poradzić sobie z tym problemem, wszystko stanie się prostsze.
Nim podejmiesz decyzję, idź na spacer lub się prześpij – głosi mądrość ludowa. Warto z niej skorzystać tworząc w umowach procedury eskalacyjne. Powinny wymuszać czas na przemyślenie decyzji.
Zanim wdamy się w spór, zwykle korzystamy z zapisanego w umowie lub ogólnych przepisach uprawnienia o charakterze sankcyjnym: kary umowne, gwarancja bankowa czy odstąpienie od umowy. Wycofanie się z wykonanego uprawnienia bywa niemożliwe lub niepewne prawnie. A skorzystanie z uprawnienia o charakterze sankcyjnym zawsze nasila konflikt z drugą stroną. Ważne, by korzystać z uprawnień po przemyśleniu i analizie. Dlatego te procedury powinny być opisane w umowie i wymuszać na stronach wykonanie sprecyzowanych procedur, przed skutecznym skorzystaniem z sankcyjnych uprawnień. Przykład: tzw. eskalacja problemu do osób, niezaangażowanych bezpośrednio w konflikt np. członków zarządów czy rad nadzorczych stron.
Można też umożliwić drugiej stronie wytłumaczenie się z faktów, które spowodowały np. naliczenie kar umownych. Czy zwłoka była czymś uzasadniona? Elementem procedury powinno być wprowadzenie bufora czasowego między zdarzeniem, a terminem na decyzję o skorzystaniu z uprawnienia. Czas ma pozwolić na rzetelną i chłodną analizę.
Są jednak spory, których się nie uniknie nawet mając w umowie doskonałą procedurę do unikania sporu. Nasze doświadczenie pokazuje, że da się tu wyodrębnić grupę sporów o fragment projektu, np. wycenę zmiany, kwalifikację wymagania jako części pierwotnego zakresu, przyczyny opóźnienia. Umożliwienie stronom rozstrzygnięcia takiego zagadnienia pozwala kontynuować projekt nie spierając się o całą umowę.
Można je rozstrzygać w formie koncyliacji eksperckiej, czyli powołania bezstronnego eksperta, który jako autorytet oceni np. o wartość spornej wyceny prac dodatkowych. Do umowy można wprowadzić regulamin i określić: (I) kiedy strony mogą żądać koncyliacji, (II) jak wybrać eksperta, (III) jakie dane mu przekazać do decyzji oraz (IV) co robić w razie rozstrzygnięcia sporu.
Nasze doświadczenie dowodzi, że sama inicjacja koncyliacji czy podjęcie działań prowadzących do zebrania materiału dowodowego na jej potrzeby może skłonić strony do ugody.
Poddający się koncyliacji mogą też stanąć do arbitrażu. Ale wtedy, inaczej niż w koncyliacji, spór rozstrzygnięty przez arbitra będzie wiązał strony. Umowę IT można uzupełnić o regulamin jego prowadzenia, co gwarantuje szybki termin i z góry określi koszt wydania rozstrzygnięcia.
Okazuje się więc, że sporom w ramach projektów IT da się przeciwdziałać – ale o to trzeba zadbać z wyprzedzeniem, aby nie było jak w kolejnym starym powiedzeniu: mądry Polak po szkodzie.
Materiał powstał we współpracy z Kancelarią Maruta Wachta i Sądem Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej
