Materiał powstał we współpracy z firmą SYKOM
Księgowość, płace, HR – te obszary od lat są dla przedsiębiorców wyzwaniem. Ma to związek z dynamicznie zmieniającym się otoczeniem i dużą zmiennością prawa. W samym tylko 2021 r. w życie weszło niemal 21 tys. stron maszynopisu aktów prawnych, o ponad 40 proc. więcej niż rok wcześniej – szacuje Grant Thornton. Gdyby przedsiębiorca chciał zapoznać się z wszystkimi nowymi aktami prawnymi, musiałby poświęcić dwie godziny i 46 minut każdego dnia roboczego.
Kluczowe cechy
Dobry system kadrowo-płacowy ma nie tylko sprawnie wyliczyć i zaraportować odpowiednie kwestie, ale też zadbać o to, aby wszystko było wykonane na czas i zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami, dotyczącymi nie tylko sprawozdawczości finansowej, ale też podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy czy ochrony danych osobowych (RODO).
Nowoczesny system kadrowo-płacowy powinien spełniać kilka kluczowych warunków. Przede wszystkim powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy, automatyzować powtarzalne czynności i zwiększać efektywność pracy. Powinien być kompleksowy, czyli oferować wszystkie niezbędne dla działu HR moduły. Co ważne, moduły te powinny być ze sobą ściśle zintegrowane, tak aby uniknąć konieczności przenoszenia danych, co jest czasochłonne i generuje ryzyko pomyłki. Kompleksowość systemu nie powinna wiązać się z koniecznością zaimplementowania w firmie wszystkich jego funkcjonalności od razu. Jeśli jednak wraz z rozwojem firmy kolejne moduły okażą się przydatne, to przedsiębiorca może je pozyskać w ramach jednego zintegrowanego systemu. Istotną cechą nowoczesnego systemu jest jego odpowiednia architektura bazująca na technologii klient-serwer. Oznacza to, że główne przetwarzanie danych wykonuje serwer aplikacji, który komunikuje się z bazą danych – tymczasem na urządzeniach końcowych program tylko prezentuje dane. Dzięki temu użytkownicy mogą bez problemów pracować na dowolnym urządzeniu, nawet o niskich zasobach. Rozwiązanie to umożliwia pracę z systemem z dowolnej lokalizacji, również z zagranicy, bez szczególnych wymogów dotyczących szybkości łącza internetowego, posiadanych licencji zdalnych pulpitów czy dodatkowych stacji roboczych wyposażonych w dużą pamięć. W zależności od preferencji klienta program może działać zarówno na jego serwerze wewnętrznym, jak i w chmurze.
Ta elastyczność dotyczy nie tylko osób zajmujących się kadrami i płacami, ale również pozostałych zatrudnionych. Jeśli integralną częścią systemu jest portal pracownika, to umożliwia on z dowolnego miejsca sprawdzenie wymiaru urlopu, kwestii związanych z wynagrodzeniem, złożenie wniosku o urlop czy o delegację służbową. Zaletą dobrego systemu jest nie tylko oszczędność czasu, ale też realne oszczędności. Zapewnienie automatyzacji powtarzalnych czynności i udostępnienie odpowiednich funkcjonalności pozwala wyeliminować przechowywanie dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie. A z tym wiążą się konkretne oszczędności. Kolejna istotna kwestia to bezpieczeństwo danych. Zyskuje ona na znaczeniu wraz z rosnącą aktywnością cyberprzestępców.