Recepta na dobry system

Typowe oprogramowanie to już przeżytek. Wymagania przedsiębiorców rosną, bo przybywa wyzwań związanych z obsługą obszaru HR. Nowe standardy w oprogramowaniu kadrowo-płacowym wytycza SyKOF HR.

Publikacja: 30.03.2023 21:00

Nowe technologie pomagają zwiększyć efektywność biznesu

Nowe technologie pomagają zwiększyć efektywność biznesu

Foto: shutterstock

Materiał powstał we współpracy z firmą SYKOM

Księgowość, płace, HR – te obszary od lat są dla przedsiębiorców wyzwaniem. Ma to związek z dynamicznie zmieniającym się otoczeniem i dużą zmiennością prawa. W samym tylko 2021 r. w życie weszło niemal 21 tys. stron maszynopisu aktów prawnych, o ponad 40 proc. więcej niż rok wcześniej – szacuje Grant Thornton. Gdyby przedsiębiorca chciał zapoznać się z wszystkimi nowymi aktami prawnymi, musiałby poświęcić dwie godziny i 46 minut każdego dnia roboczego.

Kluczowe cechy

Dobry system kadrowo-płacowy ma nie tylko sprawnie wyliczyć i zaraportować odpowiednie kwestie, ale też zadbać o to, aby wszystko było wykonane na czas i zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami, dotyczącymi nie tylko sprawozdawczości finansowej, ale też podatków, ubezpieczeń społecznych, prawa pracy czy ochrony danych osobowych (RODO).

Nowoczesny system kadrowo-płacowy powinien spełniać kilka kluczowych warunków. Przede wszystkim powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy, automatyzować powtarzalne czynności i zwiększać efektywność pracy. Powinien być kompleksowy, czyli oferować wszystkie niezbędne dla działu HR moduły. Co ważne, moduły te powinny być ze sobą ściśle zintegrowane, tak aby uniknąć konieczności przenoszenia danych, co jest czasochłonne i generuje ryzyko pomyłki. Kompleksowość systemu nie powinna wiązać się z koniecznością zaimplementowania w firmie wszystkich jego funkcjonalności od razu. Jeśli jednak wraz z rozwojem firmy kolejne moduły okażą się przydatne, to przedsiębiorca może je pozyskać w ramach jednego zintegrowanego systemu. Istotną cechą nowoczesnego systemu jest jego odpowiednia architektura bazująca na technologii klient-serwer. Oznacza to, że główne przetwarzanie danych wykonuje serwer aplikacji, który komunikuje się z bazą danych – tymczasem na urządzeniach końcowych program tylko prezentuje dane. Dzięki temu użytkownicy mogą bez problemów pracować na dowolnym urządzeniu, nawet o niskich zasobach. Rozwiązanie to umożliwia pracę z systemem z dowolnej lokalizacji, również z zagranicy, bez szczególnych wymogów dotyczących szybkości łącza internetowego, posiadanych licencji zdalnych pulpitów czy dodatkowych stacji roboczych wyposażonych w dużą pamięć. W zależności od preferencji klienta program może działać zarówno na jego serwerze wewnętrznym, jak i w chmurze.

Ta elastyczność dotyczy nie tylko osób zajmujących się kadrami i płacami, ale również pozostałych zatrudnionych. Jeśli integralną częścią systemu jest portal pracownika, to umożliwia on z dowolnego miejsca sprawdzenie wymiaru urlopu, kwestii związanych z wynagrodzeniem, złożenie wniosku o urlop czy o delegację służbową. Zaletą dobrego systemu jest nie tylko oszczędność czasu, ale też realne oszczędności. Zapewnienie automatyzacji powtarzalnych czynności i udostępnienie odpowiednich funkcjonalności pozwala wyeliminować przechowywanie dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie. A z tym wiążą się konkretne oszczędności. Kolejna istotna kwestia to bezpieczeństwo danych. Zyskuje ona na znaczeniu wraz z rosnącą aktywnością cyberprzestępców.

Wyznaczanie trendów

Nowe standardy w oprogramowaniu wytycza SyKOF HR. Jego zaletą jest duża kompleksowość – łączy elementy miękkiego HR (rekrutacja) z twardymi (kadry, płace, ewidencja czasu pracy). Umożliwia samoobsługę pracowniczą, przez co działy HR mają mniej pracy. Pracownicy poprzez portal mogą wnioskować o nieobecności, ewidencjonować pracę zdalną, przeglądać dokumenty, składać wnioski, wprowadzać dane potrzebne do rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych, dodawać załączniki, a także zdalnie podpisywać dokumenty kadrowe. Ta możliwość jest szczególnie przydatna, gdy np. pracownik ma podpisać aneks, nową umowę albo zapoznać się z nowym regulaminem pracy czy procedurą. Jak to działa w praktyce? W SyKOF HR każdemu dokumentowi można narzucić ścieżkę akceptacji poprzez wskazanie osoby lub grupy osób zobligowanych do podpisania dokumentu podpisem elektronicznym. Po utworzeniu lub wczytaniu dokumentu do SyKOF HR może on zostać podpisany podpisem elektronicznym. System obsługuje kilka wariantów, m.in. podpis kwalifikowany i zaawansowany. Te wszystkie funkcjonalności są szczególnie przydatne, jeśli firma ma oddziały w różnych lokalizacjach. SyKOF HR w pełni obsługuje rozliczanie pracowników oddelegowanych – pomaga zebrać potrzebną dokumentację i reguluje kwestie wypłaty wynagrodzenia w odpowiedniej walucie. Umożliwia też zarządzanie czasem pracy poprzez tworzenie harmonogramów i planowanie obsady na poszczególnych stanowiskach przy zachowaniu wymogów w zakresie czasu pracy. Przykładem wyznaczania przez SyKOF HR nowych standardów jest też mechanizm związany ze składnikami płacowymi. Standardem jest, że w programie definiuje się składniki wraz z algorytmami wyliczającymi kwoty. Zwykle składników są setki i trudno ustrzec się błędów. Tymczasem SyKOF HR sam je wytwarza i wylicza dla nich kwoty.

Te wszystkie atuty systemu SyKOF HR (www.sykofhr.pl) sprawiają, że pomaga on zwiększyć efektywność i jest dla firm realną pomocą, co nabiera dodatkowego znaczenia w obecnych, dynamicznie zmieniających się czasach.

Materiał powstał we współpracy z firmą SYKOM

Analizy Rzeczpospolitej
Czas rzucić wyzwanie hakerom
Analizy Rzeczpospolitej
Bądź jak duża firma
Analizy Rzeczpospolitej
Potrzeba inwestycji w technologie i współpracy ze start-upami
Analizy Rzeczpospolitej
PayTechy idą jak burza. Rewolucja ruszyła
Materiał Promocyjny
ESG - Raportowanie w praktyce – IV edycja
Analizy Rzeczpospolitej
Znaczenie innowacyjności w branży finansowej
Analizy Rzeczpospolitej
Marek Kozubal: Jak trwoga, to do Boga albo schronu