Polacy chcą e-urzędów

Aż czterech na pięciu interesantów, by skorzystać z usług administracji publicznej, musi udać się do urzędu osobiście. Badanie “Innowacje finansowe” zrealizowane dla Blue Media potwierdza, że już 46 proc. Polaków najchętniej załatwiłoby sprawy takie jak rejestracja samochodu czy opłacenie podatku za nieruchomość przez internet. W dobie powszechnej cyfryzacji nie dziwi fakt, że perspektywa stania w kolejkach by dokonać opłat lub złożyć wniosek lub oświadczenie, wydaje się absurdalna.

Internet przyzwyczaił konsumentów do załatwiania wielu spraw bez wychodzenia z domu. 66 proc. Polaków opłaca swoje rachunki przez internet, a 68 proc. robi zakupy online – to kolejne wyniki badania. Nic dziwnego, że podobnych rozwiązań – wygodnych i pomagających oszczędzać czas – domagamy się w innych sferach życia. Rozwiązania sprawdzone w branży e-handlu czy stosowane przez masowych wystawców faktur, z powodzeniem mogą być wdrożone przez urzędy czy instytucje. Na co więc czekają urzędy?

Jak wygląda e-administracja w Polsce?

Badania Eurostatu z lat 2013–2015 pokazują, że polscy obywatele korzystają z usług cyfrowych e-administracji dużo rzadziej niż pozostali Europejczycy. Zaledwie 31 proc. Polaków korzysta z e-administracji w celu wyszukiwania informacji, pobierania wniosków czy ich wypełniania. Dla porównania w Danii z tego typu usług korzysta 92 proc. obywateli, w Estonii 86 proc., a w Finlandii 85 proc. Jednocześnie warto zauważyć, że Polacy są jednym ze społeczeństw, które chętnie korzysta z technologicznych nowinek i ułatwień. Narzuca się teza, że gdyby urzędy i samorządy oferowały gotowe i przyjazne cyfrowe rozwiązania – odsetek obywateli rezygnujących z wizyt w urzędzie mógłby być znacząco wyższy.

 W tej chwili wciąż stosunkowo niewiele spraw urzędowych można załatwić przez internet. A te, które można – np. złożenie wniosku o wydanie prawa jazdy czy sprawdzenie liczby punktów karnych - wymagają posiadania tzw. profilu zaufanego. Aby go założyć trzeba… udać się do urzędu. Istnieje możliwość założenia profilu zaufanego przez internet poprzez bankowość elektroniczną, ale wciąż mogą to uczynić klienci nielicznych banków.

 - Usługi e-administracji powinny charakteryzować się jak najmniejszym stopniem skomplikowania i jak największą dostępnością. Oznacza to między innymi umożliwienie załatwienia prostych spraw urzędowych bez konieczności logowania profilem zaufanym. Wciąż jest to jeszcze mało popularna metoda autoryzacji. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych nie jest trudne. Większym wyzwaniem jest zrobić to w taki sposób, żeby ludzie faktycznie potrafili i chcieli z nich korzystać – wylicza Krzysztof Ambroziak, rozwijający usługę Płatności Online Blue Media dla sektora publicznego.

 A jak powinna wyglądać nowoczesna e-administracja?

Rządowy program „Od papierowej do cyfrowej Polski” przewiduje m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych, zwiększenie obrotu bezgotówkowego czy wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej. Kluczem do sukcesu e-administracji, rozumianej jako udostępnienie szeregu usług, które ułatwiają codzienne życie obywatelom jest umiejscowienie ich w odpowiednim kontekście, np. umożliwienie mieszkańcom umówienie wizyty w urzędzie w konkretnej sprawie poprzez internet, podpowiedź jakie dokumenty trzeba mieć ze sobą czy uiszczenie opłat online. W ten sposób można załatwić daną sprawę bezstresowo i szybko.

Urząd Miejski w Gdańsku umożliwia mieszkańcom internetowe umówienie wizyty w urzędzie i automatyczne uiszczenie opłaty online za czynność, którą chcą załatwić. W ten sposób czas wizyty mieszkańca w urzędzie zostaje skrócony do niezbędnego minimum, bez konieczności wędrowania „od okienka do okienka”. Podobnie jest też m.in. w Sopocie, Słupsku, Tarnobrzegu czy Płocku, gdzie mieszkańcy płacą przez internet np. za zarejestrowanie pojazdu, wydanie prawa jazdy, sporządzenie aktu małżeństwa, wydanie zaświadczenia o zameldowaniu czy sprawy budowlane. Procedura przebiega w sposób dobrze znany z zakupów internetowych.

 Wszystkie wymienione miasta korzystają z systemu Płatności Online Blue Media, sopockiej firmy specjalizującej się w technologicznych rozwiązaniach w zakresie finansów, ubezpieczeń i transakcji elektronicznych. Posiada ona status krajowej instytucji płatniczej i jest nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF). Blue Media udostępnia placówkom administracji samorządowej platformę, poprzez którą mieszkańcy mogą dokonywać opłat administracyjnych i skarbowych za czynności załatwiane w urzędzie. System sam wskazuje mieszkańcom kwotę opłaty za sprawę, którą chcą załatwić. Użytkownik wybiera formę płatności: automatyczny przelew bankowy, płatność mobilną BLIK lub kartę płatniczą, a środki automatycznie przekazywane są na rachunek instytucji.

 – Płatności to element obsługi administracji publicznej, który mógłby dużo częściej odbywać się bezgotówkowo i z pominięciem okienka kasowego – mówi Krzysztof Ambroziak z Blue Media. – Dzięki automatycznym płatnościom zyskują mieszkańcy, którzy otrzymują możliwość regulowania swoich zobowiązań finansowych względem samorządu w wygodny i bezpieczny sposób oraz urzędy, które mogą sprawniej ściągać należne opłaty i podatki. Inwestycja w nowatorskie rozwiązania przynosi realne oszczędności i jednocześnie wpływa na poprawę jakości życia mieszkańców.

 Płatności internetowe mają szereg zalet – przyśpieszony jest transfer środków do gminy czy dzielnicy, koszt obsługi płatności - podobnie jak w przypadku tradycyjnego przelewu i przekazów pieniężnych - jest ponoszony przez płacącego. Samorząd nie ponosi dodatkowych kosztów implementacji, obsługi i kosztów prowizji.

E-komunikacja kwestią bezpieczeństwa

Mieszkańcy chcą nie tylko szybko załatwiać sprawy urzędowe online, ale także oczekują sprawnej informacji od samorządów w ważnych dla nich kwestiach. Usprawnienie komunikacji pomiędzy urzędem a mieszkańcami to kolejny obszar otwarty na innowacyjne rozwiązania. By zmierzyć się z wyzwaniem, jakim jest szybkie informowanie o powstałych zagrożeniach, np. w przypadku katastrof naturalnych czy wypadków, a także błyskawiczne interweniowanie przez potrzebne służby, Blue Media stworzył dwukierunkową platformę komunikacyjną Blue Alert.

Samorządy korzystające z Blue Alert najpierw ustalają temat (np. Powódź, Akcja Zima, Problemy komunikacyjne, Spotkanie z mieszkańcami, itp.), ustawiają dla niego odpowiednią procedurę komunikacji oraz definiują grupę obywateli i jednostek, do których chcą dotrzeć. Wszystko po to, by w sytuacjach awaryjnych, jeden dyżurny miasta mógł w minutę powiadomić wszystkie służby i mieszkańców o zaistniałych zdarzeniach, a w sytuacjach krytycznych zwołać sztab kryzysowy w ciągu zaledwie 5 minut.

- Załóżmy, że w ciągu kilku godzin mają nadejść silne wiatry nad określonym powiatem. Za pomocą Blue Alert,  dyspozytor jest w stanie automatycznie powiadomić przedstawicieli konkretnych gmin i miejscowości o zbliżającym się zagrożeniu. W tym samym czasie może też wysłać alert do mieszkańców, mediów i innych zainteresowanych instytucji. Dzięki temu wszystkie służby i mieszkańcy są przygotowani na nadchodzące zagrożenie – zauważa Marcin Burda, prowadzący projekt Blue Alert.

Informacje o nieprzewidzianych zdarzeniach, np. o nieprzejezdnych drogach z powodu obfitych opadów śniegu, mogą także zgłaszać sami mieszkańcy za pomocą SMS-ów lub specjalnych formularzy online. Dzięki temu władze mogą szybciej informować o incydentach odpowiednie służby.

Możliwości jest więcej!

69 proc. obywateli nadal załatwia każdą najdrobniejszą sprawę osobiście w urzędzie. Niekoniecznie dlatego, że chcą. Zazwyczaj dlatego, że urzędy nie oferują innej możliwości.

Samorządy mają ogromne pole do rozwoju. Z jednej strony należy zadbać o rozwój usług dostępnych przez internet. Z drugiej również o program informacyjny kierowany do nieprzekonanych interesantów, który ukaże im zalety e-administracji. Korzyści bez wątpienia dotyczą obu grup. Dla urzędów to przede wszystkim zmniejszenie kosztów administracyjnych, łatwość ściągania należności, przyspieszenie rozpatrywania spraw czy efektywniejsza komunikacja z mieszkańcami. Interesanci zaś zyskują czas oraz dostęp do informacji oraz ograniczają niepotrzebny stres związany z kolejkami i wędrówką między okienkami.