Zasady kontroli ZUS – poradnik

ZUS może kontrolować wszystkich, którzy mają obowiązek płacić składki. Zazwyczaj kontrole dotyczą tych przedsiębiorców, którzy muszą opłacać składki za swoich pracowników. W wyjątkowych przypadkach ZUS kontroluje przedsiębiorców, którzy opłacają tylko własne ubezpieczenie (np. jednoosobowa działalność gospodarcza bez pracowników).

Czytaj też:

Podmiot do kontroli ZUS wytypuje system

ZUS: przestajemy kontrolować na ślepo

Co obejmuje kontrola

ZUS sprawdza, czy płatnik prawidłowo oblicza, potrąca i opłacasz składki na:

• ubezpieczenie społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa),

• ubezpieczenie zdrowotne,

• Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.

ZUS może również kontrolować, czy płatnik:

• zgłasza do ubezpieczeń społecznych wszystkie osoby, które im podlegają,

• wystawia zaświadczenia,

• informuje ZUS o danych istotnych dla celów ubezpieczeń społecznych lub ich zmianie.

Inspektorzy ZUS mogą również robić oględziny i spis majątku firmy (ruchomości i nieruchomości, środki trwałe), jeśli płatnik zalega z płatnościami wobec ZUS.

O tym, jaki jest zakres kontroli i jakiego okresu ona dotyczy, płatnik przeczyta w:

• upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, które otrzymuje na jej początku,

• zawiadomieniu o zamiarze przeprowadzenia kontroli, które powinien otrzymać co najmniej na 7 dni przed jej startem.

Jak wygląda kontrola

W ramach kontroli inspektorzy ZUS mogą m.in.:

• badać księgi oraz dokumenty finansowe, księgowe i osobowe,

• robić oględziny i spis majątku,

• zabezpieczać zebrane dowody,

• żądać udzielania informacji przez przedsiębiorcę i pracownika,

• przesłuchiwać świadków.

Płatnik ma obowiązek:

• udostępnić księgi i dokumenty,

• sporządzać i wydać ich kopie oraz tłumaczenia,

• udzielać wyjaśnień,

• zapewnić warunki techniczne i lokalowe do wykonania kontroli.

Przedsiębiorca może brać udział w kontroli samodzielnie lub przez osobę upoważnioną (na piśmie).

Kto przeprowadza kontrolę

Kontrolę wykonują inspektorzy kontroli ZUS. To pracownicy ZUS, którzy:

• mają wyższe wykształcenie i co najmniej 2 letni staż pracy,

• cieszą się nienaganną opinią,

• zdali egzamin i zostali powołani na to stanowisko.

Inspektorzy kontroli mogą prowadzić kontrolę na podstawie pisemnego upoważnienia, po okazaniu legitymacji służbowej.

W kontroli może uczestniczyć również pracownik ZUS, który nie jest inspektorem kontroli, ale przygotowuje się do egzaminu na to stanowisko.

Kiedy ZUS wykonuje kontrolę

ZUS planuje kontrole i realizuje je według harmonogramu. Wykonuje je również ze szczególnych względów (np. jeśli otrzymuje informację o naruszeniu prawa).

Jeśli w firmie trwa już inna kontrola (np. skarbowa), ZUS powinien odstąpić od kontroli i wyznaczyć inny termin jej rozpoczęcia.

Czas trwania kontroli

Czas trwania kontroli ZUS jest limitowany przez przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. Różni się on w zależności od twojego statusu jako przedsiębiorcy może trwać od 12 do 48 dni w ciągu roku. Więcej szczegółów zawiera poradnik na stronie www.biznes.gov.pl.

Gdzie ZUS może przeprowadzić kontrolę

ZUS może przeprowadzić kontrolę w:

• siedzibie firmy,

• innych miejscach, gdzie przedsiębiorca prowadzi działalność,

• oddziale ZUS, jeśli:

1. płatnik wyrazi na to zgodę i uprości to całą procedurę,

2. kontrolerzy ZUS muszą przesłuchać świadków (np. byłego pracownika),

3. nie ma warunków w firmie do wykonania kontroli (np. niska temperatura, brak miejsca do siedzenia).

Źródło: www.biznes.gov.pl