Pracownicze Plany Kapitałowe: pracodawca musi mieć kompleksowy plan

Na wdrożenie przepisów o Pracowniczych Planach Kapitałowych pracodawcy mają kilka miesięcy. Wymaga to jednak analizy opłacalności modeli możliwych rozwiązań i opracowania polityki komunikacyjnej.

Publikacja: 28.02.2019 00:01

Pracownicze Plany Kapitałowe: pracodawca musi mieć kompleksowy plan

Foto: Adobe Stock

Od dłuższego czasu państwo stara się zbudować system dodatkowego oszczędzania na emerytury z udziałem pracodawców. Dotychczas na mocy przepisów z 2004 r. były to Pracownicze Programy Emerytalne (PPE). Teraz takie zabezpieczenie mają zapewnić Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

Podstawowa różnica jest taka, że o ile PPE są dobrowolne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, to PPK już nie. System ten jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców i ma ich obejmować stopniowo do stycznia 2021 r. (w zależności od liczby zatrudnionych, poczynając od największych firm). Dla największych przedsiębiorstw (powyżej 250 zatrudnionych) termin ten upływa już 1 lipca 2019 r.

Dla pracownika udział w PPK jest dobrowolny. Zapis do programu będzie jednak automatyczny. Aby nie uczestniczyć w tym programie, pracownik musi samodzielnie zrezygnować z udziału w nim.

Ważna komunikacja

Kluczowe znaczenie ma to, w jaki sposób będzie zbudowana komunikacja pomiędzy pracodawcą, pracownikiem i instytucją finansową. Przede wszystkim należy pamiętać, że pracodawca nie może zniechęcać zatrudnionych do udziału w PPK. Ustawodawca zabezpieczył się przed takimi działaniami surowymi karami. Grzywna może wynieść nawet 1 mln zł („kto nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł" – art. 107 ustawy). Z drugiej strony żaden przepis nie zobowiązuje pracodawców do prowadzenia aktywnej agitacji na rzecz oszczędzania w PPK.

Czytaj też: Składki na Pracownicze Plany Kapitałowe PPK już od lipca 2019 r.

Pracodawca nie ma zatem obowiązku zachęcania pracowników do pozostania w PPK. Kluczowe jest jednak takie skonstruowanie komunikacji z pracownikami, aby była ona zgodna z interesami firmy i jak najlepiej zabezpieczała interes pracowników, a równocześnie nie narażała firmy na sankcje.

Identyfikacja i ocena ryzyka

Proces przygotowania firmy do wdrożenia PPK to nie tylko zbudowanie planu odpowiedniej komunikacji, czy też właściwe dokonanie wyboru instytucji finansowej (PPK będą prowadzone na podstawie umowy o zarządzanie zawartej przez pracodawcę z wybraną instytucją zarejestrowaną na portalu Polskiego Funduszu Rozwoju). Konieczna jest też właściwa identyfikacja i ocena ryzyka, jakie dla pracodawcy niesie uruchomienie programu. Przepisy zabezpieczają bowiem przed roszczeniami ze strony pracowników wyłącznie państwo. Nie dają natomiast żadnej ochrony pracodawcom.

Zarówno PPK, jak i PPE mogą być też wykorzystane w budowaniu odpowiedniej więzi z pracownikami. W przypadku PPE jest to oczywiste. Nie każda firma oferuje takie benefity. PPE może być zatem bonusem dla najcenniejszych pracowników (kluczowej kadry). W przypadku PPK też jest to możliwe. Składka na ten program będzie się składać z dwóch części – obowiązkowej, czyli tzw. składki podstawowej (1,5 proc. wynagrodzenia płaci pracodawca, a 2 proc. pobierane jest z wynagrodzenia pracownika) oraz tzw. dodatkowej (dobrowolnej), która może wynieść po stronie pracodawcy maksymalnie 2,5 proc. wynagrodzenia (dodatkowo dobrowolna składka może wynieść do 2 proc. po stronie pracownika).

Firma może zatem oferować odpowiednio zbudowany system składki dodatkowej (fakultatywnej) jako element budowania dobrego wizerunku na rynku. Wymaga to oczywiście przygotowania odpowiedniego programu działań i zabezpieczenia budżetu na ten cel. Odpowiednia konstrukcja PPE (składka pracodawcy na poziomie 3,5 proc. i partycypacja min. 25 proc. pracowników) może z kolei zwolnić pracodawców z tworzenia PPK. Mniejsze firmy mają jeszcze czas na podjęcie decyzji, czy tworzą PPE czy PPK. ?

Dorota Trojanowska Partner kierująca zespołem doradztwa personalnego TPA Poland

Wsparcie może być potrzebne również w zakresie dostosowania do nowych przepisów zasobów informatycznych firmy. Przepisy nakładają na pracodawców nie tylko obowiązki prowadzenia PPK, ale także nowe obowiązki informacyjne. Pracodawca musi co miesiąc przekazywać informację o składkach do właściwej instytucji finansowej, zaś raz w roku roczną informację, która powinna trafić do instytucji finansowej oraz Komisji Nadzoru Finansowego (KNF). To zaś wymaga odpowiedniej modyfikacji wykorzystywanych systemów komputerowych tak, aby raportowanie było sprawne i niezbyt kosztowne. Tym bardziej, że prawidłowość stosowania przepisów ustawy o PPK będą miały prawo kontrolować KNF, PFR, PIP, ZUS i urzędy skarbowe (te ostatnie w zakresie naliczenia i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych od wpłat pracodawcy).

Zawody prawnicze
Korneluk uchyla polecenie Święczkowskiego ws. owoców zatrutego drzewa
Zdrowie
Mec. Daniłowicz: Zły stan zdrowia myśliwych nie jest przyczyną wypadków na polowaniach
Nieruchomości
Odszkodowanie dla Agnes Trawny za ziemię na Mazurach. Będzie apelacja
Sądy i trybunały
Wymiana prezesów sądów na Śląsku i w Zagłębiu. Nie wszędzie Bodnar dostał zgodę
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego