- przepisy mające zastosowanie do umów zawieranych przez delegujące przedsiębiorstwo z klientami oraz z pracownikami,
- liczbę umów wykonanych w państwie delegującym oraz w państwie zatrudnienia,
- obroty osiągane przez delegujące przedsiębiorstwo w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia w odpowiednio typowym okresie (np. jeśli przedsiębiorstwo osiąga mniej niż 25 proc. obrotów na terytorium danego państwa, może to wymagać dodatkowej analizy),
- od jak dawna przedsiębiorstwo posiada siedzibę w delegującym państwie członkowskim.
Powiązania stron
Natomiast aby zbadać, czy istnieje bezpośredni związek między pracodawcą a pracownikiem, należy brać pod uwagę m.in. takie kwestie jak:
- dalsze obowiązywanie umowy o pracę z pracodawcą delegującym (prawo do rozwiązania takiej umowy, określania rodzaju pracy, czy działań dyscyplinarnych powinno pozostawać po stronie pracodawcy wysyłającego),
- wynagrodzenie, które nadal wypłaca pracodawca wysyłający (choć dopuszczalne są różnego rodzaju uzgodnienia między spółkami w tej kwestii).
Aby przeciwdziałać nadużywaniu wyjątku dotyczącego pracowników delegowanych do innego kraju, nie stosuje się go do osób, które zostały wysłane w miejsce innej delegowanej osoby. Ponadto aby móc stosować wobec pracownika delegowanego system ubezpieczeń społecznych kraju wysyłającego, powinien on być objęty systemem ubezpieczeń społecznych tego kraju bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy w drugim państwie przez co najmniej miesiąc przed delegowaniem.
Zastosowanie powyższych przepisów do kolejnego oddelegowania danego pracownika w ramach tych samych przedsiębiorstw do tego samego kraju może nastąpić nie wcześniej niż po upływie dwóch miesięcy od poprzedniego delegowania.
Zakres stosowania
Zasady koordynacji dotyczą:
- obywateli krajów UE, EOG i Szwajcarii podlegających ubezpieczeniom społecznym w jednym z tych krajów oraz członków ich rodzin,
- bezpaństwowców oraz uchodźców mających miejsce zamieszkania i podlegających ubezpieczeniom społecznym w krajach UE, EOG lub Szwajcarii oraz członków ich rodzin,
- obywateli krajów trzecich, którzy legalnie zamieszkują na terytorium UE i którzy przemieszczają się pomiędzy krajami UE oraz członków ich rodzin.
Aktywność w co najmniej dwóch państwach
Przy tzw. multi-state workers państwo podlegania ubezpieczeniom wyznacza najczęściej miejsce zamieszkania pracownika. Konieczne jest jednak, aby wykonywał on w tym kraju co najmniej 1/4 całej swojej pracy. W innych przypadkach może to być miejsce siedziby pracodawcy.
Drugą istotną grupą pracowników, do której nie stosuje się zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w miejscu wykonywania pracy, są pracownicy wykonujący pracę w więcej niż jednym państwie (art. 13 Rozporządzenia 883/2004). W tym przypadku kluczowe jest w pierwszej kolejności ustalenie miejsca ich zamieszkania. Przy czym miejsce zamieszkania dla celów unijnych ubezpieczeń społecznych rozumie się szerzej niż np. dla celów podatkowych >patrz ramka.
Państwem właściwym do ubiegania się o zaświadczenie dotyczące podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych w danym kraju przez osobę wykonującą pracę w dwóch lub kilku krajach jednocześnie zawsze jest państwo miejsca zamieszkania. Zadaniem instytucji zabezpieczenia społecznego w tym kraju jest przede wszystkim potwierdzenie miejsca zamieszkania wnioskującej osoby.
Znaczna część pracy
Za pracownika wykonującego pracę w dwóch lub kilku państwach można uznać osobę, która wykonuje pracę w więcej niż jednym kraju i nie jest to praca o charakterze marginalnym (gdzie za pracę marginalną uznaje się pracę stanowiącą mniej niż 5 proc. regularnego czasu pracy pracownika, czy też pracę, za którą wynagrodzenie wynosi mniej niż 5 proc. całości).
Warto przy tym zwrócić uwagę, że przepisy nie wskazują na okresy, w których należy badać proporcje wykonywania pracy. Natomiast fakt, iż co do zasady formularze poświadczające podleganie ubezpieczeniom społecznym w danym kraju są wydawane na okresy przyszłe nieprzekraczające 12 miesięcy, sugeruje, że badane okresy nie powinny być dłuższe niż rok.
Podstawowym rozróżnieniem determinującym właściwe państwo podlegania ubezpieczeniom społecznym w powyższym przypadku jest fakt, czy dana osoba wykonuje znaczną część pracy (tj. co najmniej 25 proc.) w kraju miejsca zamieszkania. Jeżeli tak, to niezależnie od pozostałych okoliczności, pozostanie ona ubezpieczona w państwie miejsca zamieszkania.
Siedziba pracodawcy
Jeśli ten warunek nie jest spełniony, wówczas dana osoba podlega ustawodawstwu:
1) miejsca siedziby pracodawcy, jeżeli:
- jest zatrudniona przez jednego pracodawcę,
- jest zatrudniona przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibą w jednym państwie,
- jest zatrudniona przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibami w dwóch państwach, z których jedno jest państwem jej zamieszkania – w tym ostatnim przypadku właściwe będzie ustawodawstwo państwa siedziby pracodawcy, innego niż państwo miejsca zamieszkania danej osoby.
2) miejsce zamieszkania pracownika – jeżeli jest on zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibami w co najmniej dwóch państwach, z których żadne nie jest państwem miejsca zamieszkania tej osoby.
W przypadku tej grupy pracowników miejsce siedziby pracodawcy (jeśli to ono wskazuje na państwo właściwego ustawodawstwa) jest określane nieco mniej restrykcyjnie niż w przypadku pracodawcy delegującego. Oceniając fakt posiadania w danym kraju siedziby, należy brać pod uwagę m.in. następujące czynniki:
- miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma swoją siedzibę oraz administrację,
- okres, jaki upłynął od momentu ustanowienia przedsiębiorstwa w państwie członkowskim,
- liczbę pracowników administracyjnych pracujących w danym biurze,
- miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami,
- biuro, w którym określa się politykę przedsiębiorstwa i podejmuje decyzje w kwestiach związanych z jego funkcjonowaniem,
- miejsce, w którym zlokalizowane są główne funkcje finansowe, w tym usługi bankowe,
- miejsce wskazane zgodnie z rozporządzeniami UE jako miejsce odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją i jej prowadzenie w związku z wymaganiami regulacyjnymi obowiązującymi w określonej branży, w której przedsiębiorstwo prowadzi działalność,
- miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy.
Miejsce zamieszkania
Aby ustalić miejsce zamieszkania dla celów unijnych ubezpieczeń społecznych, bierze się pod uwagę czynniki takie jak:
- sytuacja rodzinna,
- czas trwania i ciągłość pobytu w danym państwie,
- sytuacja zawodowa,
- działalność niezarobkowa,
- sytuacja mieszkaniowa,
- rezydencja podatkowa,
- przyczyny wyjazdu, a także plany i zamiary na przyszłość.
Problem z transportem
Praktyczny poradnik przygotowany przez Komisję Europejską w celu ułatwienia interpretacji przepisów dotyczących koordynacji ubezpieczeń społecznych wskazuje dodatkowo szczególną grupę wśród pracowników wykonujących pracę w więcej niż jednym kraju – tj. pracowników transportu międzynarodowego (kierowców). Poradnik wskazuje na to, że w ich przypadku ustalenie proporcji czasu pracy może być trudne i sugeruje inne możliwe rozwiązania, np. ustalenie proporcji na podstawie liczby ładunków / rozładunków w danym państwie.
Warto potwierdzić system ubezpieczeń i uprawnienia
Praktyka pokazuje, że już na początku wyjazdu zagranicę pracownik powinien być wyposażony w zaświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczeń w Polsce i o uprawnieniach do zagranicznej opieki zdrowotnej.
W przypadku osób przemieszczających się w ramach państw UE, EOG i Szwajcarii dowodem na podleganie ubezpieczeniom społecznym w danym państwie (z reguły innym niż kraj wykonywania pracy) jest zaświadczenie A1. O jego wydanie występuje się do instytucji ubezpieczeniowej w kraju delegującym (w przypadku delegowań) lub w kraju miejsca zamieszkania (w przypadku osób wykonujących pracę w więcej niż jednym kraju jednocześnie).
Lepiej wcześniej niż później
Zaświadczenie A1 nie konstytuuje faktu podlegania ubezpieczeniom w danym kraju (ma charakter deklaratoryjny) i co do zasady nie ma obowiązku występowania o nie w chwili wyjazdu (można je uzyskać również retroaktywnie). Niemniej jednak, ponieważ stanowi ono dowód, że w kraju miejsca wykonywania pracy nie są należne składki na ubezpieczenia społeczne, rekomendowane jest, aby uzyskać je na samym początku wykonywania pracy poza krajem siedziby pracodawcy.
W związku ze zwiększającą się restrykcyjnością przepisów dotyczących pracowników delegowanych w ramach UE, za brak ważnego zaświadczenia A1 może grozić kara finansowa w kraju wykonywania pracy. Ma to już miejsce np. we Francji. Co istotne, nie są wskazane minimalne okresy, dla których powinno się uzyskiwać te dokumenty. W związku z tym warto sprawdzić, czy w danym kraju funkcjonują takie kryteria. Na przykład Polska nie ma oficjalnej zasady minimalnego okresu, dla którego należy uzyskać A1 przez osoby wykonujące tutaj pracę.
Podmiotem występującym o zaświadczenie A1 może być:
- pracodawca – w przypadku delegowań lub pracy w więcej niż jednym kraju, lub
- sam ubezpieczony, który pracuje w więcej niż jednym kraju lub jest osobą samozatrudnioną.
Opieka zdrowotna
Oddzielnym zagadnieniem są natomiast formularze poświadczające fakt podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym kraju. Powszechnie używanym dokumentem (zwłaszcza w sytuacji wyjazdów turystycznych lub krótszych oddelegowani i podróży służbowych) jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Uprawnia ona do dostępu do opieki zdrowotnej w kraju innym niż kraj ubezpieczenia, na zasadach analogicznych do osób ubezpieczonych w tym kraju. Przy czym objęcie opieką zdrowotną na podstawie EKUZ jest ograniczone wyłącznie do sytuacji nagłej potrzeby (np. nagła choroba, wypadek).
Alternatywnym dokumentem poświadczającym podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu jest zaświadczenie S1, które jest wydawane np. w przypadku delegowań zagranicznych trwających co najmniej rok. Daje ono podstawę do pełnej opieki zdrowotnej w drugim państwie niebędącym krajem miejsca zamieszkania, na takich samych zasadach jak ubezpieczone tam osoby.
Oba dokumenty można uzyskać, składając stosowny wniosek do Narodowego Funduszu Zdrowia. ?
Maja Zabawska starszy menedżer w Zespole Rozwiązań dla Pracodawców, Deloitte
Zaostrzenie zasad w zakresie delegowań
W grudniu 2016 r. zapowiedziano zmiany do Rozporządzeń 883/2004 i 987/2009. Do tej pory nie zostały ostatecznie przyjęte, ale warto o nich wspomnieć. Idą one w podobnym kierunku, jak planowane zmiany w kontekście Dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz Dyrektywy wdrożeniowej 2014/67/UE, tj. zaostrzenia zasad dotyczących międzynarodowych delegowań pracowników. W planach jest m.in.:
- wprowadzenie możliwości weryfikowania prawidłowości wystawienia zaświadczenia A1 przez kraj przyjmujący i większe możliwości egzekwowania rewizji lub wycofania nieprawidłowo wystawionego zaświadczenia A1 przez instytucję kraju przyjmującego wobec instytucji, która wystawiła zaświadczenie,
- w przypadku pracowników wysyłanych do wykonywania pracy w drugim kraju zdefiniowanie ich jako delegowanych w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE lub wysłanych przez danego pracodawcę do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy,
- rozszerzenie zasady niezastępowania jednej osoby delegowanej przez kolejną również na osoby samozatrudnione,
- w przypadku osób wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie – zaostrzenie kryteriów definiujących państwo, w którym siedzibę posiada pracodawca danej osoby. -