WAŻNE!
Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej – z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.
Po 31 grudnia 2018 r. płatnik nadal będzie zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.
Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych
Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy w zakładzie.
Pracodawca nadal powinien przechowywać dokumenty pracownika przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy w jego firmie, w każdym przypadku gdy:
• pracodawca zgłosił go po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazał za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
• pracodawca zgłosił go do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie w firmie po 31 grudnia 1998 r.),
• pracownik wykonywał w firmie pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
Do przekazania pracownikowi...
Po złożeniu w ZUS raportu ZUS RIA, pracodawca powinien przekazać pracownikowi:
• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby pracownik mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Dodatkowo musi on pouczyć pracownika o:
• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
... lub zleceniobiorcy
Zleceniodawca powinieneś natomiast przekazać zleceniobiorcy:
• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.
Jakie informacje przekaże ZUS
Niezależnie od płatnik, również ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobi to:
• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym pracodawca przekazał raport informacyjny ZUS RIA do ZUS,
• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym pracodawca przekazał raport informacyjny ZUS RIA do ZUS – jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.
Byłego pracownika ZUS poinformuje również o:
1. skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
2. prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
3. prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
4. konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie:
- dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
- dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Zleceniobiorcę ZUS natomiast poinformuje o:
• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez płatnika raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.
Zmiany w bieżąco składanych dokumentach
Jeśli płatnik przekaże ZUS raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.
Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, trzeba przekazywać w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.
Natomiast informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego płatnik przekaże na formularzu ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Nowy dokument ZUS RPA
Bez względu na to, w jakim charakterze płatnik zatrudnił pracownika, powinien przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA. Raportu tego nie trzeba przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten, w którym:
• płatnik wypłaci tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono tej osobie taki składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. dodatek stażowy),
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.
Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez płatnika za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.
Z formularza ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje się pracownika z ubezpieczeń społecznych, ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego.
Źródło: www.zus.pl
