Składki ZUS za delegowanych trzeba ustalać na nowych zasadach

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236), w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2016 r., podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie1, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców2, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia1.

Zasady ogólne

1. Przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w znowelizowanym brzmieniu ma zastosowanie do ustalania podstawy wymiaru składek począwszy od podstawy za październik 2016 r., wykazanej w dokumentach rozliczeniowych składanych za ten miesiąc.

2. Przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ma zastosowanie wyłącznie, jeśli przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (w 2016 r. jest to 4055 zł).

3.Ustalając, czy § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia będzie mieć zastosowanie, należy brać pod uwagę łączny przychód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu, a więc zarówno za pracę w Polsce jak i za granicą.

4.Przy dokonywaniu porównania do kwoty przeciętnego wynagrodzenia brak jest podstaw prawnych do proporcjonalnego zmniejszania kwoty przeciętnego wynagrodzenia, odpowiednio do okresu przebywania za granicą, w przypadku pracownika, który pracował za granicą przez część miesiąca. Nie ma znaczenia okres przebywania w danym miesiącu za granicą. Porównania należy dokonywać zawsze do pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia (w 2016 r. jest to 4055 zł).

5. Przez przychód pracownika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia należy rozumieć przychód ustalony zgodnie z powołanym art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Tym samym należy brać pod uwagę wszystkie wypłaty, stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca, bez względu na okres, za jaki przysługują.

6. Przez użyte w § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia sformułowanie „za każdy dzień pobytu" należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju, jak i dni rozkładowo wolne od pracy (np. sobotę i niedzielę, przypadające w trakcie trwania podróży służbowej). Dniem pobytu jest dzień, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek, przy czym do dni pobytu nie zalicza się dni urlopu wypoczynkowego pracownika, tj. okresu ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy.

Kiedy stosować ulgę

Przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ma zastosowanie wyłącznie, jeśli przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (w 2016 r. – 4055 zł).

Jeżeli przychód pracownika nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia, § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie stosuje się. Podstawę wymiaru składek ustala się na zasadach ogólnych wynikających z art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, z zastosowaniem pozostałych wyłączeń określonych w § 2 ust. 1 rozporządzenia.

Niestosowanie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia oznacza, że nie ma podstaw do odejmowania równowartości diet ani porównywania przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład 1

Pracownik delegowany do pracy za granicą, za pracę wykonywaną we wrześniu 2016 r. uzyskał w październiku 2016 r. przychód w wysokości 2000 euro (8600 zł). Podstawę wymiaru składek za październik należy ustalić zzastosowaniem § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia, ponieważ przychód uzyskany w tym miesiącu (8600 zł) jest wyższy od przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład 2

Osoba od 1 do 11 września 2016 r. nie wykonywała pracy ani w Polsce, ani za granicą. Osoba ta została zatrudniona przez polskiego pracodawcę od 12 września 2016 r. i od tej daty została delegowana do pracy za granicą. Z tego tytułu uzyskała w październiku 2016 r. przychód w wysokości 1500 euro (6450 zł). W tym przypadku § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ma zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za październik, ponieważ uzyskany przez pracownika w tym miesiącu przychód (6450 zł) przekroczył kwotę przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład 3

Osoba od 1 do 19 września 2016 r. nie wykonywała pracy ani w Polsce, ani za granicą. Osoba ta została zatrudniona przez polskiego pracodawcę od 20 września 2016 r. i od tej daty została delegowana do pracy za granicą. Z tego tytułu uzyskała w październiku 2016 r. przychód w wysokości 940 euro (4042 zł). Ponieważ przychód ten jest niższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia (4055 zł), podstawę wymiaru składek za październik stanowi kwota 4042 zł.

Przykład 4

Pracownik został delegowany do pracy za granicę od 1 marca 2016 r. W październiku 2016 r. uzyskał przychód w wysokości 940 euro (4042 zł). Ponieważ przychód ten jest niższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia (4055 zł), podstawę wymiaru składek za październik stanowi kwota 4042 zł.

Warianty sytuacyjne

I. Wykonywanie pracy za granicą przez pełny miesiąc albo wykonywanie pracy wyłącznie za granicą przez niepełny miesiąc

Po odjęciu od przychodu pracownika za dany miesiąc równowartości diet za dni pobytu za granicą, należy dokonać porównania do kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Przy dokonywaniu tego porównania brak jest podstaw prawnych do proporcjonalnego zmniejszania kwoty przeciętnego wynagrodzenia, odpowiednio do okresu przebywania za granicą, w przypadku pracownika, który pracował za granicą przez część miesiąca.

Przykład 5

Pracownik delegowany do pracy za granicą, za pracę wykonywaną we wrześniu 2016 r. uzyskał w październiku 2016 r. przychód w wysokości 2000 euro (8600 zł).

Ustalenie podstawy wymiaru:

30 x 49 euro = 1470 euro = 6321 zł (równowartość diet),

8600 zł – 6321 zł = 2279 zł.

Kwota przychodu pomniejszona o równowartość diet (2279 zł) jest niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, a zatem podstawa wymiaru za październik wynosi 4055 zł.

Przykład 6

Osoba od 1 do 11 września 2016 r. nie wykonywała pracy ani w Polsce, ani za granicą. Osoba ta została zatrudniona przez polskiego pracodawcę od 12 września 2016 r. i od tej daty została delegowana do pracy za granicą. Z tego tytułu uzyskała w październiku 2016 r. przychód w wysokości 1500 euro (6450 zł).

Ustalenie podstawy wymiaru za październik:

19 x 49 euro = 931 euro = 4003,30 zł (równowartość diet),

6450 zł – 4003,30 zł = 2446,70 zł.

Kwota przychodu pomniejszona o równowartość diet (2446,70 zł) jest niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, a zatem podstawa wymiaru wynosi 4055 zł.

II. Wykonywanie pracy w jednym miesiącu w Polsce i za granicą.

Po odjęciu od łącznego przychodu pracownika za dany miesiąc (tj. zarówno z tytułu pracy wykonywanej w Polsce, jak i wykonywanej za granicą) równowartości diet za dni pobytu za granicą, należy dokonać porównania do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Przy dokonywaniu tego porównania brak jest podstaw prawnych do proporcjonalnego zmniejszania kwoty przeciętnego wynagrodzenia, odpowiednio do okresu przebywania za granicą, w przypadku pracownika, który pracował za granicą przez część miesiąca.

Przykład 7

Pracownik od 1 do 20 września 2016 r. pracował w Polsce, a od 21 do 30 września 2016 r. za granicą. Z tego tytułu w październiku uzyskał przychód:

- za pracę w Polsce – 2500 zł,

- za pracę za granicą 700 euro (3010 zł).