E-zwolnienia - rewolucja w firmie

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze będą mogli wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie. Trafią one natychmiast do pracodawców, którzy założą profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Na pytania przedsiębiorców odpowiadały Monika Bugaj-Wojciechowska i Krystyna Padzik, ekspertki z ZUS.

Publikacja: 24.11.2015 07:18

Foto: 123RF

Zatrudniamy poniżej pięciu osób. Czy mamy obowiązek podłączania się do nowego systemu e-zwolnień? Jak będziemy otrzymywać informacje o wystawionych zwolnieniach lekarskich od początku przyszłego roku?

Monika Bugaj-Wojciechowska, Krystyna Padzik: Obowiązek utworzenia profilu do końca 2015 roku ciąży na płatnikach zobowiązanych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczających składki za więcej niż pięć osób. Jeśli pracodawca do końca tego roku nie założy profilu na PUE, to nie otrzyma elektronicznego zwolnienia lekarskiego. W takiej sytuacji lekarz po wystawieniu e-zwolnienia będzie musiał je wydrukować i wręczyć pacjentowi, aby ten mógł dostarczyć je swojemu pracodawcy.

Jak przedsiębiorca-płatnik składek będzie zgłaszał w systemie elektronicznym potrzebę kontroli zwolnienia lekarskiego, z którego korzysta zatrudniony?

W profilu na PUE, bezpośrednio pod danymi o elektronicznych zaświadczeniach lekarskich, zostanie udostępniona funkcja „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia". Skorzystanie z niej skutkuje uzupełnieniem odpowiednich danych (o zaświadczeniu lekarskim) w formularzu wniosku. Od 1 stycznia 2016 r. płatnik składek nadal będzie miał także możliwość złożenia do ZUS formularza OL-2 (wniosku pracodawcy o kontrolę prawidłowości wystawienia zaświadczenia lekarskiego). Formularz jest dostępny na Platformie Usług Elektronicznych. Stosuje się go również do papierowych ZUS ZLA.

Czy jeśli pracownik dostanie od lekarza elektroniczne zwolnienie na czas opieki nad chorym dzieckiem, to nie będzie miał już obowiązku dostarczyć do pracodawcy oświadczenia na druku ZUS Z-15 potwierdzającego, że jest uprawniony do wypłaty zasiłku?

Wniosek ZUS Z-15 jest dokumentem niezbędnym do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, bez względu na to, w jakiej formie zostanie wystawione zaświadczenie lekarskie stwierdzające konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem. Wniosek zawiera bowiem informacje niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku, np. czy we wnioskowanym okresie inny członek rodziny mógł zapewnić opiekę, za jaki okres pobrał zasiłek opiekuńczy małżonek pracownika. Wniosku ZUS Z-15 pracownik nie musi przedkładać płatnikowi składek wypłacającemu zasiłek opiekuńczy w przypadku kolejnych okresów sprawowania opieki nad tym samym dzieckiem lub członkiem rodziny.

Jakie są konsekwencje dla płatnika rozliczającego składki za więcej niż pięć osób, który nie założy profilu na PUE do 31 grudnia 2015 roku?

Przepisy nie przewidują sankcji za niewypełnienie tego obowiązku. Gdy płatnik składek nie założy profilu na PUE, pozbawia się dostępu do danych o elektronicznych zwolnieniach lekarskich.

Dlaczego nie można założyć profilu na PUE dla zakładu pracy?

Zaufany profil na PUE może zostać założony wyłącznie przez osobę fizyczną. Z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Dotyczy to zresztą nie tylko przedsiębiorców, ale także państwowych (samorządowych) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz organizacji społecznych nieposiadających osobowości prawnej. Takie podmioty mogą działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych. Przedsiębiorcy, lub podmioty publiczne mogą także udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała tylko osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.

Czy pracownik, który w imieniu firmy ma dostęp do jej profilu na PUE, może mieć ograniczony zakres informacji, np. tylko do danych na temat wystawionych zwolnień, bez informacji dotyczących wysokości składek na ubezpieczenia, jakie opłaca spółka, a także wniosków kierowanych do ZUS?

Nie ma odrębnego modułu elektronicznych zwolnień. Osoba posiadająca dostęp do roli płatnika składek ma pełny dostęp do wszystkich informacji podanych na tym profilu.

Jestem lekarzem i interesuje mnie, czy po zmianach możliwe będzie, by pielęgniarka wystawiała zwolnienie lekarskie.

Taka praktyka nie będzie możliwa. Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego przez lekarza z wykorzystaniem jego kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Kwalifikowany certyfikat lub profil zaufany ePUAP nie mogą być udostępnione innym osobom.

Jak będzie funkcjonował nowy system elektronicznego wystawiania zwolnień lekarskich w razie wizyt domowych?

Jeśli lekarz będzie miał możliwość zabrania ze sobą urządzenia mobilnego z dostępem do internetu, przy wystawianiu zwolnienia nie będzie miało znaczenia, czy dzieje się to w gabinecie czy mieszkaniu pacjenta. Jeśli zaś lekarz nie będzie mógł skorzystać z urządzenia mobilnego, w dniu badania przekaże pacjentowi zwolnienie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu, opatrzonym jego podpisem i pieczątką. Lekarz zawsze może miał przy sobie kilka czystych formularzy, do wykorzystania w takich okolicznościach. Zwolnienie wystawione w takim trybie musi być zelektronizowane przez lekarza w ciągu trzech dni roboczych.

Podczas rejestracji profilu na PUE trzeba podać imię i nazwisko oraz numer PESEL osoby upoważnionej do dostępu do informacji na profilu ZUS, a nie dane pracodawcy. Co się dzieje w sytuacji, gdy księgowa, która zwykle będzie obsługiwać ten system, odejdzie z pracy? Czy pracodawca zostanie wtedy bez swojego profilu? Jak tego uniknąć?

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego przedsiębiorcy czy podmioty nieposiadające osobowości prawnej mogą działać przez swoich przedstawicieli ustawowych lub statutowych. Przedsiębiorcy lub podmioty publiczne mogą także udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi. Aby uniknąć sytuacji braku dostępu do nowego systemu, przedsiębiorca może udzielić pełnomocnictwa więcej niż jednej osobie fizycznej.

—not. Mateusz Rzemek

Zatrudniamy poniżej pięciu osób. Czy mamy obowiązek podłączania się do nowego systemu e-zwolnień? Jak będziemy otrzymywać informacje o wystawionych zwolnieniach lekarskich od początku przyszłego roku?

Monika Bugaj-Wojciechowska, Krystyna Padzik: Obowiązek utworzenia profilu do końca 2015 roku ciąży na płatnikach zobowiązanych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczających składki za więcej niż pięć osób. Jeśli pracodawca do końca tego roku nie założy profilu na PUE, to nie otrzyma elektronicznego zwolnienia lekarskiego. W takiej sytuacji lekarz po wystawieniu e-zwolnienia będzie musiał je wydrukować i wręczyć pacjentowi, aby ten mógł dostarczyć je swojemu pracodawcy.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe