Jak liczyć zasiłek chorobowy

Ustalając wysokość zasiłku należnego pracownikowi, płatnicy często mają kłopot z uwzględnieniem w podstawie jego wymiaru dodatkowych składników. Najczęściej sami sobie to zawdzięczają. Powodem tego są bowiem zwykle skomplikowane zasady przyznawania premii lub nagrody zapisane w regulaminie wynagradzania albo też ich brak. Druga przyczyna to decyzja o zmianach regulaminu wynagradzania.

Takie modyfikacje mogą mieć duże znaczenie przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku. Sprawdzając, czy w tej podstawie trzeba uwzględnić dany składnik wynagrodzenia, należy się bowiem kierować przede wszystkim zapisami w regulaminie wynagradzania obowiązującym w danej firmie. Decyduje on również o tym, w jaki sposób ewentualnie uwzględnić dany składnik – tj. czy premię lub dodatek uzupełnić czy może przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej.

- Zgodnie z dotychczas obowiązującym regulaminem wynagradzania premie przyjmowaliśmy do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłacanej, bez uzupełniania (za czas choroby była zmniejszana nieproporcjonalnie). Od 1 sierpnia 2015 r. regulamin się zmienił. Obecnie premia jest składnikiem zmniejszanym proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy i jest uwzględniana w podstawie zasiłkowej w wysokości uzupełnionej. Czy pracownikom, którzy zachorowali już po 1 sierpnia, mamy inaczej liczyć podstawę zasiłkową niż tym, którzy stali się niezdolni do pracy jeszcze przed tą zmianą i nadal przebywają na zasiłku? – pyta czytelnik.

Tak.

Ponieważ nowe zasady wyliczania premii miesięcznej obowiązują od 1 sierpnia 2015 r., do podstawy wymiaru zasiłku można wliczyć premię w wysokości uzupełnionej o usprawiedliwioną nieobecność w pracy tylko za miesiące przypadające po zmianie regulaminu. Za wcześniejsze miesiące – do lipca 2015 r. włącznie – trzeba ją nadal wliczać w stawce faktycznie wypłaconej, bez wcześniejszego uzupełniania.

Ogólne zasady

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi ustala się na podstawie art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm.; dalej: ustawa zasiłkowa). Stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone podwładnemu za 12 miesięcy poprzedzających ten, w którym powstała niezdolność do pracy. Przy krótszym okresie zatrudnienia bierze się pod uwagę przychód za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Pod pojęciem wynagrodzenia rozumie się (w myśl art. 3 ust. 3 ustawy zasiłkowej) przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowane ze środków podwładnego.

Nie tylko zasadnicza

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, należy również pamiętać o składnikach wynagrodzenia, które w pewnych sytuacjach się do niej dolicza. Pod uwagę można brać tylko te składniki, od których nalicza się składkę na ubezpieczenie chorobowe. Ale nie wszystkie >patrz ramka.

Sposób uwzględniania

Ustalając wysokość podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia należy przyjąć w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, nawet jeżeli przysługują one za miesiąc, z którego wynagrodzenie podlega uzupełnieniu. Chodzi o te, których zasady wypłaty (np. premii, nagrody lub dodatku) – nie przewidują proporcjonalnego zmniejszania ich wysokości za okres nieobecności usprawiedliwionych, a jednocześnie nakazują procentowe lub kwotowe zmniejszanie danego składnika w związku z pobieraniem zasiłku chorobowego.

Gdy przepisy płacowe w ogóle nie mówią o konieczności zmniejszania składników za okres pobierania zasiłku, ale nie są one wypłacane za okres absencji chorobowej, również uwzględnia się je w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.

Przykład

Pani Małgorzata jest uprawniona do premii miesięcznej. Zgodnie z regulaminem premiowania w razie choroby trwającej do dziesięciu dni w danym miesiącu jest ona obniżana o 10 proc., w razie choroby trwającej do 20 dni – o 30 proc., a przy dłuższej niezdolności do pracy z powodu choroby w ogóle nie przysługuje. Taką premię trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku pracownicy w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Gdy premia jest zmniejszana za okres pobierania danego świadczenia chorobowego w sposób proporcjonalny, przy ustalaniu podstawy wymiaru np. zasiłku chorobowego trzeba sprawdzić, czy za każdy miesiąc została wypłacona w pełnej wysokości. Jeżeli za jakiś miesiąc, z którego uwzględnia się przychód, licząc podstawę zasiłkową, pracownik otrzymał ją w niższej wysokości ze względu na nieobecność usprawiedliwioną, premię przyjmuje się w stawce po uprzednim jej uzupełnieniu.

Nowe reguły

U czytelnika mamy do czynienia z sytuacją, gdy premia – zarówno według starego regulaminu obowiązującego do 31 lipca 2015 r., jak i nowego – nie przysługuje za okres pobierania świadczeń chorobowych. Należy ją zatem uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.

Od 1 sierpnia 2015 r. zmieniony został jednak sposób przyznawania premii. Od tego dnia jest ona proporcjonalnie pomniejszana za czas choroby. Zapis ten oznacza, że przed uwzględnieniem takiej premii w podstawie wymiaru zasiłku, jeśli została ona wypłacona w zmniejszonej wysokości za jakiś miesiąc uwzględniany w rachunkach z uwagi na nieobecność w pracy z powodu choroby lub innej usprawiedliwionej nieobecności, trzeba ją uwzględnić w wysokości uzupełnionej. Uzupełnia się ją do wysokości, jaką pracownik by otrzymał, gdyby przepracował cały miesiąc. Takie przeliczenie może jednak dotyczyć tylko miesięcy po zmianie, tj. od 1 sierpnia 2015 r.

Przykład

Pan Robert przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby od 12 lutego do 20 sierpnia 2015 r. Pracownik uprawniony jest do premii miesięcznej, która pomniejszana jest za czas choroby, ale nie w sposób proporcjonalny. Podstawę wymiaru należnego mu zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie od lutego 2014 r. do stycznia 2015 r. Uwzględniono w niej również premię miesięczną w kwocie faktycznej. Od lipca 2015 r. został zmieniony regulamin wynagradzania. Obecnie premia jest składnikiem pensji zmniejszanym proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Ta zmiana nie powoduje konieczności przeliczania podstawy wymiaru zasiłku. Stanowi ją nadal przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu od lutego 2014 r. do stycznia 2015 r. z uwzględnieniem premii w faktycznej wysokości, bez uzupełniania.

Przykład

Pani Zofia przebywała na zasiłku chorobowym od 10 grudnia 2014 r. do 15 maja 2015 r., a następnie chorowała od 12 lipca 2015 r. Kobieta jest uprawniona do premii miesięcznej pomniejszanej za czas choroby, ale nie w sposób proporcjonalny. Od 1 lipca 2015 r. został zmieniony regulamin płac. Obecnie premia jest składnikiem wynagrodzenia zmniejszanym proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracownica ponownie zachorowała w lipcu 2015 r. Jej niezdolność do pracy powstała więc po przerwie krótszej niż trzy miesiące kalendarzowe. Dlatego do podstawy wymiaru zasiłku należy ponownie przyjąć wynagrodzenie za okres od grudnia 2013 r. do listopada 2014 r. z uwzględnieniem premii w faktycznej wysokości, bez uzupełniania.

Przykład

Pan Tadeusz korzystał z zasiłku chorobowego od stycznia do marca 2015 r. Ponownie pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie z powodu choroby od 10 sierpnia 2015 r. Pracownik uprawniony jest do premii miesięcznej, która pomniejszana jest za czas choroby, ale nie w sposób proporcjonalny. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za okres od stycznia 2015 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie od stycznia do grudnia 2014 r. W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uwzględniono również premię miesięczną w kwocie faktycznej. Od 1 lipca 2015 r. został zmieniony regulamin – obecnie premia jest składnikiem wynagrodzenia zmniejszanym proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Dlatego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego od sierpnia 2015 r., tj. po przerwie dłuższej niż trzy miesiące kalendarzowe, należy ustalić za okres od sierpnia 2014 r. do lipca 2015 r. W podsta wie wymiaru zasiłku należy uwzględnić premię miesięczną, z tym, że za miesiące od sierpnia 2014 r. do czerwca 2015 r. w kwocie faktycznie wypłaconej, a za lipiec 2015 r. po ewentualnym uzupełnieniu, zgodnie z nowymi, obowiązującymi od 1 lipca 2015 r. zasadami dotyczącymi tej premii.

Lista pomijanych składników

W podstawie wymiaru zasiłku nie uwzględnia się składników wynagrodzenia:

I. do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej);

II. przyznawanych niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę nie wpływa okres pobierania zasiłku (mimo pobierania świadczenia pracownik otrzymuje dany składnik wynagrodzenia); należą do nich:

1) jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie,

2) wartość szczepień ochronnych pracowników finansowanych przez pracodawcę,

3) wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników,

4) nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

5) koszt wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę,

6) wartość dodatkowego ubezpieczenia pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną,

7) dopłata pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych rodzajów ryzyka,

8) bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,