- pomija się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy,
- przyjmuje się – po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej – wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.
Ważne!
Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Przykład
Pani Barbara jest zatrudniona w ramach stosunku pracy od 5 listopada 2017 r. Od 20 czerwca 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. W marcu 2018 r. przez 18 dni była na urlopie wypoczynkowym, a 2 dni była nieobecna w pracy z powodu ślubu (nieobecność usprawiedliwiona). Pracodawca do ustalenia podstawy wymiaru składek przyjmuje wynagrodzenie od grudnia 2017 r. do maja 2018 r. Nie uwzględnia tylko wynagrodzenia za listopad 2017 r., gdyż jest to pierwszy niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia.
Przykład
Pani Magda jest na urlopie wychowawczym od 13 lipca 2018 r. Jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. W okresie poprzedzającym urlop wychowawczy:
- od 26 września 2017 r. do 14 stycznia 2018 r. pobierała zasiłek chorobowy,
- od 15 stycznia do 17 maja 2018 r. przebywała na urlopie macierzyńskim oraz dodatkowym urlopie macierzyńskim,
- od 18 maja do 4 lipca 2018 r. była na urlopie wypoczynkowym.
Pracodawca nie uwzględnia wynagrodzenia za maj 2018 r., ponieważ w tym miesiącu pani Magda przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją w tym miesiącu czasu pracy (na równi z dniami, w których pracownica świadczyła pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego).
Za czerwiec 2018 r. wypłacone jej wynagrodzenie wyniosło 3200 zł.
Pracodawca nie uwzględnia wynagrodzenia za lipiec 2018 r., ponieważ w tym miesiącu rozpoczął się urlop wychowawczy pani Magdy.
Podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (2665,80 zł), ponieważ przeciętne wynagrodzenie pani Magdy wyniosło 3200 zł, a więc przekroczyło kwotę maksymalną.
Jeżeli w okresie, który przyjmie się do ustalenia podstawy wymiaru składek, pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, należy uwzględnić wynagrodzenie za wszystkie te miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu według zasad opisanych niżej. Podstawa nie może być jednak wyższa niż kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednocześnie nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Trzeba też uwzględnić zasadę, że kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie w przypadku, gdy urlop wychowawczy rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca.
Inaczej przy stałych zarobkach...
Jeżeli w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie pracownika było obniżone z powodu nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych, to przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na tym urlopie należy przyjąć:
1. wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy – jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości,
2. wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy – jeżeli otrzymuje wynagrodzenie zmienne.
Przykład
Pani Anna pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 stycznia 2014 r.:
- pobierała zasiłek chorobowy od 11 maja do 21 grudnia 2017 r.,
- pobierała zasiłek macierzyński od 22 grudnia 2017 r. do 10 maja 2018 r.,
- korzystała z urlopu wypoczynkowego od 11 maja do 18 czerwca 2018 r. ,
- pobierała zasiłek chorobowy od 19 czerwca do 30 czerwca 2018 r.,
- korzystała z urlopu wypoczynkowego od 1 do 26 lipca 2018 r.
Od 27 lipca 2018 r. pani Anna jest na urlopie wychowawczym.
Pracodawca przy ustalaniu podstawy wymiaru składek bierze pod uwagę wynagrodzenie za okres od lipca 2017 r. do czerwca 2018 r. Zgodnie z umową o pracę pani Annie przysługuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 2150 zł. Pracodawca uwzględnia wynagrodzenie za maj i za czerwiec 2018 r., ponieważ pani Anna przepracowała co najmniej połowę obowiązującego ją w tych miesiącach czasu pracy (na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego).
Podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od lipca 2018 r. stanowi kwota 2150 zł [(2150 + 2150) : 2].
... niż przy zmiennych
Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się w jeden z poniższych sposobów:
1. dzieląc wynagrodzenie, jakie pracownik osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę tych dni i mnożąc przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
2. przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, które wypłacono za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.
Przykład
Pani Agnieszka otrzymuje z tytułu stosunku pracy wynagrodzenie zmienne. Od 1 lipca 2018 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Pracodawca do ustalenia podstawy wymiaru składek uwzględnił wynagrodzenie za okres od 1 lipca 2017 r. do 30 czerwca 2018 r. W maju 2018 r. pani Agnieszka przebywała przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym i otrzymała z tego tytułu wynagrodzenie, które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 1100 zł. W tym miesiącu przepracowała 8 dni i otrzymała wynagrodzenie za pracę w wysokości 970 zł, które również stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W okresie od 15 do 18 maja 2018 r. (4 dni) opiekowała się chorym dzieckiem. Aby uwzględnić wynagrodzenie za ten miesiąc przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na urlopie wychowawczym, pracodawca musi je uzupełnić. Uzupełnia wynagrodzenie w następujący sposób:
(1100 zł + 970 zł) : 18 dni x 22 dni = 2530 zł.
Przykład
Pani Joanna w maju 2018 r. – czyli w miesiącu, za który wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia jej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym – otrzymała wynagrodzenie zmienne. W tym miesiącu miała obowiązek przepracować 22 dni, a przepracowała tylko 16 dni. Za pozostałe otrzymała wynagrodzenie z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby. Jej przychód za maj wyniósł 1830 zł. Wynagrodzenie, które pani Joanna osiągnęłaby, gdyby przepracowała wszystkie dni robocze w tym miesiącu, wynosi 2516,25 zł:
1830 zł : 16 dni x 22 dni.
Uzupełnianie honorariów
W przypadku pracownika, który otrzymuje honorarium, wynagrodzenie miesięczne, które osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się w następujący sposób:
1) przyjmuje, że liczba dni, które pracownik miał obowiązek przepracować, jest równa liczbie dni kalendarzowych miesiąca,
2) jeżeli jednak dla pracownika określono inną liczbę dni, którą ma obowiązek przepracować w danym miesiącu, przyjmuje się tę liczbę dni.
Brak usprawiedliwienia
Jeśli pracownik nie uzyskał wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, to do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy przyjąć tylko jego wynagrodzenie w tym miesiącu – bez uzupełniania za dni nieusprawiedliwionej nieobecności. W liczbie dni, które pracownik miał obowiązek przepracować, nie uwzględnia się wówczas dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Przykład
Pan Marcin otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Jego wynagrodzenie w styczniu 2018 r. (miesiąc, za który pracodawca uwzględnia w podstawie wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym) za 13 dni pracy wyniosło 1430 zł. W tym miesiącu pan Marcin był 1 dzień nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. Przez pozostałe dni chorował i dostał wynagrodzenie z tytułu niezdolności do pracy. Pan Marcin miał obowiązek przepracować w styczniu 2018 r. 22 dni robocze. Wynagrodzenie, które osiągnąłby, gdyby pracował we wszystkie dni robocze, wynosi 2310 zł:
(1430 zł : 13 dni = 110 zł) x 21 dni = 2310 zł.
Nadgodziny i dodatkowe umowy
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, które stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, uwzględnia się w podstawie wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie faktycznej, bez uzupełniania.
Jeśli zaś pracownik:
- zawrze umowę agencyjną, zlecenia, o świadczenie usług albo umowę o dzieło z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy,
- w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, o świadczenie usług albo umowy o dzieło świadczy pracę na rzecz swojego pracodawcy
i wykonuje którąś z tych umów w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek, to wynagrodzenie uzyskiwane z takiej umowy należy uwzględnić w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu – bez uzupełniania.
Niższy etat to także niższe składki
Podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego zmniejsza się, jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje proporcjonalną część minimalnego wynagrodzenia.
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie. Podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być w jego przypadku niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie.
Inaczej jest z osobami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę mają zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru. Podstawę wymiaru składek stanowi dla nich odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia. Nie może być ona niższa niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Przykład
Pani Agata pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. W latach 2015–2017 otrzymywała minimalne wynagrodzenie. Od stycznia 2018 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawa wymiaru składek za okres od stycznia 2018 r. do zakończenia urlopu wychowawczego będzie równa kwocie minimalnego wynagrodzenia, jakie obowiązuje w danym okresie. Od 1 stycznia 2018 r. jest to 2100 zł.
Przykład
Pani Renata pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy od 2017 r. Rozpoczęła urlop wychowawczy 16 stycznia 2018 r. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych, jakie poprzedzają jej urlop wychowawczy, wynosi 2088,30 zł.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od 1 stycznia 2018 r. wynosi 2100 zł (tyle, ile w 2018 r. wynosi minimalne wynagrodzenie).
Przykład
Pani Matylda od 1 stycznia 2018 r. pracuje w połowie wymiaru czasu pracy. Od 1 lipca 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacane jej od stycznia do czerwca 2018 r. (czyli za 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy) wyniosło 1500 zł.
Podstawa wymiaru składek pani Matyldy na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wynosi 1575 zł (czyli jest równa 75 proc. minimalnego wynagrodzenia w 2018 r.).
Nowe ustalenia po przerwie
Podstawę wymiaru składek należy ustalić na nowo, jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego pracownik wrócił do pracy na co najmniej 3 miesiące kalendarzowe. Bez znaczenia jest, że w przerwie pomiędzy urlopami nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy.
Przykład
Pani Eliza była na urlopie wychowawczym od 1 czerwca do 31 grudnia 2017 r. Od 1 stycznia do 31 maja 2018 r. wróciła do pracy i otrzymywała wynagrodzenie. Od 1 czerwca 2018 r. ponownie przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek na jej ubezpieczenia za okres od 1 czerwca 2018 r. pracodawca ustala na podstawie wynagrodzenia za miesiące od stycznia do maja 2018 r.
Zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmuje się zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.
Przykład
Pan Jan jest na urlopie wychowawczym od 12 czerwca 2018 r. Do 31 grudnia 2017 r. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 1 stycznia 2018 r. – w połowie wymiaru czasu pracy. Do ustalenia podstawy wymiaru składek pana Jana pracodawca przyjmuje wynagrodzenie za okres od czerwca 2017 r. do maja 2018 r.
Oskładkowane premie, nagrody i dodatki
Obliczając przeciętne wynagrodzenie stanowiące podstawę składek z urlopu wychowawczego należy przyjąć wszystkie składniki, od których opłaca się składkę na ubezpieczenie chorobowe.
Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych należy uwzględniać wszystkie składniki przychodu, które pracownik uzyskał ze stosunku pracy i które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Nie wyłącza się w szczególności:
- nagród uznaniowych,
- dodatków stażowych,
- dodatków służbowych i funkcyjnych,
- nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),
- jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,
- kosztów wynajmu przez pracownika mieszkania, które pracodawca finansuje lub dofinansuje,
- dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
- bonów lub wypłat w gotówce, przyznawanych w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
- składników wynagrodzenia, które nie są zależne bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.
Przykład
Pani Elżbieta jest na urlopie wychowawczym od 1 czerwca 2018 r. Podstawę wymiaru składek stanowi jej przeciętne miesięczne wynagrodzenie od 1 czerwca 2017 r. do 31 maja 2018 r. W tym okresie otrzymała wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek służbowy. Pracodawca uwzględnia w podstawie wymiaru składek, oprócz wynagrodzenia, również dodatek służbowy.
Przykład
Pan Konstanty w okresie, z którego wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, otrzymywał miesięczne nagrody uznaniowe. Stanowiły one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca powinien uwzględnić te nagrody w podstawie wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego.
Zasiłek wyrównawczy jak pensja
Zasiłek wyrównawczy – mimo że nie stanowi podstawy wymiaru składek – należy traktować przy ustalaniu podstawy składek z urlopu wychowawczego na równi z wynagrodzeniem za pracę. Uwzględnia się go przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy.
Data wypłaty mniej ważna
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek w kwocie wypłaconej pracownikowi za te miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.
W przypadku, gdy te składniki przysługują za okresy kwartalne, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot, które wypłacono pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy. Jeśli zaś przysługują za okresy roczne, uwzględnia się je w wysokości, która stanowi 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy.
Powyższe zasady należy stosować odpowiednio do składników wynagrodzenia, które są wypłacane za inne okresy.
Przykład
Pani Marta jest na urlopie wychowawczym od 6 kwietnia 2018 r. Pracodawca wypłaca premie kwartalne. Za II kwartał 2017 r. pani Marta nie otrzymała premii (nie przysługiwała jej). Do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego pracodawca przyjmuje premie za III i IV kwartał 2017 r. i I kwartał 2018 r. w wysokości 1/12 łącznej kwoty.
Zmiana etatu bez znaczenia
Zmiana wymiaru czasu pracy w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy nie wpływa na zmianę zasad wliczania składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc.
Przykład
Pani Edyta do 31 marca 2018 r. była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 1 kwietnia 2018 r. jest zatrudniona w wymiarze 3/4 etatu. Od 6 lipca 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego otrzymuje także premię kwartalną, która nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy. W podstawie wymiaru składek pracodawca uwzględnia przeciętne miesięczne wynagrodzenie od lipca 2017 r. do czerwca 2018 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres dolicza 1/12 sumy premii kwartalnych wypłaconych za III i IV kwartał 2017 r. oraz I i II kwartał 2018 r.
W oczekiwaniu na wypłatę
Jeżeli pracownik ma prawo do składników wynagrodzenia, które należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek, ale ich nie wypłacono, do podstawy wymiaru składek za 12 miesięcy kalendarzowych przed urlopem wychowawczym należy przyjąć te składniki w wysokości, w jakiej wypłacono je za poprzednie okresy. Jeśli pracodawca wypłaci te składniki po ustaleniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, nie powinien ponownie ustalać tej podstawy.
Przykład
Pan Aleksander jest na urlopie wychowawczym od 2 stycznia 2018 r. Do ustalenia podstawy wymiaru składek pracodawca przyjmuje wynagrodzenie od stycznia do grudnia 2017 r. oraz premię miesięczną za te miesiące. Pracodawca nie wypłacił panu Aleksandrowi premii za grudzień do dnia sporządzania dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2018 r. Do podstawy wymiaru składek przyjął premię wypłaconą za miesiące od stycznia do października 2017 r. oraz premię za listopad 2017 r. w podwójnej wysokości.
Bez przeliczania
Nie należy ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym w sytuacji, gdy:
- w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który uwzględniono w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu i który w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy przysługiwał do określonego terminu (np. dodatek służbowy),
- zaprzestano wypłaty jakiegoś składnika wynagrodzenia.
Nie ma znaczenia, czy taki składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.
