ZUS musi mieć poprawne informacje dotyczące zasiłku

Jeśli wykryto nieprawidłowości dotyczące wypłaconego zasiłku, płatnik w każdym przypadku musi rozliczyć i zaewidencjonować poprawne dane i wartości.

Publikacja: 20.06.2017 03:00

ZUS musi mieć poprawne informacje dotyczące zasiłku

Foto: 123RF

Zdarzają się sytuacje, gdy z różnych przyczyn, często niezależnych od stron, pracodawcy są zmuszeni skorygować rozliczone wcześniej zwolnienie lekarskie. Choć powodów korekty może być wiele, to efekt końcowy jest zawsze ten sam – pracodawca musi rozliczyć i zaewidencjonować poprawne dane i wartości. Nie ma znaczenia ani przyczyna, ani sposób, w jaki dowiedział się o powstałej nieprawidłowości. Niezwłocznie po jej wykryciu powinien przygotować właściwe dokumenty i rozliczyć się z ZUS oraz ewentualnie z ubezpieczonym.

Czasem bezkosztowo

Jeżeli nieprawidłowość rozliczonego zwolnienia polega np. na złej ewidencji powodu nieobecności w systemie ZUS, korekta polega na zmianie informacji na dokumentach rozliczeniowych. Nie ma potrzeby korygować rozliczenia z ubezpieczonym.

Przykład

Pracownik od 1 do 20 maja 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim płatnym 80 proc. podstawy wymiaru, za które otrzymał zasiłek chorobowy. Od 21 do 31 maja 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu opieki nad dzieckiem, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy. Składając deklaracje rozliczeniowe za maj, płatnik obie absencje zgłosił z kodem 313, oznaczającym zasiłek chorobowy. Nieobecność w drugim terminie powinien natomiast zgłosić z kodem 312 oznaczającym zasiłek opiekuńczy. Aby skorygować nieprawidłowości, płatnik powinien złożyć dokument rozliczeniowe RSA, wykazując w nim prawidłowe kody absencji. Wartość wykazanych kwot zobowiązań wobec ZUS w takiej sytuacji nie ulegnie zmianie. Istotne jest jednak prawidłowe wykazanie rodzaju absencji w ZUS, tj. właściwego kodu.

Czasem trzeba zapłacić

Jeżeli jednak korekta wynika z błędu płatnika i ma wpływ na rozliczenie z ZUS, należy jak najszybciej przygotować korektę oraz uiścić należne składki razem z odsetkami za zwłokę, gdy są wymagane. Korekty i ewentualnej dopłaty należy dokonać niezwłocznie. Warto również dla pewności wystąpić do ZUS o rozliczenie konta płatnika składek, aby zyskać pewność, że korekta i wpłata zostały odpowiednio zaewidencjonowane w systemie ZUS.

Jeśli płatnik nie zrobi odpowiedniej korekty, w przypadku kontroli ZUS na pewno zostanie do tego zobowiązany. Może się to wówczas wiązać z wyższymi odsetkami oraz koniecznością wytłumaczenia zaistniałej sytuacji.

Przykład

Pracownik od 1 do 20 maja 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu konieczności opieki nad dzieckiem. Za te dni pracodawca wypłacił mu zasiłek opiekuńczy. W wyniku błędu systemowego jego kwota została jednak zawyżona, co w konsekwencji oznacza, że zaniżono płatność do ZUS z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne. Niezależnie od tego, kiedy płatnik odkryje taki błąd, niezwłocznie musi skorygować deklarację i wpłacić zaległość z należnymi odsetkami za zwłokę.

Autorka jest menedżerem ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO

Zdarzają się sytuacje, gdy z różnych przyczyn, często niezależnych od stron, pracodawcy są zmuszeni skorygować rozliczone wcześniej zwolnienie lekarskie. Choć powodów korekty może być wiele, to efekt końcowy jest zawsze ten sam – pracodawca musi rozliczyć i zaewidencjonować poprawne dane i wartości. Nie ma znaczenia ani przyczyna, ani sposób, w jaki dowiedział się o powstałej nieprawidłowości. Niezwłocznie po jej wykryciu powinien przygotować właściwe dokumenty i rozliczyć się z ZUS oraz ewentualnie z ubezpieczonym.

Pozostało 82% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona