Wpłaty na ubezpieczenie wypadkowe - co może obniżyć koszy operacyjne firmy

W ciągu ostatniego roku cena energii elektrycznej w Polsce wzrosła o ponad 50 proc. Napędzany zaś dobrą koniunkturą wzrost wynagrodzeń i wiele innych zmian prawnych – jak podniesienie płacy minimalnej, wprowadzenie daniny solidarnościowej i pracowniczych planów kapitałowych – znacznie podniosły koszty pracy.

Aby częściowo zrekompensować wyższe obciążenia finansowe, niektóre przedsiębiorstwa decydują się na podniesienie cen produktów i usług. Jednak przeniesienie kosztów na klienta nie jest jedynym rozwiązaniem. Ponadto nie we wszystkich firmach podwyższenie marży produktów i usług całkowicie pokryje wzrost kosztów operacyjnych.

Czytaj także: Od maja 2018 niższa składka wypadkowa na ZUS

W tych realiach przedsiębiorcy mogą wziąć pod uwagę możliwość zniwelowania negatywnych skutków finansowych m.in. dzięki weryfikacji prawidłowości rozliczania składki wypadkowej. Odzyskane środki mogą być na tyle wysokie, że wpłyną na poprawę wyniku finansowego firmy.

Ważna nie tylko dla kadr

Z analiz Ayming wynika, że jedynie 2 proc. firm w Polsce ma ustaloną minimalną stopę procentową składki wypadkowej. Aż 75 proc. płaci podwyższoną składkę, przez co zawyża swoje koszty operacyjne.

Często zdarza się, że osoby decyzyjne w firmach nie mają świadomości, że ta składka jest w przedsiębiorstwie rozliczana w sposób nieprawidłowy, co skutkuje znaczącymi nadpłatami.

Składka wypadkowa jest zwykle traktowana przez firmy jako temat wyłącznie kadrowo-płacowy, który nie podlega ścisłemu nadzorowi działów finansowych. Co więcej, przedsiębiorcy nie uznają jej za koszt i tym samym nie wprowadzają do ewidencji kosztów i przychodów. Uważają, że jest to danina na rzecz ZUS i jej wysokością nie można zarządzać w takim samym stopniu, jak chociażby kosztem energii elektrycznej.

Tymczasem przedsiębiorcy mogą weryfikować obciążenia z tytułu składki wypadkowej i skutecznie odzyskiwać nadpłacone środki nawet za kilka lat wstecz. Odzyskaną kwotę można zaksięgować jako pozostałe przychody operacyjne w roku, w którym zostały zrealizowane.

Zmienna stopa

Wysokość stopy procentowej składki wypadkowej waha się od 0,67 do 3,33 proc. W przypadku niektórych branż, np. górniczej, może osiągnąć nawet 5 proc.

Składkę wypadkową w całości finansuje pracodawca. Zawiera się ją w puli kosztów na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych do ZUS. Choć bywa ona traktowana jako koszt drugiej kategorii, opłaty z tego tytułu często dorównują wysokości podatku od nieruchomości czy kwocie do zapłaty za energię elektryczną.

W przeciwieństwie do innych składek na ubezpieczenia społeczne, składka wypadkowa ma charakter zmienny. To zaś wymaga regularnego monitorowania, czy jej wysokość została prawidłowo ustalona. Stopa procentowa, według której się ją nalicza, zależy m.in. od liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia i poszkodowanych w wypadkach przy pracy oraz charakteru działalności przedsiębiorstwa i związanej z nią kategorii ryzyka.

Weryfikacja czynników, które wpływają na części zmienne w ustaleniu indywidualnej dla każdego płatnika składki, często wykazuje, że przedsiębiorstwo zawyża opłaty z tego tytułu. Ewentualne nadpłaty można zaś odzyskać aż do 5 lat wstecz.

Kluczowe obszary

Istnieją cztery obszary, na bazie których można uzyskać oszczędności z tytułu składki wypadkowej. Są to:

1) warunki zagrożenia,

2) wypadkowość,

3) rodzaj działalności,

4) liczba ubezpieczonych.

Na zmniejszenie wysokości składki wypadkowej wpływa m.in. prawidłowa identyfikacja czynników zagrożenia w środowisku pracy i ograniczanie zagrożeń z nich płynących.

Przykład

Przedsiębiorca zdecydował się przeprowadzić modernizację linii produkcyjnej i ją częściowo wygłuszyć tak, aby generowany hałas spadł poniżej dopuszczalnej wartości. Taka zmiana może spowodować znaczące obniżenie stopy procentowej składki w skali roku.

Podstawą mniejszej wypadkowości jest prewencja, która sprowadza się m.in. do zapewnienia pracownikom odpowiedniej odzieży ochronnej czy systematycznych szkoleń z zakresu BHP. Dużą skuteczność odnoszą proste akcje informacyjne, zwiększające wśród pracowników świadomość zagrożeń. U jednego z pracodawców taka akcja informacyjna przyczyniła się do zmniejszenia liczby wypadków przy pracy o ponad 20 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to wymierne korzyści finansowe dzięki obniżeniu stopy procentowej składki o 0,4 proc. w skali roku.

Odpowiednia kwalifikacja

Zawyżenie wysokości składki wypadkowej bywa skutkiem błędnej klasyfikacji charakteru działalności. Wówczas niezbędna jest kontrola danych, które mają wpływ na wybór prawidłowego kodu według Polskiej Klasyfikacji Działalności.

Warto również zweryfikować liczbę ubezpieczonych – przedsiębiorcy czasem wliczają do niej również osoby, które nie spełniają kryteriów zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego. Zawyżenie dotyczy też często pracowników poszkodowanych w wypadkach przy pracy.

Przykład

Płatnik składek w deklaracji ZUS IWA, obok liczby osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy (15 osób) podał również 5 poszkodowanych, co do których ZUS odmówił wypłaty jednorazowego odszkodowania, kwestionując, że był to wypadek przy pracy. Tym samym pracodawcy zostanie ustalona wyższa stopa procentowa uwzględniająca 20, a nie 15 wypadków.

Lepszy wynik finansowy

Tam, gdzie istnieje wysokie ryzyko wypadkowości, mamy do czynienia z wyższymi opłatami. Takie sytuacje dotyczą nie tylko firm produkcyjnych czy budowlanych, ale również branż, które nie są kojarzone z wysoką wypadkowością, jak chociażby handel.

Koszt składki wypadkowej zależy również od pełnej puli wynagrodzeń. Dlatego wszelkie zmiany związane z jej wysokością najbardziej odczuwają firmy o wysokim poziomie zatrudnienia.

W przedsiębiorstwach zatrudniających kilkuset pracowników roczny koszt składki wypadkowej może się wahać od 1 do 2 mln zł. W takich przypadkach obniżenie jej wysokości o zaledwie 0,3 proc. w skali roku może przynieść roczne oszczędności na poziomie kilkuset tysięcy złotych.