ZUS nie podpowie na czas, czy płacić składki od zlecenia

Dla własnego bezpieczeństwa płatnicy składek powinni ozusować każdą wypłatę dla wykonawców zleceń. Dopiero po złożeniu deklaracji ZUS DRA mogą zweryfikować w ZUS prawidłowość tego postępowania.

Publikacja: 04.02.2016 01:00

ZUS nie podpowie na czas, czy płacić składki od zlecenia

Foto: Fotorzepa, Jerzy Dudek

Od stycznia br. zmieniły się zasady podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez zleceniobiorców >patrz ramka. Płatnicy muszą badać, czy ich zleceniobiorcy osiągają podstawę wymiaru składek w wysokości minimalnego wynagrodzenia. W wielu wypadkach będzie to bardzo utrudnione.

W 2016 r., po ponad rocznym vacatio legis, weszła w życie ustawa z 23 października 2014 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2014 r., poz. 1831). Zgodnie z nią zleceniobiorca musi opłacać składki społeczne z innych zawartych zleceń, jeżeli okaże się, że podstawa składek na ubezpieczenia społeczne wynikająca z pierwszego kontraktu jest niższa niż wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę. Dopiero gdy suma wypłaconych wynagrodzeń w miesiącu przekroczy pułap minimalnego wynagrodzenia, następne zlecenie jest zwolnione ze składek ZUS.

Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2015 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. (DzU z 2015 r., poz. 1385) określiło jego wysokość na 1850 zł. Każdy płatnik angażujący zleceniobiorcę musi najpierw ustalić, czy nie zawarł on już zlecenia z inną firmą i czy wypłacane z tego tytułu wynagrodzenie miesięcznie jest niższe od minimalnego pułapu.

Prawda z oświadczenia

Niewątpliwie główną przeszkodą w ustaleniu przychodu jest to, że prawidłowe określenie podstawy składek ustawodawca scedował na płatników. I to nawet wtedy, gdy zleceniobiorca zawarł zlecenia z różnymi firmami.

Do końca 2015 r. przy zbiegu zleceń ich wykonawca podlegał składkom z tej umowy, którą zawarł jako pierwszą. Kwota osiągniętego przychodu nie miała znaczenia. Nie przysparzało to płatnikom problemów. Często jednak podpisywano zlecenia z osobami, które miały już umowę o pracę. W tym przypadku było i jest łatwe ustalenie obowiązku ubezpieczeń bez angażowania ZUS. Większość pracowników ma wynagrodzenie ustalone w stałej stawce miesięcznej. Ci z poborami w stawce godzinowej lub prowizyjnej mają określony wymiar czasu pracy, który determinuje wysokość podstawy składek. Pełnoetatowcy muszą otrzymywać co najmniej najniższe wynagrodzenie. Dzięki temu płatnik, który angażuje zleceniobiorcę, wie, jakie będą obciążenia dla zawieranej umowy.

Problemem było i jest rozliczanie zleceniobiorców, którzy jednocześnie są zatrudnieni na część etatu. W tej sytuacji przed każdą wypłatą należy kontrolować, czy z zatrudnienia etatowego zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie, którego podstawa osiągnęła minimalne wynagrodzenie. Można to zrobić na dwa sposoby:

- uwierzyć w oświadczenie zleceniobiorcy przedstawione na piśmie,

- zweryfikować poprawność złożonego oświadczenia w ZUS, wysyłając za zgodą zleceniobiorcy pytanie o to, jakim ubezpieczeniom powinien podlegać z tej umowy.

Zgoda (nie)konieczna

Od nowego roku u zleceniobiorców mających zbieg tytułów do ubezpieczeń z tytułu wykonywania umowy zlecenia jest pewne uproszczenie. Gdy zleceniodawca angażuje osobę, która już zawarła jedno zlecenie z innym płatnikiem, może zweryfikować oświadczenie zleceniobiorcy co do jego aktualnego zatrudnienia. Wpływa to na ustalenie, czy będzie on podlegał ubezpieczeniu społecznemu, czy tylko zdrowotnemu.

W tym celu zlecający może wystosować do ZUS wniosek o zbadanie prawidłowości złożonego przez firmę zgłoszenia do ubezpieczeń pod kątem zawartych przez ubezpieczonego zleceń w innych firmach. Zezwala mu na to art. 34 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm., dalej: ustawa o sus).

Zgodnie z nim ZUS na wniosek płatnika bada prawidłowość wykazanych przez niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, o których mowa w art. 9 ust. 2c ustawy o sus. Wynika z tego, że płatnik ma prawo zweryfikować w ZUS sytuację prawną zleceniobiorcy, którego podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych w miesiącu jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Gdy ZUS zweryfikuje złożone dokumenty jako błędne, powiadamia o tym ubezpieczonego za pośrednictwem płatnika. Na skierowane do ZUS pytania płatnik nie potrzebuje zgody zleceniobiorcy, a organ rentowy musi mu odpowiedzieć. Potwierdza to opinia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych >patrz ramka.

Bilans dopiero po wypłacie

W praktyce jednak ustalenie, czy zleceniobiorca wykonujący kilka zleceń dla różnych płatników ma podlegać ubezpieczeniom społecznym z kolejnego zawieranego kontraktu, jest niemożliwe w dacie zgłaszania go do ubezpieczeń. Dzieje się tak dlatego, że ustawodawca postanowił, iż kryterium podlegania ubezpieczeniom społecznym jest przychód wypłacony w konkretnym miesiącu.

Gdy więc zleceniobiorca zawiera wiele zleceń na niewielkie stawki, a kwoty uzyskane z ich wykonywania są określone w sposób inny niż miesięcznie, jedynie on będzie miał wiedzę, która umożliwi prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń przez kilku płatników składek. Będzie ona też dostępna ZUS, ale dopiero wtedy, gdy zleceniobiorca otrzyma w miesiącu wynagrodzenia od wszystkich i płatnicy złożą dokumenty. Wówczas okaże się, czy sporządzili je prawidłowo.

Dla płatników to żadne pocieszenie. Gdy nie potrącą składek z wynagrodzenia zleceniobiorcy, będą je później musieli uregulować z własnych środków. Pozostaje jeszcze kwestia odsetek i uciążliwych korekt dokumentów.

Przykład

Pan Jan jest tzw. wolnym strzelcem i pisze teksty dla wyszukiwarek internetowych. Ma czterech zleceniodawców, którzy proponują mu pisanie w zależności od liczby klientów.

W styczniu pan Jan miał mało zleceń, szczególnie od głównego zleceniodawcy (nr 1). Gdy zawierał umowy ze zleceniodawcami 3 i 4 przypuszczał, że uzyska całą kwotę z tej umowy, a faktycznie miał takie dochody:

- zleceniodawca 1 – kwota miesięczna umowy 1200 zł (umowa od 02.01. do 31.06.2016 r.), w styczniu wypłacono 468 zł,

- zleceniodawca 2 – kwota na umowie 839 zł (umowa od 02.01. do 29.02.2016 r.), w I/2016 wypłacono 839 zł,

- zleceniodawca 3 – kwota na umowie 1134 zł (umowa od 07.01. do 29.02.2016 r.), w I/2016 wypłacono 1134 zł,

- zleceniodawca 4 – kwota na umowie 620 zł (umowa od 07.01. do 27.01.2016 r.), w I/2016 wypłacono 620 zł.

Pan Jan oświadczył zleceniodawcom 1 i 2, że nie osiąga minimalnego wynagrodzenia, dlatego odprowadzili oni składki społeczne. Natomiast zleceniodawcom 3 i 4 podał, że otrzymuje wynagrodzenie sięgające minimalnej płacy. Wskutek tego jeden ze zleceniodawców nie odprowadził należnych składek.

Odpowiedzialność płatnika

Choć zleceniobiorca błędnie poinformuje o rzekomym osiąganiu minimalnego wynagrodzenia z zawartego zlecenia, i tak w pierwszej kolejności to płatnik odpowie za zaniżenie należnych składek ZUS. Oczywiście firma może domagać się od zleceniobiorcy naprawienia szkody wynikłej z błędnej deklaracji. Jeżeli zleceniobiorca się zgodzi – dobrze, gorzej, gdy tego nie zrobi. Pozostaje wtedy długa droga sądowa, która zabierze płatnikowi sporo czasu.

Zatem w praktyce niewykonalne jest ustalanie podlegania ubezpieczeniom zleceniobiorców przy zbiegu wielu umów cywilnoprawnych, jakie wprowadził ustawodawca. Szczególnie wtedy gdy żadna z nich nie jest zawarta na kwotę najniższego wynagrodzenia. Dlatego w takiej sytuacji dla bezpieczeństwa płatnicy powinni zawsze ozusować wypłaty dla wykonawców zleceń, a po złożeniu deklaracji ZUS DRA pytać ZUS, czy postąpili słusznie. Gdy organ ustali nienależne opłacenie składek, wtedy pozostaje złożenie wniosku o stwierdzenie nadpłaty i domaganie się jej zwrotu.

Takie rozwiązanie to jednak olbrzymia biurokracja i dla płatnika, i dla ZUS.

>Dawniej większa swoboda

Do końca 2015 r. zleceniobiorca, który zawarł dwa zlecenia z różnymi zleceniodawcami, podlegał ubezpieczeniom społecznym z tej umowy, którą podpisał najwcześniej. Mógł jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych zleceń, zarówno wszystkich, jak i wybranych. Musiał jedynie złożyć odpowiednie oświadczenie o chęci dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Do końca 2015 r. każdy zleceniobiorca mógł też zmienić tytuł obowiązkowych ubezpieczeń i wybrać zlecenie, z którego chciał, aby były odprowadzane składki. ?

Informacja rzecznika prasowego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa) zawiera przepisy określające w sposób ogólny zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz określa prawa osób fizycznych, których dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych. Ilekroć przepisy odrębne w sposób bardziej szczegółowy odnoszą się do przetwarzania danych osobowych, je należy stosować w pierwszej kolejności.

Przy składkach ZUS pierwszorzędne znaczenie będzie mieć ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Co prawda w art. 34 ust. 3 odnosi się ona do przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż stosuje się je do informacji zawartych na kontach ubezpieczonych i kontach płatników składek oraz danych źródłowych będących podstawą zapisów na tych kontach, ale ustawę systemową należy uznać za lex specialis wobec ogólnej regulacji ustawy o ochronie danych osobowych. W tym zakresie pierwszeństwo mają przepisy ustawy o sus (J. Wantoch-Rekowski (red.), Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Komentarz).

Jak stanowi art. 34 ust. 1 ustawy o sus, ZUS ma zapewnić rzetelność i kompletność informacji gromadzonych na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek w sposób uregulowany tą ustawą. Uszczegółowieniem tego przepisu w opisanej sytuacji jest obowiązujący od 1 stycznia 2016 r. art. 34 ust. 6. Zgodnie z nim: „Zakład, na wniosek płatnika składek, bada prawidłowość wykazanych przez tego płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, o których mowa w art. 9 ust. 2c. Jeżeli w wyniku sprawdzenia wysokości miesięcznej podstawy wymiaru składek Zakład stwierdzi błędne wykazanie składek, informuje o tym niezwłocznie płatnika składek i ubezpieczonego za pośrednictwem płatnika składek. Jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, składka jest opłacana przez każdego płatnika, chyba że ubezpieczony przedłoży płatnikowi dokumenty, z których wynika brak konieczności opłacania składek". Legitymuje on płatnika składek do uzyskania informacji o prawidłowości wykazanych przez niego składek.

Z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych istotne jest, aby administrator legitymował się jedną z przesłanek legalności przetwarzania danych osobowych, w tym ich udostępniania. Chodzi o te wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 1-5 ustawy (przetwarzanie tzw. danych zwykłych, np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu) lub w art. 27 ust. 2 pkt 1-10 ustawy, gdy przetwarzane są dane szczególnie chronione, które wskazuje art. 27 ust. 1. Przesłanki w tych przepisach są równoprawne. Oznacza to, że aby wykazać legalność przetwarzania danych przez określony podmiot, wystarczy spełnić jedną z nich.

Ta z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy dotyczy tych sytuacji, w których przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. To tzw. klauzula usprawiedliwionego celu. W przepisie tym użyto sformułowania „niezbędne". Zatem wykorzystywane mogą być tylko takie dane, które są konieczne dla osiągnięcia oznaczonego celu. Przetwarzanie nie może naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W przesłance tej można dopatrywać się konieczności wyważenia interesów osoby, której dane dotyczą, i interesów administratora danych lub odbiorcy danych (J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz, Ochrona danych osobowych. Komentarz). Według G. Szpor (Publicznoprawna ochrona..., s. 5). Sensu tego przepisu można upatrywać w dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych bez zgody zainteresowanego, jeśli jest to dla niego korzystne w takim stopniu, że nie zarzuci administratorowi naruszenia swoich praw i wolności. Zatem art. 34 ust. 6 ustawy o sus wypełnia przesłankę prawnie usprawiedliwionych celów z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.

Przy okazji warto dodać, że informacje zgromadzone przez ZUS na kontach ubezpieczonych i kontach płatników składek podlegają daleko idącej ochronie. Po pierwsze, stosuje się do nich ustawę o ochronie danych osobowych. Po drugie, indywidualne dane na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika stanowią tajemnicę prawnie chronioną ZUS. Do jej przestrzegania zobowiązani są pracownicy ZUS oraz członkowie rady nadzorczej ZUS (art. 79 ust. 1 ustawy o sus). Po trzecie, wykorzystywanie danych osobowych i innych informacji zgromadzonych na koncie ubezpieczonego jest dopuszczalne jedynie w przypadkach przewidzianych w ustawie o sus (P. Kostrzewa, „Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Komentarz").

Od stycznia br. zmieniły się zasady podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez zleceniobiorców >patrz ramka. Płatnicy muszą badać, czy ich zleceniobiorcy osiągają podstawę wymiaru składek w wysokości minimalnego wynagrodzenia. W wielu wypadkach będzie to bardzo utrudnione.

W 2016 r., po ponad rocznym vacatio legis, weszła w życie ustawa z 23 października 2014 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2014 r., poz. 1831). Zgodnie z nią zleceniobiorca musi opłacać składki społeczne z innych zawartych zleceń, jeżeli okaże się, że podstawa składek na ubezpieczenia społeczne wynikająca z pierwszego kontraktu jest niższa niż wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę. Dopiero gdy suma wypłaconych wynagrodzeń w miesiącu przekroczy pułap minimalnego wynagrodzenia, następne zlecenie jest zwolnione ze składek ZUS.

Pozostało 93% artykułu
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe