Rozliczenie wynagrodzeń za grudzień w styczniu

Rozliczenie płac na przełomie grudnia i stycznia stwarza kadrowcom niejeden problem. Głównie chodzi o regulowanie w styczniu wypłat należnych za poprzedni rok. Trzeba wtedy ustalić np. moment uzyskania przychodu czy zastosować właściwą kwotę wolną od potrąceń. Do tego dochodzi problem, kiedy od 1 stycznia wchodzą w życie zmiany przepisów – czy trzeba je stosować również do należności za grudzień czy do tych przysługujących od 1 stycznia.

Wypłata grudniowa...

Termin wypłaty wynagrodzeń za pracę za dany miesiąc może przypadać w miesiącu następnym (najpóźniej dziesiątego dnia). Wobec tego pracownicy, którzy zarabiają pensję w minimalnej wysokości, dostaną w styczniu pieniądze za pracę wykonaną w grudniu. Ale w jakiej stawce – z 2014 r. czy 2015 r.?

Otóż pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie minimalne obowiązujące w miesiącu, za który ono przysługuje. Oznacza to, że jeśli pracodawca będzie wypłacał minimalne wynagrodzenie w styczniu 2015 r. za grudzień 2014 r., to w wysokości jeszcze z grudnia 2014 r., tj. 1680 zł (ewentualnie 1344 zł w pierwszym roku pracy). Takie postępowanie jest zgodne z zasadą, że wynagrodzenie jest należne za wykonaną pracę, a więc jego wysokość jest ustalana według zasad obowiązujących w okresie, w jakim ta praca była wykonywana.

...zasady styczniowe

Pod względem podatkowym oraz ubezpieczeniowym przychody pracowników i zleceniobiorców traktuje się kasowo. Przyjmuje się więc, że podatnik uzyskuje przychód dopiero w momencie faktycznego otrzymania wypłaty lub wtedy, kiedy zostanie postawiona do jego dyspozycji przez płatnika bądź faktycznego otrzymania świadczeń innych niż pieniężne, np. w naturze. Zatem nie ma znaczenia, za jaki okres one przysługują.

W związku z tym pobory za grudzień wypłacone w styczniu stanowią przychód stycznia nowego roku. Powinno to mieć odzwierciedlenie choćby w informacji PIT-11 za ten rok. Przy rozliczaniu wynagrodzenia z podatku i składek na ZUS należy zastosować wszystkie stawki obowiązujące na dzień dokonania wypłaty (postawienia do dyspozycji pracownika). Ponieważ w 2015 r. będą takie same jak w 2014 r. i latach poprzednich, to sposób obliczenia pensji nie będzie się różnił od dotychczasowego.

Pracodawcy, którzy realizują wypłaty bezgotówkowo z terminem na koniec miesiąca, muszą pamiętać, aby odpowiednio wcześnie przygotować listę płac i złożyć dyspozycję przelewu, żeby wynagrodzenia trafiły na rachunki pracowników punktualnie. Inaczej byłby spóźnione. Za moment uzyskania przychodu u pracownika uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego pracodawcy. Jeżeli nastąpiło to w grudniu, suma pieniężna przysługująca pracownikowi tytułem wynagrodzenia czy innych należności ze stosunku pracy stanowi przychód grudnia – czyli jeszcze starego roku – i podlega opodatkowaniu według zasad obowiązujących w tym roku (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 czerwca 2008 r., IPPB2/415-496/08-2/AS). Pracodawca nie sprawdza więc, którego dokładnie dnia u każdego z pracowników pieniądze pojawiły się na koncie, aby ustalić datę powstania przychodu.

PRZYKŁAD

WYPŁATA W KASIE

W zakładzie pracy pani Eweliny termin wypłaty wynagrodzeń przypada na ostatni dzień każdego miesiąca. Pracodawca wypłaca pieniądze gotówkowo. W środę, 31 grudnia 2014 r., kadrowa miała przygotowaną listę płac i środki pieniężne na wypłaty. Pani Ewelina tego dnia nie pobrała pensji ze względu na nieobecność w firmie. U kadrowej zjawiła się po nie dopiero 5 stycznia 2015 r. Mimo że fizycznie otrzymała pieniądze w nowym roku, nie będą one przychodem styczniowym, lecz grudniowym. A to dlatego, że były postawione do jej dyspozycji (do odebrania w kasie) 31 grudnia 2014 r.

PRZYKŁAD

PRZELEW BANKOWY

Pracodawca pana Marka płaci pracownikom wynagrodzenia ostatniego dnia miesiąca, ale większości podwładnym przelewa środki za ich zgodą na wskazane konta bankowe. Dopiero 31 grudnia 2014 r. złożył w banku dyspozycję przelewu wynagrodzeń za grudzień. Bank zdjął środki z firmowego konta 2 stycznia 2015 r. Momentem uzyskania przychodu ze stosunku pracy jest styczeń 2015 r.

Podwyżka zasiłku

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego (a także macierzyńskiego i opiekuńczego) z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu równowartości jego 13,71 proc. Jedynie w przypadku osób, dla których jest to pierwszy rok pracy, podstawa ta jest niższa – stanowi 80 proc. minimalnej płacy pomniejszonej o 13,71 proc. za pracę po odliczeniu równowartości jego 13,71 proc. Jedynie w przypadku osób, dla których jest to pierwszy rok pracy, podstawa ta jest niższa – stanowi 80 proc. minimalnej płacy pomniejszonej o 13,71 proc.

- w styczniu 2015 r. za grudzień 2014 r.,

- w styczniu za część grudnia i stycznia.

Pracodawca, który jest płatnikiem zasiłków na rzecz swoich ubezpieczonych, wypłaca je w terminach przyjętych do wypłaty wynagrodzeń (lub dochodów, np. zleceniobiorcom). Jeśli więc firma wyznaczyła termin wypłat przypadający na konkretny dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, to ten termin obowiązuje również dla zasiłków. Kodeks pracy dopuszcza przesunięcie daty wypłat należności na kolejny miesiąc, ale nie na później niż do dziesiątego dnia tego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenia i zasiłki należne za grudzień 2014 r. są wtedy wypłacane w styczniu 2015 r.

Zasadą jest, że od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego, a więc także 2015 r., w górę idzie minimalne wynagrodzenie za pracę, a tym samym najniższa podstawa wymiaru zasiłków. Jeżeli jednak zasiłek jest należny za czas niezdolności do pracy przypadającej w grudniu, a w styczniu ma miejsce wypłata ze względu na przyjęty termin płatności, to podstawa tego zasiłku nie ulega jeszcze podwyższeniu – pozostaje nią najniższa podstawa obowiązująca w 2014 r. Oznacza to, że podwyżka minimum płacowego nie ma wpływu na ewentualne podwyższenie podstawy zasiłków wypłacanych już w nowym roku pracownikom wynagradzanym stawką minimalną. Od wskazanego przez pracodawcę terminu wypłat należności nie może zależeć wysokość wynagrodzeń czy zasiłków. Jeśli jednak niezdolność do pracy obejmuje nieprzerwany okres grudzień– styczeń, czyli przełom dwóch lat, to podstawę zasiłku należnego za grudzień stanowi minimalne wynagrodzenie z grudnia (po odliczeniu części składkowej), a zasiłku za styczeń – podstawa po podniesieniu do nowej stawki. Wysokość zasiłku za styczeń należy więc obliczyć ponownie, według wyższej podstawy.

PRZYKŁAD

ODPOWIEDNIE STAWKI

Pracodawca jest płatnikiem zasiłków zarówno w 2014, jak i w 2015 r. Wynagrodzenia oraz zasiłki są w firmie wypłacane dziesiątego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracownik z 2-letnim stażem pracy, wynagradzany 100-proc. stawką minimalną, chorował od 29 grudnia 2014 r. do 7 stycznia 2015 r. Za okres od 29 do 31 grudnia 2014 r. pracownikowi przysługiwał zasiłek, którego podstawę wymiaru stanowiła kwota 1449,67 zł, tj. najniższa podstawa dla tego roku [1680 zł – (1680 zł x 13,71 proc.)]. Zasiłek 80-proc. za te trzy dni, w wysokości 115,98 zł (dniówka 38,66 zł x 3 dni), zostanie wypłacony 9 stycznia (dziesiąty dzień przypada w wolną sobotę). Natomiast zasiłek za siedem dni stycznia, obliczony według podstawy równej 1510,07 zł, tj. obowiązującej od 1 stycznia 2015 r. [1750 zł – (1750 zł x 13,71 proc.)] i wynoszący 281,89 zł (dniówka 40,27 zł x 7 dni), będzie wypłacony 10 lutego.

Procent na Fundusz Pracy

Obowiązkową składkę na Fundusz Pracy za dany miesiąc pracodawca nalicza od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynoszącą, w przeliczeniu na miesiąc, co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, a w przypadku osób w pierwszym roku pracy – 80 proc. tej płacy (art. 104 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 674 ze zm.). Wynagrodzenie minimalne należne za grudzień przysługuje w stawce obowiązującej w tym miesiącu, a nie styczniowej. Czy należy więc zapłacić składkę na FP za styczeń, skoro od 1 stycznia minimum jest wyższe? Odpowiedź jest twierdząca. Trzeba bowiem przyrównać podstawę składek za grudzień, wykazaną w raporcie za styczeń, do minimalnej płacy z grudnia, czyli miesiąca wykonywania pracy. Jeżeli więc wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2014 r., w wysokości 1680 zł, zostanie wypłacone pracownikowi w styczniu 2015 r., to ustalając, czy jego przychód zrówna się co najmniej z minimalną pensją, należy brać pod uwagę przepisy obowiązujące w grudniu 2014 r. (pismo ZUS z 14 lutego 2003 r., Fuu 077-1/03).

Kwota wolna od potrąceń

Kolejny problem, jaki można napotkać na początku nowego roku, dotyczy kwoty wolnej od potrąceń dokonywanych z wynagrodzenia pracownika, za jego pisemną zgodą lub bez.