Instytucja milczącego załatwienia sprawy, zwana też fikcją pozytywnego rozstrzygnięcia sprawy, jest bardzo korzystna dla strony wnoszącej o rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej. Tradycyjnie sprowadza się ona do tego, że po upływie określonego terminu na załatwienie sprawy przez organ, w przypadku braku reakcji organu (jego bezczynności), sprawę uznaje się za załatwioną w sposób w całości uwzględniający żądanie strony.
Potrzebny przepis szczególny
Zgodnie z nowymi przepisami sprawa może być załatwiona milcząco, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. Regulacja wprowadzona do Kodeksu postępowania administracyjnego ma więc charakter pomocniczy i ramowy, uzupełniający przepisy szczególne. Żeby znalazła zastosowanie, musi istnieć przepis szczególny, który będzie tak stanowił.
Jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji, ustawodawca każdorazowo decyduje, do jakich kategorii spraw instytucja ta będzie mogła mieć zastosowanie, biorąc pod uwagę w szczególności liczbę spraw, stopień ich skomplikowania, standardowy czas ich załatwiania oraz ryzyko naruszenia interesu publicznego czy pewności obrotu w wyniku ewentualnego niezamierzonego przez organ milczącego załatwienia sprawy. Tryb ten z natury rzeczy nie nadaje się bowiem do stosowania w każdej sprawie.
Nowe przepisy wprost wykluczają możliwość stosowania instytucji milczącego załatwienia sprawy w postępowaniach odwoławczych oraz w sprawach wszczętych w trybach nadzwyczajnych (np. przy uchylaniu zmianie i stwierdzaniu nieważności decyzji).
Zgodnie z nowymi przepisami milczące załatwienie sprawy będzie możliwe w związku z bezczynnością organu wobec upływu terminu na załatwienie sprawy. Sprawa zostanie uznana za załatwioną milcząco w sposób w całości uwzględniający żądanie strony, jeżeli w określonym terminie organ nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie. Jest to tak zwane milczące zakończenie postępowania. Ponadto organ może również czynnie wyrazić tak zwaną milczącą zgodę i aktywnie rozstrzygnąć sprawę poprzez wyrażenie braku sprzeciwu, w formie decyzji (przed upływem terminu, po którym postępowanie zostałoby zakończone milcząco w związku z bezczynnością).