Faktura - kiedy można anulować

- Księgowość wystawia miesięcznie kilkaset faktur. Ostatnio wystawiła fakturę przez pomyłkę – kontrahent jej nie odebrał, bo oświadczył, że nie chce towaru i go nie zamawiał. Sytuacja miała miejsce w jednym miesiącu, więc przed sporządzeniem wykazów i deklaracji. Czy możemy taką fakturę anulować? Co z nią fizycznie zrobić? – pyta czytelnik.

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, ma prawo anulować wystawioną fakturę. Sytuacja taka jest rzadkością, ponieważ najczęściej korzysta się z korekt dokumentów. Do anulowania może dojść, gdy kontrahent zrezygnował z dostawy, a faktura już została wystawiona lub gdy została wystawiona przez pomyłkę. Przy czym przepisy nie regulują zagadnienia możliwości anulowania faktury VAT przez podatnika.

Obrót regulowany

Obowiązek dokumentowania obrotu fakturami jest uregulowany w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem oraz sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany powyżej.

Chodzi tu o dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego wykonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

- państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,

- państwa trzeciego.

Jest dokument, trzeba płacić podatek

Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT, gdy podatnik VAT wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązany do jego zapłaty. Zasada ta odnosi się również do sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego. Przepis ten przewiduje szczególny przypadek samoistnego powstania obowiązku podatkowego w efekcie samego wystawienia faktury wykazującej kwotę podatku od towarów i usług, przy czym obowiązek ten przyjmuje postać swoistej sankcji. Sankcja ta polega na tym, że niezależnie od zaistnienia obrotu (będącego podstawą opodatkowania VAT) oraz od rozmiarów i konsekwencji podatkowych tego obrotu, każdy wystawca tzw. pustej faktury powinien się liczyć z koniecznością zapłaty wykazanego w niej podatku. W konsekwencji przyjmuje się, że możliwość anulowania faktur należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę „wycofania się" podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Warunkiem jest jednak, aby faktury VAT nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez doręczenie ich kontrahentowi). Jeśli dany dokument wejdzie do obrotu prawnego, np. zostanie doręczony kontrahentowi, to należy go odpowiednio skorygować poprzez wystawienie korekty (wyrok WSA w Warszawie z 18 grudnia 2015 r., III SA/Wa 385/15).

Pomyłki się zdarzają

Jeśli podatnik wystawił fakturę, a towar nie został odebrany lub kontrahent zrezygnował z usługi lub faktura została omyłkowo wystawiona, to sprzedawca może ją anulować, jeżeli nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Nie ma możliwości anulowania faktury, która weszła już do obrotu prawnego (por. wyrok WSA w Białymstoku z 4 września 2013 r., I SA/Bk 99/13).

Może się zdarzyć, że faktycznie nie doszło do wykonania usługi czy wydania towaru, a podatnik wystawił fakturę, ale jej nie doręczył odbiorcy. W takim przypadku wystawca faktury powinien:

1. przekreślić oba egzemplarze faktury,

2. sporządzić na tych dokumentach adnotację kiedy i dlaczego zostały anulowane,

3. podpisać się pod adnotacją.

Przykład

Przedsiębiorca Maksymilian Maszkowski prowadzący firmę ABC z siedzibą w Nowym Tomyślu 16 sierpnia 2016 roku wystawił fakturę VAT nr 154/2016 potwierdzającą sprzedaż towaru. Faktura została włożona do koperty i przygoto- wana do wysłania. Dzień później pan Maksymilian zorientował się, że pomylił odbiorców. Faktura nie została wysłana, pan Maksymilian nadal dysponuje oryginałem faktury, więc postanowił ją anulować. Spiął oba egzemplarze faktury, przekreślił całość z adnotacją „faktura anulowana, błędny odbiorca", podał datę i złożył swój podpis. Anulowaną fakturę pozostawił w dokumentacji.

Anulowana faktura nie widnieje w rejestrze sprzedaży, a więc również nie ma jej w ewidencjach przychodów. To oznacza, że nie ma obowiązku zapłaty wynikającego z niej podatku.

Trzeba przechowywać

Anulowany w ten sposób dokument podatnik powinien przechowywać w osobnym zbiorze faktur anulowanych, aby w przypadku kontroli podatkowej móc wykazać dlaczego w ewidencji sprzedaży nie ma ciągłości numeracji. Może również, dla czystości zapisów i na okoliczność ewentualnej kontroli, prowadzić (w systemie miesięcznym lub rocznym) rejestr anulowanych faktur. Samodzielne anulowanie faktury należy jednak traktować jako wyjątek, a nie regułę.

Tylko korekta

Jeśli podatnik wprowadził omyłkowo wystawioną fakturę VAT do obrotu prawnego i ujął ją w ewidencji, a kontrahent wprowadził do swojej dokumentacji księgowej, to należy dokonać korekty. Korekta powinna nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej. Anulowanie faktury VAT poprzez jej zniszczenie nie jest możliwe (wyrok WSA w Opolu z 14 sierpnia 2013 r., I SA/Op 319/13).