Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r. (IBPP2/4512-718/15/BW).
Wnioskodawca (spółka) zajmuje się produkcją i sprzedażą karmy dla psów i kotów. W ramach swojej działalności nabywa towary i usługi, co dokumentuje fakturami w formie elektronicznej oraz papierowej.
Wnioskodawca przechowuje także w formie papierowej paragony i bilety potwierdzające wydatki poniesione przez jego pracowników, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone gotówką lub za pomocą służbowych kart kredytowych. Są to także ewidencje przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) potrzebne do realizacji zwrotów faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej.
Poniesione wydatki podlegają kontroli ze strony działu finansowego pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania.
Spółka planuje wdrożenie zmian w sposobie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów poprzez przechowywanie ich części lub całości w formie elektronicznej. Procedura zakładałaby, że zeskanowane dokumenty muszą być czytelne oraz kompletne, ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków, a po zakończeniu procesu akceptacji zwrotu kosztów dokumenty papierowe będą niszczone. Ważne jest, że w odniesieniu do formy elektronicznej ma być zachowana również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Jednak przechowywanie tych dokumentów w postaci papierowej generuje wysokie koszty dla spółki.