fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

Dokumenty VAT mogą być przechowywane w formie elektronicznej

www.sxc.hu
Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach, paragonach i biletach, także gdy przechowuje je wyłącznie w formie elektronicznej.

Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r. (IBPP2/4512-718/15/BW).

Wnioskodawca (spółka) zajmuje się produkcją i sprzedażą karmy dla psów i kotów. W ramach swojej działalności nabywa towary i usługi, co dokumentuje fakturami w formie elektronicznej oraz papierowej.

Wnioskodawca przechowuje także w formie papierowej paragony i bilety potwierdzające wydatki poniesione przez jego pracowników, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone gotówką lub za pomocą służbowych kart kredytowych. Są to także ewidencje przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) potrzebne do realizacji zwrotów faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej.

Poniesione wydatki podlegają kontroli ze strony działu finansowego pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania.

Spółka planuje wdrożenie zmian w sposobie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów poprzez przechowywanie ich części lub całości w formie elektronicznej. Procedura zakładałaby, że zeskanowane dokumenty muszą być czytelne oraz kompletne, ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków, a po zakończeniu procesu akceptacji zwrotu kosztów dokumenty papierowe będą niszczone. Ważne jest, że w odniesieniu do formy elektronicznej ma być zachowana również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Jednak przechowywanie tych dokumentów w postaci papierowej generuje wysokie koszty dla spółki.

W celu minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, spółka rozważa częściową zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów poprzez ich skanowanie i archiwizowanie w postaci plików elektronicznych. Dlatego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej zadała pytanie, czy w takiej sytuacji będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy o VAT.

Zdaniem spółki będzie ona mogła odliczyć VAT naliczany na zasadach określonych w ustawie o VAT zawarty na fakturach w przypadku przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej, według zasad zawartych w procedurze. Izba zgodziła się z argumentacją spółki i uznała jej stanowisko za prawidłowe.

Według izby zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe są dla potrzeb dokumentowania transakcji traktowane podobnie. Zastosowanie odliczenia w odniesieniu do elektronicznej czy papierowej postaci faktury nie jest różnicowane przez ustawodawcę, jednak uznanie faktury elektronicznej za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego musi być poprzedzone jej otrzymaniem (udostępnieniem) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.

Opis sprawy wskazuje na to, że wnioskodawca spełni wymogi odnoszące się do autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oprócz tego spółka będzie w stanie w każdej chwili zapewnić możliwość wydruku zeskanowych dokumentów oraz zapisania ich na nośniku danych. Organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej na żądanie będzie również miał możliwość natychmiastowego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie spółki, służącym ewidencjonowaniu wydatków pracowniczych (tzw. MobileExpense), według podziału na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Komentarz eksperta

Tomasz Dziadura, menedżer w dziale doradztwa podatkowego EY w zespole podatków pośrednich

Ministerstwo Finansów potwierdza, że przechowywanie faktur oraz paragonów w wersji papierowej nie jest konieczne przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Wystarczy przechowywanie tych dokumentów w wersji elektronicznej, po uprzednim ich zeskanowaniu. Takie rozwiązanie jest znacznym ułatwieniem dla podatników, gdyż w dużym stopniu odciąża ich administracyjnie, a także znacznie ogranicza koszty magazynowania i ułatwia szybki dostęp do odpowiednich dokumentów.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów znacznie ułatwi również odnalezienie dokumentów na potrzeby kontroli podatkowej - w przypadku żądania ze strony organu kontroli udostępnienia konkretnych dokumentów, wystarczy wydrukować dane pozycje i przedstawić je kontrolującym, bez konieczności przeszukiwania magazynów czy archiwów (co w szczególności jest istotne dla podatników posiadających dużą liczbę faktur).

W odniesieniu do formatu faktury, nie ma znaczenia czy dokument zapisany jest w PDF, czy w innym formacie, np.: TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP. Istotne jest tutaj spełnienie warunków do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną, tj. spełnienie warunków autentyczności jej pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Wydaną interpretację należy oceniać pozytywnie. Wydaje się, że opisany w interpretacji sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest korzystne zarówno dla podatników, jak i organów podatkowych. Dodatkowo, interpretacja ta potwierdza pozytywny trend w kształtowaniu się korzystnej dla podatników linii orzeczniczej w zakresie archiwizowania dokumentów finansowych.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA