Zakup paliwa za granicą - jak udokumentować

Jeżeli na odwrocie paragonu za benzynę zakupioną w Czechach przedsiębiorca wpisze swoje nazwisko, adres oraz nazwę nabytego towaru, to na tej podstawie będzie mógł wpisać wydatek po stronie kosztów w podatkowej księdze.

Publikacja: 20.10.2016 02:00

Zakup paliwa za granicą - jak udokumentować

Foto: www.sxc.hu

- Odbyłem podróż służbową do kontrahenta w Czechach. Podróżowałem samochodem osobowym, który jest środkiem trwałym w mojej firmie. Wyjazd do Czech miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi przychodami. W Czechach kupiłem benzynę do samochodu. Niestety nie otrzymałem faktury potwierdzającej zakup tej benzyny, a jedynie paragon. Czy zakup tego paliwa mogę zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pomimo braku faktury potwierdzającej jego zakup? – pyta czytelnik.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Wymagana treść dowodu księgowego

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Przepisy nie są rygorystyczne

Gdy na udokumentowanie zakupu paliwa służącego do napędu samochodu (środka trwałego w firmie), którym przedsiębiorca odbywa podróż służbową, posiada on faktury wystawione przez zagraniczne stacje paliw, to one są podstawą do zaewidencjonowania wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeżeli natomiast podatnik dysponuje tylko paragonem na potwierdzenie zakupu paliwa na zagranicznej stacji paliw, to również ma prawo do ujęcia takiego wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jak bowiem stanowi § 14 ust. 5 zdanie pierwsze rozporządzenia, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Wymagane dane

Stosownie do § 14 ust. 5 zdanie drugie rozporządzenia paragon powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Musi także określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką zrobiono zakup. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Rozumiem, że w przypadku opisanym w pytaniu paragon dokumentujący nabycie paliwa w Czechach zawiera te oznaczenia oraz dane. Jeżeli zatem na odwrocie paragonu przedsiębiorca uzupełni jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru, to na podstawie tego dokumentu będzie mógł zaewidencjonować wydatek po stronie kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

- Odbyłem podróż służbową do kontrahenta w Czechach. Podróżowałem samochodem osobowym, który jest środkiem trwałym w mojej firmie. Wyjazd do Czech miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi przychodami. W Czechach kupiłem benzynę do samochodu. Niestety nie otrzymałem faktury potwierdzającej zakup tej benzyny, a jedynie paragon. Czy zakup tego paliwa mogę zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pomimo braku faktury potwierdzającej jego zakup? – pyta czytelnik.

Pozostało 87% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Praca, Emerytury i renty
Płaca minimalna jeszcze wyższa. Minister pracy zapowiada rewolucję
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Sądy i trybunały
Trybunał Konstytucyjny na drodze do naprawy. Pakiet Bodnara oceniają prawnicy
Mundurowi
Kwalifikacja wojskowa 2024. Kobiety i 60-latkowie staną przed komisjami