Anulowanie faktury jest dopuszczalne, ale powinno być stosowane wyjątkowo. Takie wnioski można wyciągnąć z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie.
Wystąpiła o nią spółka, która działa w branży budowlanej. Realizuje wiele projektów i często przy ich fakturowaniu zdarzają się błędy. Przykładowo w cenie, ilości, nazwie usługi, danych nabywcy. Faktury z pomyłkami są generowane i drukowane. Spółka uważa, że na tym etapie można je jeszcze anulować. Przewiduje to jej wewnętrzna procedura. Oczywiście jeśli dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego. Ten warunek jest spełniony, jeśli egzemplarz faktury nie został wysłany do kontrahenta. A także wtedy, gdy dokument przesłano, ale kontrahent go oddał bez uwzględniania w ewidencji. W obu tych przypadkach spółka posiada oba egzemplarze faktury.
Zgodnie z wewnętrzną procedurą oba dokumenty się przekreśla, uniemożliwiając ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Umieszcza się też na nich adnotację „anulowano" wraz z informacją o przyczynie i okolicznościach. Jeśli faktura była ujęta w rejestrze VAT, zostaje ponownie wpisana ze znakiem ujemnym (w efekcie jej wartość wynosi zero).
Czy procedura jest prawidłowa? Zdaniem spółki to praktyczna forma wycofania się z błędu bez potrzeby wystawiania faktur korygujących.
Fiskus zgodził się z tym stanowiskiem. Podkreślił, że faktura jest dokumentem sformalizowanym i musi być wystawiona zgodnie z przepisami. Przede wszystkim powinna odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Skarbówka podkreśliła, że przepisy nic nie mówią o anulowaniu faktur. W praktyce jest to jednak dopuszczalne poprzez przekreślenie oryginału i kopii oraz dokonanie na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Dotyczy to tylko dokumentów, które nie zostały wprowadzone do obrotu.