VAT: jak skorygować błędne dane nabywcy na fakturze

Zdarza się, że sprzedawcy towarów lub usług podczas wystawiania faktur popełniają błędy w oznaczeniu nabywcy. Pomyłki takie mogą wynikać chociażby ze zwykłego przeoczenia czy z pośpiechu. Trzeba pamiętać, że w przypadku stwierdzenia błędu w fakturze pierwotnej, wymagane jest co do zasady wystawienie faktury korygującej. Fakturę korygującą „do zera" można natomiast wystawić, bez narażenia się na ryzyko sporu z fiskusem jedynie w przypadku, gdy fakturę otrzymał podmiot, który nie jest stroną transakcji (nigdy nie otrzymał i nie otrzyma świadczeń). Transakcja nigdy nie miała bowiem miejsca w odniesieniu do tego podmiotu. Kwestia „poprawienia" na fakturze błędnie wpisanego nabywcy budzi liczne wątpliwości przedsiębiorców.

Czytaj także: Nabywca na fakturze nie może być zmieniony notą korygującą

Storno wewnętrzne z opisem

W przypadku błędnych danych w fakturze odnośnie do nabywcy sporządzamy storno wewnętrzne z odpowiednim opisem i wystawiamy nową fakturę z poprawnymi danymi. Jeśli faktura pierwotna nie została wysłana do klienta, to oryginał i kopia pozostają w naszym archiwum z odpowiednim opisem. Jeśli natomiast faktura została już wysłana, to kontaktujemy się z klientem (błędnie wskazanym nabywcą) i prosimy o zwrot oryginału.

Przy stornie błędnej faktury nie ma wirtualnego zwrotu towaru. W systemie komputerowym mamy opcję wystawiania faktury bez przyjęcia / wydania z magazynu.

Na raz wydany towar jest w takim przypadku wystawiona:

? faktura z błędnymi danymi o nabywcy, faktura – storno z odpowiednim opisem błędu,

? faktura poprawna.

Czy procedura stosowana w naszej firmie jest poprawna?

W przypadku błędnych danych w fakturze odnośnie do nabywcy, sporządzają Państwo storno wewnętrzne z odpowiednim opisem i wystawiają nową fakturę z poprawnymi danymi. Jeśli faktura pierwotna nie została wysłana do klienta – w dokumentacji pozostaje oryginał i kopia z odpowiednim opisem. Takie postępowanie jest prawidłowe, pod warunkiem, że błąd ten polega na złym oznaczeniu nabywcy, np. faktura została wystawiona na podmiot, który niczego od Państwa nie zamawiał. W takim przypadku istnieje bowiem możliwość anulowania faktury, gdy nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego. Dla uniknięcia nieścisłości warto przy tym wskazać, że dochodzi w tej sytuacji do anulowania faktury.

Można uznać za dopuszczalne postępowanie polegające na kontaktowaniu się z klientem (błędnym nabywcą), który nie był stroną tran- sakcji w celu zwrotu przez niego oryginału faktury, która została już do niego wysłana i dostarczona. Organy podatkowe stoją bowiem obecnie na stanowisku, że możliwe jest również anulowanie faktury wysłanej do kontrahenta, jednak przez niego zwróconej, czyli w sytuacji, w której sprzedawca posiada w swojej dokumentacji dwa egzemplarze faktury. W takim przypadku warto jednak od nabywcy wskazanego w błędnej fakturze pobrać oświadczenie, że nie był stroną transakcji objętej daną fakturą i nie odliczył wskazanego w niej podatku.

Co można zmienić notą korygującą

Czy w sytuacji, gdy transakcja udokumentowana fakturą w rzeczywistości miała miejsce, jednak wskazano w niej błędnego nabywcę, można zamiast faktury korygującej wystawić notę korygującą na dane nabywcy?

W tym przypadku prawidłowe jest jedynie wystawienie faktury korygującej. Dochodzi bowiem tutaj do całkowitej zmiany kontrahenta. Za pomocą noty korygującej możliwe jest natomiast korygowanie jedynie pomyłek odnoszących się do konkretnego kontrahenta wskazanego już na fakturze (np. gdy nazwę i NIP padano prawidłowo, ale występuje błąd w adresie), a nie całkowita zmiana podmiotu transakcji.