Kasy fiskalne: kiedy trzeba zwrócić ulgę na zakup

Obowiązujące od początku 2015 roku przepisy sprawiły, że wielu przedsiębiorców (w tym lekarze i prawnicy) musiało wyposażyć się w kasy rejestrujące. Większość z nich z pewnością skorzystała z ulgi przysługującej w związku z zakupem tego urządzenia. Jednak w pewnych okolicznościach może wystąpić obowiązek zwrotu ulgi.

Nowy obowiązek

Podatnicy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym co do zasady muszą używać kas rejestrujących do ewidencjonowania sprzedaży. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Przykład

Pan Roman w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzi serwis i naprawę kserokopiarek. Obsługuje wyłącznie podmioty gospodarcze. W związku z tym nie musi prowadzić ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Przepisy rozporządzeń wykonawczych do ustawy o VAT określają warunki, w których podatnicy mogą jednak korzystać ze zwolnienia od obowiązku instalacji kasy. Reguły obowiązujące w tym zakresie od 1 stycznia 2015 r. zostały zdecydowanie zaostrzone, co skutkowało koniecznością instalacji tych urządzeń m.in. przez prawników, lekarzy, fryzjerów, kosmetyczki oraz mechaników samochodowych.

Przykład

Pani Joanna prowadzi zakład fryzjerski. Do końca 2014 r. korzystała ze zwolnienia z obowiązku instalacji kasy fiskalnej z uwagi na wysokość obrotu (sprzedaż na rzecz osób fizycznych), który rokrocznie nie przekraczał 20 000 zł. Nowe przepisy uniemożliwiają korzystanie ze zwolnienia przez podmioty świadczące usługi fryzjerskie (§ 4 pkt 2 lit. j rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Dlatego 1 marca 2015 r. pani Joanna rozpoczęła ewidencjonowanie sprzedaży na kasie.

Do odzyskania nawet 90 proc. ceny

Podatnicy instalujący urządzenia rejestrujące – jeżeli zrobią to we właściwych terminach oraz zgłoszą ten fakt organom podatkowym – mają możliwość skorzystania z ulgi na zakup kasy. Polega ona na odliczeniu od podatku (zwrocie – dla podatników zwolnionych podmiotowo albo przedmiotowo) kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania, w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł (art. 111 ust. 4-5 ustawy o VAT).

Przykład

Pan Marek jest prawnikiem. 1 marca 2015 r. obowiązany był rozpocząć ewidencjonowanie obrotu na kasie rejestrującej. W tym celu odpowiednio wcześniej złożył wymagane zgłoszenia i terminowo rozpoczął ewidencjonowanie na kasie. Kasę fiskalną nabył za kwotę 1200 zł netto. W związku z tym od zobowiązania w VAT za miesiąc marzec 2015 r. odliczył 700 zł tytułem ulgi.

Nieuprawniony musi oddać

Możliwość odliczenia bądź uzyskania zwrotu części wydatku poniesionego na zakup kas fiskalnych jest niewątpliwie wymierną korzyścią dla podatnika. Jednak wystąpienie pewnych okoliczności może skutkować koniecznością zwrotu zyskanej preferencji.

1. Przede wszystkim podatnicy są obowiązani do zwrotu ulgi, gdy skorzystali z niej, nie będąc do tego uprawnionymi – np. nie zgłosili w terminie do urzędu instalacji kasy, nie rozpoczęli w terminie ewidencjonowania sprzedaży na kasie.

2. Ponadto obowiązek zwrotu ulgi wystąpi, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania podatnicy zaprzestaną używania kas lub nie zgłoszą kasy w obowiązującym terminie do obowiązkowego przeglądu technicznego, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem ulgi (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

Warunki określone powyżej zostały rozwinięte w rozporządzeniu ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (DzU z 2013 r., poz. 163 ze zm.). W jego § 6 ust. 1 czytamy, że podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, jeśli w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

- zaprzestaną działalności;

- nastąpi otwarcie likwidacji;

- zostanie ogłoszona upadłość;

- nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych;

- odliczą ulgę z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia (przepisy te wskazują warunki odliczenia ulgi).

Zwrot powinien nastąpić na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu bądź kwartale (w zależności od sposobu rozliczania VAT), w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot albo do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot w przypadku podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo.

Przykład

Pani Marta od kwietnia 2013 r. prowadzi sklep wielobranżowy. Od początku istnienia sklep posiadał trzy stanowiska kasjerskie. Po zakupie kas odliczono w sumie 2100 zł tytułem ulgi (700 zł na każdą z kas). W styczniu 2015 r. pani Marta postanowiła ograniczyć zakres sprzedawanego asortymentu oraz zlikwidować jedno stanowisko kasjerskie. Ponieważ zaprzestano użytkowania jednej kasy fiskalnej przed upływem trzech lat od rozpoczęcia na niej ewidencjonowania, pani Marta obowiązana jest do zwrotu ulgi na jedną kasę – kwoty 700 zł.

W dalszej części artykułu wskazano okoliczności, których zaistnienie jest równoznaczne ze zwrotem ulgi.

1. Zaprzestanie używania

Zaprzestanie używania kasy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu za pomocą tego urządzenia powoduje konieczność zwrotu ulgi.

Przykład

ABC sp. z o.o. prowadzi sklep kosmetyczny. Od 1 marca 2014 r. ewidencjonuje obrót na. W związku z poniesieniem wydatku na zakup kasy spółka odliczyła 700 zł od podatku za kwiecień 2014 r. W styczniu 2015 r. zlikwidowała działalność ze względu na niską dochodowość. W związku z tym, że zaprzestała używania kasy przed upływem trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu, zobowiązana jest do zwrotu ulgi.

Pojęcie, którym posłużono się w przepisach – „zaprzestanie używania" – nie zostało zdefiniowane, co w praktyce powoduje problemy. Organy podatkowe uznają, że „zaprzestać" oznacza przerwać jakąś czynność, zaniechać robienia czegoś. Natomiast „używać" to posłużyć się czymś, zastosować coś jako środek czy narzędzie. Dlatego bez znaczenia są tu przyczyny, z jakich podatnik zaprzestał używania kasy, tj. czy było to wynikiem nieumyślnego zdarzenia losowego, czy wynikało bezpośrednio z zaplanowanego działania (tak stwierdziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 25 kwietnia 2012 r., ITPP1/443-153/12/KM).

Przykład

Pan Jakub od stycznia 2012 r. do lutego 2015 r. prowadził działalność gospodarczą. Od początku działalności używał kasy fiskalnej, przy której zakupie skorzystał z ulgi. Z protokołu odczytania zawartości kasy fiskalnej wynika, że ostatnią sprzedaż pan Jakub zarejestrował w listopadzie 2014 r. Co prawda, przedsiębiorca formalnie prowadził działalność dłużej niż trzy lata, jednak faktycznie zaprzestanie użytkowania kasy nastąpiło jeszcze przed upływem tego okresu. Z tego względu obowiązany jest do zwrotu ulgi.

Z zaprzestaniem używania będziemy mieli do czynienia nawet w sytuacji, gdy kasa używana dotychczas do ewidencjonowania obrotu zostanie przeniesiona do używania jako kasa rezerwowa (Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 16 lipca 2015 r., IPTPP3/4512-104/15-4/ALN). Co jednak w przypadku czasowego zaprzestania użytkowania kasy w wyniku zawieszenia działalności gospodarczej? Organy podatkowe odróżniają zaprzestanie używania od wstrzymania używania kasy na określony czas. Warunkiem braku konieczności zwrotu ulgi jest wtedy wznowienie działalności po okresie zawieszenia oraz to, aby sumaryczny okres używania kasy (przed i po zawieszeniu) przekraczał trzy lata (Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 15 grudnia 2014 r., ITPP1/443-1177/14/AJ).

Przykład

Pani Agnieszka od 1 stycznia 2011 r. używa kasy fiskalnej w prowadzonej działalności gospodarczej. Przy jej nabyciu odliczyła ulgę. W lipcu 2011 r. zawiesiła działalność do 1 stycznia 2012 r. Po wznowieniu działalności prowadzi ją do dziś. Mimo że od lipca 2011 r. – a więc już kilka miesięcy po rozpoczęciu ewidencjonowania obrotu na kasie – do stycznia 2012 r. miała przerwę w używaniu kasy, nie będzie obowiązana do zwrotu ulgi. Łączny czas używania kasy (przed zawieszeniem i po zawieszeniu) wyniósł ponad trzy lata.