18 kwietnia br. weszła w życie ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa o elektronicznym fakturowaniu). Zostały w niej ustalone nowe nieznane dotychczas mechanizmy w zakresie przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Chociaż w ustawie o VAT instytucja faktur elektronicznych jest znana podatnikom od lat, to wprowadzone rozwiązania przewidują zarówno szczególną formułę elektronicznego fakturowania, jak i ustalają odrębne reguły związane z ich stosowaniem. Na pierwszy plan wysuwa się tutaj aspekt obszarów stosowania elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, a także odrębności proceduralne, tj. brak konieczności akceptacji odbiorcy takiej faktury dla jej zastosowania przez wystawcę oraz szczególne, przewidziane dla faktury ustrukturyzowanej elementy jej treści.
Czytaj także:
Czy zamawiający muszą przyjąć e-fakturę od wykonawcy
Obszary stosowania
Stosowanie faktury ustrukturyzowanej znajduje zastosowanie w obszarze zamówień publicznych, a więc dla celów dokumentowania czynności dokonywanych przez wykonawcę na rzecz zamawiającego w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych, a także ustawy o umowie koncesji oraz podmiotu publicznego w rozumieniu ustawy o partnerstwie publicznoprawnym. Konsekwencję wprowadzenia opisywanego rozwiązania jest konieczność zapewnienia informatycznej infrastruktury pozwalającej na dokumentowanie w ten sposób czynności pomiędzy tymi stronami (Platforma Elektronicznego Fakturowania – PEF), a także wymóg posiadania przez zamawiającego konta na PEF. Ponieważ, stosownie do regulacji ustawy o elektronicznym fakturowaniu, zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy, to wprowadzono obowiązek posiadania przez zamawiającego konta na PEF przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
Dla możliwości zastosowania „tradycyjnej" faktury elektronicznej wystawianej zgodnie z przepisami ustawy o VAT (np. w pliku pdf), konieczne jest uzyskanie zgody (akceptacji) odbiorcy faktury. Akceptacja ta nie jest jednak wymagana w odniesieniu do stosowania przez wykonawcę ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, co wynika z art. 4 ust. 1 ustawy o fakturowaniu elektronicznym. Odbiorca ustrukturyzowanej faktury, a więc zamawiający ma obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, oczywiście w obszarach, w odniesieniu do których zastosowanie znajduje ustawa o elektronicznym fakturowaniu. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, przepisów tej ustawy nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, i umów zawartych w wyniku takich postępowań, czyli przed 18 kwietnia 2019 r.
