Faktura konsumencka nie powoduje obowiązku zapłaty VAT

- Spółka prowadzi sprzedaż wyrobów AGD na rzecz firm oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż dla tych ostatnich ewidencjonuje na kasie rejestrującej. Dla zachowania przejrzystości rozliczeń, w szczególności dla precyzyjnego udokumentowania rodzaju i zakresu wykonanego świadczenia, spółka dokumentuje całość sprzedaży za pomocą faktur. Dokumenty takie są wystawiane zarówno w przypadku świadczeń wykonywanych dla przedsiębiorców, jak i dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury wystawiane są bez względu na to, czy klient zażądał dokumentu. Gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (domniemanie wobec braku NIP i informacji o statusie przedsiębiorcy) Wystawiając fakturę spółka rejestruje sprzedaż w ewidencji prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej. Jeżeli nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie składa żądania fakturowania, wówczas moduł fakturujący systemu emituje dokument, który w miejsce danych przywołuje zapis: „Nabywca detaliczny" (tzw. faktura konsumencka – na potrzeby wewnętrzne). Dokument taki pozostaje w spółce, jest dowodem technicznym wystawianym wyłącznie na jej potrzeby wewnętrzne i w żaden sposób nie jest wprowadzany do obrotu prawnego.

Czy spółka może w opisany sposób dokumentować za pomocą faktur konsumenckich, bez odrębnego żądania, całą sprzedaż, w tym dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i czy w związku z tym nie wystąpią po stronie spółki żadne dodatkowe obowiązki w zakresie zapłaty VAT z tzw. „pustej faktury"? – pyta czytelnik.

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem (zob. art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Trzy miesiące na żądanie

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą wymienione czynności, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (m.in. dostawy mediów), oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT – jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (zob. art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Z przepisów tych wynika, ze zasadniczo podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, jednak nie ma on obowiązku wystawienia faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obowiązek wystawienia faktury na rzecz takiego nabywcy pojawia się dopiero w sytuacji, gdy zażąda on w terminie trech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jeden dowód

W analizowanej sprawie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowana jest za pomocą kasy fiskalnej. Niezależnie od tego klient indywidualny może wystąpić o wystawienie faktury VAT. Spełnienie żądania wystawienia faktury nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeżeli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż, paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi podatnik pozostawia w swojej dokumentacji. Dokumentem potwierdzającym sprzedaż może być paragon lub faktura. Jeżeli nabywca jako dokument potwierdzający transakcję otrzyma fakturę, sprzedawca nie wydaje mu paragonu, który musi pozostawić w swojej dokumentacji.

Podatnicy sprzedający na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani drukować paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy (zob. art. 11 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT).

Gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1 ustawy o VAT).

Dwa przypadki

Fakturę dokumentującą sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można wystawić, co do zasady, jedynie w dwóch przypadkach:

- w momencie sprzedaży – sprzedawca pozostawia wtedy w swoich dokumentach paragon z tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę sprzedaż,

- jeżeli nabywca wystąpi z tym żądaniem w określonym przepisami terminie, jednakże warunkiem wystawienia faktury jest w tym przypadku zwrot paragonu, który powinien trafić do dokumentacji wystawcy.

W obu przypadkach wystawienie faktury i przekazanie nabywcy indywidualnemu faktury zamiast paragonu odbywa się przy czynnym udziale nabywcy.

Nie ma zakazu

Przepisy ustawy o VAT regulują jedynie kwestie, kiedy powinna zostać wystawiona faktura dotycząca czynności, o których mowa w art. 5 ustawy o VAT. Jednocześnie ustawa o VAT nie wprowadza zakazu fakturowania (dokumentowania) w przypadkach innych niż przewidziane wprost w ustawie o VAT. Przepisy ustawy o VAT nie zabraniają wystawiania dokumentów nazywanych fakturami w innych sytuacjach, które wynikają z potrzeb dokumentacyjnych podatnika.

Nie wszystkie wymogi są spełnione

W analizowanej sprawie spółka wystawia opisany jako faktura dokument (tzw. fakturę wewnętrzną) w jednym egzemplarzu, wyłącznie dla własnych celów technicznych. Opisany jako faktura dokument będzie już w ewidencji prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej. Nabywca nie będzie otrzymywał tego dokumentu. Co więcej – nie będzie na nim danych identyfikujących nabywcę. Zamiast nich będzie zapis „Nabywca detaliczny". Faktury te nie zawierają NIP nabywcy – zatem dokumenty te nie spełniają wszystkich elementów wymogów określonych w przepisach dotyczących faktur w rozumieniu ustawy o VAR. Taki dokument nie może być więc traktowany jako faktura w rozumieniu ustawy o VAT, mimo że na potrzeby wewnętrzne nazywany jest fakturą konsumencką. Ponieważ przedmiotowe dokumenty nie są w żaden sposób wprowadzane do obrotu gospodarczego, to nie będą uznane za faktury, które spółka ma obowiązek wystawić na podstawie art. 106b ustawy o VAT.

Spółka może na własne cele sporządzać różnorodne dokumenty, jednak nie wszystkie będą traktowane jako faktury, o których mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Opisane dokumenty sporządzane przez spółkę na jej potrzeby wewnętrzne i dokumentujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie spowodują, że po stronie spółki wystąpią zobowiązania do zapłaty VAT.

Tylko z nazwy

Ponieważ wystawiane przez spółkę dokumenty nazywane przez nią fakturami konsumenckimi w rzeczywistości nie spełniają kryteriów dotyczących faktur i nie dotyczą czynności, które nie zostały wcześniej opodatkowane, to po stronie spółki nie wystąpią żadne dodatkowe obowiązki w zakresie zapłaty VAT z tzw. pustej faktury na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacjach: z 16 lutego 2016 r. (IPPP3/4512-948/15-2/IG) i z 5 stycznia 2017 r. (1462-IPPP3.4512.744.2016.1.ISK). ?

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 710 ze zm.)

Obowiązkowe elementy faktury

Faktura wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej powinna zawierać elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT.

Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 1 – pkt 15 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in.:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;