fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

Ewidencja VAT - jak zorganizować

Fotolia.com
W systemach informatycznych rachunkowości należy zaprojektować bazy danych, służące nie tylko do sporządzania okresowej obligatoryjnej sprawozdawczości finansowej, ale także do określania rozrachunków publicznoprawnych.

Współczesne systemy prawno-gospodarcze charakteryzują się autonomią prawa bilansowego i prawa podatkowego. W Polsce podstawowym źródłem prawa bilansowego, będącego ogółem norm prawnych regulujących podstawowe zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarcze, jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zadaniem rachunkowości jest dostarczanie wiarygodnych informacji różnym odbiorcom zewnętrznym i wewnętrznym poprzez wierne i rzetelne opisywanie rzeczywistości gospodarczej, w tym również opisywanie podatkowych skutków zaistniałych zdarzeń. Tym samym, system rachunkowości jest podstawowym systemem informacyjnym pozwalającym w szerokim zakresie zaspokajać wymagania podatkowe. Fakt ten został podkreślony w przepisach prawa, gdyż – zgodnie z zapisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – księgi rachunkowe zostały uznane za księgi podatkowe.

W konsekwencji uznaje się, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone również dla celów podatkowych, czyli w celu terminowego i prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego w wysokości przewidzianej przez przepisy prawa podatkowego. Zasada ta ma swoje odzwierciedlenie również w prawie bilansowym, gdyż ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki gospodarcze do prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, w sposób umożliwiający m.in. terminowe sporządzenie deklaracji podatkowych (art. 24 uor). W konsekwencji, księgi te muszą sprostać zarówno wymaganiom stawianym przez prawo bilansowe, jak i prawo podatkowe.

Informacje dla firmy i dla organów

Ujmowane w księgach rachunkowych informacje dotyczące rozliczeń podatkowych muszą być dostępne zarówno dla jednostki prowadzącej te księgi, jak i dla organów skarbowych kontrolujących prawidłowość rozliczeń podatkowych. Jednostki gospodarcze zmuszone są tym samym do prowadzenia dodatkowej, rozbudowanej ewidencji szczegółowej, która uwzględniałaby potrzeby informacyjne organów skarbowych. Taka ewidencja może być prowadzona wraz z księgami rachunkowymi (stanowiąc ich integralną część, jak np. rejestry prowadzone dla podatku od towarów i usług), bądź samoistnie, niezależnie od zapisów księgowych (np. ewidencja przebiegu pojazdu).

Poprzez plan kont i kartoteki

Najczęściej spotykaną formą przystosowania ksiąg rachunkowych do potrzeb podatkowych jest rozbudowa planu kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych oraz prowadzenie odrębnych kartotek uszczegóławiających informacje podatkowe (np. rejestry tworzone dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług). Należy przy tym pamiętać, że zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym sposób powiązania księgi głównej z księgami pomocniczymi) powinny być ujęte w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Oznacza to, że w systemach informatycznych rachunkowości należy zaprojektować bazy danych, służące nie tylko do sporządzania okresowej obligatoryjnej sprawozdawczości finansowej, ale także do określania obciążeń podatkowych i w konsekwencji rozrachunków publicznoprawnych.

Alokacja podatku

Charakterystyczną cechą podatku od towarów i usług jest obciążenie nim wartości dodanej, czyli przyrostu wartości w każdej fazie produkcji i wymiany. Podatek ten jest pobierany w każdej fazie cyklu wytwórczego danego towaru lub usługi, a jego wartość jest wliczana do ceny sprzedaży. Co do zasady, faktyczny ciężar tego podatku ponosi kupujący i z tego względu VAT zaliczany jest do podatków pośrednich.

Podatek od towarów i usług w modelowej (podstawowej) formie jest tzw. podatkiem rozrachunkowym, czyli przenoszony jest do następnej fazy cyklu wytwórczego danego towaru lub usługi. Przy klasycznej transakcji sprzedaży podatek ten stanowi z jednej strony zobowiązanie z tytułu podatku należnego, z drugiej zaś należność od odbiorcy towaru lub usługi. Z kolei zakup towaru lub usługi, obciążony VAT, jest zobowiązaniem wobec dostawcy oraz zmniejszeniem zobowiązania publicznoprawnego z tytułu VAT.

Modelowe rozliczenie bywa zakłócone

Jednak w praktyce ustawodawca wprowadził wiele uregulowań zaburzających modelowe rozliczenie VAT. W przypadku braku prawa do odliczenia podatku naliczonego jego wartość może zostać zaliczona na poczet ceny zakupu składnika aktywów (i następnie pośrednio obciążać koszty działalności) lub bezpośrednio obciążać koszty działalności. W pewnych szczególnych sytuacjach VAT może także zwiększyć przychody jednostki gospodarczej (w sytuacji wykorzystywania towarów i usług do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje – korekta in plus podatku naliczonego zwiększa pozostałe przychody operacyjne).

Niezależnie jednak od ujęcia VAT w księgach rachunkowych należy stwierdzić, że nie jest on podatkiem z założenia obciążającym koszty działalności podatnika (jak np. podatek od nieruchomości czy podatek od środków transportu) ani podatkiem zależnym od rezultatu i wyników działalności podatnika (taką funkcję pełni podatek dochodowy).

Jak księgować

Z uwagi na szeroką gamę czynności opodatkowanych VAT oraz ich różnorodną treść ekonomiczną istnieje potrzeba szczegółowego ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych obciążonych tym podatkiem. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do niej nie narzucają określonej formy i sposobu prowadzenia ewidencji, pozostawiając podatnikom pełną dowolność w tym zakresie. Ewidencja ta musi jednak uwzględniać różne niuanse, wynikające z ustawy o VAT, które w praktyce sprowadzają się do dwustopniowej ewidencji: w księdze głównej oraz w księgach pomocniczych.

Prawidłowe ujęcie w księgach rachunkowych i wykazanie w sprawozdaniu finansowym kwot podatku od towarów i usług wymaga wprowadzenia do wykazu kont księgi głównej (planu kont) co najmniej następujących kont:

- „VAT należny",

- „VAT naliczony",

- „Korekty VAT naliczonego",

- „Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".

Uszczegółowienie ewidencji w ramach księgi głównej zależy od zastosowanej polityki rachunkowości, na którą składa się wiele czynników. Przedstawiony wykaz kont księgi głównej stanowi niezbędne minimum, pozwalające na prawidłowe rozliczenie VAT oraz sporządzenie sprawozdania finansowego.

Na koncie „VAT należny" należy ujmować kwoty stanowiące zobowiązanie z tytułu wykonania czynności opodatkowanych VAT. Każda kwota podatku zaksięgowana na tym koncie powinna zostać równocześnie wprowadzona do rejestru VAT tego okresu sprawozdawczego, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym.

Podobnie funkcjonuje konto „VAT naliczony", z tym że służy ono do ujmowania kwot podatku naliczonego podlegającego odliczeniu od podatku należnego. Każda operacja zaksięgowana na tym koncie jest równocześnie ujęta w odpowiednim rejestrze VAT z uwzględnieniem okresu sprawozdawczego, w którym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Na koniec okresu sprawozdawczego wymienione konta mogą wykazywać salda końcowe, które oznaczają fakt ujęcia w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriałową operacji gospodarczych, które dla celów VAT są rozliczane w innych okresach sprawozdawczych. Opcjonalnie można prowadzić ewidencję takich zdarzeń na kontach „VAT należny do rozliczenia" oraz „VAT naliczony do rozliczenia".

Z kolei prowadzenie konta „Korekty VAT naliczonego" jest niezbędne u podatników wykonujących czynności opodatkowane VAT oraz zwolnione od tego podatku. Na koncie tym należy księgować kwoty podatku naliczonego obliczone na podstawie faktycznego stosunku sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży ogółem ustalonej za poprzedni rok podatkowy.

Konto „Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT" służy do okresowego rozliczenia łącznej kwoty VAT należnego, stanowiącego zobowiązanie za dany okres, oraz łącznej kwoty VAT naliczonego, podlegającego odliczeniu w danym okresie. Kwoty podatku ujęte na tym koncie na koniec każdego okresu sprawozdawczego powinny być zgodne z kwotami ujętymi w deklaracji podatkowej sporządzonej za ten okres.

Pomocnicza, szczegółowa...

Jak wcześniej wspomniano, poza ujmowaniem zdarzeń na kontach księgi głównej należy równocześnie prowadzić szczegółową ewidencję pomocniczą, stanowiącą podstawę do prawidłowego rozliczenia tego podatku. Ewidencja podatkowa, prowadzona przez podatników VAT czynnych zobowiązanych do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, stanowi element ksiąg rachunkowych określany jako konta ksiąg pomocniczych (por. art. 17 ust. 1 uor). Ustawa o rachunkowości obliguje do prowadzenia kont ksiąg pomocniczych m.in. dla operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych) oraz operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych). Oznacza to, że prowadzone przez jednostkę rejestry VAT stanowią właśnie księgi pomocnicze, będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów ujmowanych na kontach księgi głównej.

...np. w formie rejestrów

W praktyce gospodarczej pomocnicza ewidencja podatkowa jest prowadzona najczęściej w formie rejestrów VAT. Zakres danych w nich ujawnianych powinien umożliwiać dokonanie okresowego rozliczenia tego podatku (poprzez sporządzenie deklaracji dla podatku od towarów i usług oraz informacji podsumowującej) oraz równocześnie zaspokajać zapotrzebowanie informacyjne organów skarbowych zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz informacjami podatkowymi przesyłanymi w postaci pliku JPK-VAT >patrz ramka.

Nie ma jednego wzoru

Jak wcześniej zasygnalizowano, nie ma ustalonego obowiązkowego wzoru ewidencji na potrzeby rozliczania VAT. Rodzaje prowadzonych rejestrów VAT oraz ich szczegółowość zależą przede wszystkim od wymogów ustawowych, wzorów deklaracji podatkowych, potrzeb informacyjnych organów skarbowych oraz od specyfiki i różnorodności prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Minimalny zakres rejestrów VAT obejmuje rejestr sprzedaży oraz rejestr zakupu towarów i usług.

Przykład

W przypadku realizacji transakcji transgranicznych konieczne jest prowadzenie rejestru wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, eksportu i importu towarów, jak również rejestrów świadczonych i nabywanych usług transgranicznych. Oczywiście w zależności od potrzeb i specyfiki rozliczeń VAT, a także w celu zwiększenia przejrzystości można prowadzić kilka rejestrów dla danej grupy czynności lub rozbudować je w zależności od potrzeb, np. rejestr zakupu można podzielić na osobne rejestry: zakupów towarów i usług zaliczonych do środków trwałych i zakupów pozostałych.

Dane ujmowane w rejestrach VAT muszą odpowiadać okresom rozliczeniowym, jakie obowiązują danego podatnika (miesięczne lub kwartalne) oraz powinny umożliwiać zarówno identyfikację kontrahentów (dostawców i odbiorców), jak i zawierać dane liczbowe niezbędne do prawidłowego rozliczenia VAT (m.in. podstawę opodatkowania, stawkę podatku i kwotę podatku).

Jakie dane są niezbędne

Ewidencja prowadzona na potrzeby VAT powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia:

- przedmiotu i podstawy opodatkowania,

- wysokości kwoty podatku należnego,

- korekt podatku należnego,

- kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,

- korekt podatku naliczonego,

- kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

- inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,

- nazwy usługi, wartości usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze – w przypadku podatników świadczących usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju,

- inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji, informacji podsumowującej oraz rozliczenia podatku.

CV

Katarzyna Zasiewska jest doktorem nauk ekonomicznych, wieloletnim wykładowcą w Katedrze Rachunkowości w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, członkiem i wykładowcą Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oraz członkiem Komisji Egzaminacyjnej i Okręgowego Sądu Koleżeńskiego Oddziału Okręgowego SKwP w Warszawie.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA