- Pracownicy naszej firmy, wykonując obowiązki służbowe, korzystają z telefonów komórkowych. Każdy pracownik ma określony limit korzystania z telefonu (określony liczbą darmowych minut wynikających z abonamentu). Za rozmowy wykonane ponad ustalony limit pracownik musi zapłacić sam. Jak prawidłowo ująć koszty prywatnych rozmów pracowników w księgach rachunkowych? – pyta czytelnik.
Co do zasady koszty zakupu usług telekomunikacyjnych stanowią dla firmy koszty działalności operacyjnej i są księgowane na koncie „Usługi obce". Podstawą zaewidencjonowania kosztu jest faktura otrzymana od firmy telekomunikacyjnej. Ujmując koszty rozmów telefonicznych warto pamiętać o właściwym momencie ich zarachowania. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (uor), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że poniesione wydatki muszą obciążać koszty okresu sprawozdawczego, którego dotyczą (w którym prowadzone były rozmowy), niezależnie od terminu wystawienia faktury bądź jej opłacenia.
Jak świadczenie usług
Rozliczanie prywatnych rozmów pracowników jest – na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o VAT – świadczeniem usług i podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych.
Po otrzymaniu faktury od firmy telekomunikacyjnej pracodawca obciąża pracownika ustaloną częścią kosztów rozmów telefonicznych. W przypadku opisanym w pytaniu będzie to kwota powyżej limitu abonamentu. W praktyce dokumentem, na podstawie którego firma obciąża pracownika kosztami prywatnych rozmów telefonicznych, jest najczęściej faktura (refaktura) VAT.
Refakturując koszty na pracowników spółka powinna zastosować taką samą stawkę VAT, jaka widniała na fakturze pierwotnej.
