System VAT najczęściej bywa nazywany systemem fakturowym. Oznacza to w największym skrócie, że obowiązuje zasada: „Jest faktura – jest VAT, nie ma faktury – nie ma VAT". Jak jednak zostanie wykazane w niniejszym artykule, zdarzają się przypadki, które występują głównie w samorządach i innych podmiotach publicznych (choć nie tylko), że nawet gdy nie ma faktury, jest konieczność zaewidencjonowania i zadeklarowania podatku od towarów i usług.
Są zasady...
Zasadą jest, że wykonanie odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnych świadczeń usług jest objęte VAT (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Wykonanie tych czynności musi więc być zarówno zaewidencjonowane w rejestrach VAT, jak i zadeklarowane w deklaracji VAT-7.
Jednakże – mimo konieczności zaewidencjonowania czynności opodatkowanych VAT w rejestrach VAT oraz zadeklarowania ich w deklaracji VAT-7 – nie zawsze muszą być one udokumentowane fakturami.
Jak wskazuje art. 106b ust. 1 w związku z ust. 3 ustawy o VAT, udokumentowanie fakturą wykonania odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnych świadczeń usług objętych VAT jest konieczne, ale tylko gdy czynności są świadczone dla przedsiębiorców, tj. podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz dla osób prawnych nieprowadzących działalności gospodarczej. I także tylko wtedy, gdy są świadczone ze stawkami VAT. W tych i tylko w tych przypadkach muszą być zawsze wystawiane faktury.
Faktury takie są następnie ewidencjonowane, ze szczególnym uwzględnieniem NIP kontrahenta zarejestrowanego jako podatnik czynny. Muszą także trafić do JPK_VAT przekazywanego urzędowi skarbowemu oraz zostać zadeklarowane w deklaracji VAT-7.
