Prywatne użycie firmowego auta bez VAT Potencjalna możliwość użycia auta prywatnie nie ogranicza preferencji

Sprawa dotyczyła prawa do pełnego odliczenia VAT od zakupów eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem przez pracowników samochodów służbowych. Z wnioskiem o wykładnię przepisów wystąpiło przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją maszyn i urządzeń dla sektora górniczego. Wyjaśniło, że jest pracodawcą, płatnikiem PIT i czynnym podatnikiem VAT. W swojej działalności użytkuje służbowe pojazdy samochodowe, z których część została przydzielona zatrudnionym pracownikom w celu umożliwienia im właściwej realizacji powierzonych obowiązków służbowych.

Zasady używania aut są określone w regulaminie. Przewiduje on dwie kategorie służbowych pojazdów samochodowych, tj. używane wyłącznie do celów służbowych oraz wykorzystywane zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.

Po szczegółowym opisie zasad korzystania i nadzorowania użytku aut w firmie spółka zapytała o pełne prawo do odliczenia VAT. Chciała się upewnić, czy użycie samochodu służbowego, kwalifikowanego na podstawie art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, dla którego prowadzona jest ewidencja, użytkowanego przez pracownika także w celu dojazdu do/z miejsca zamieszkania w związku z uczestnictwem w negocjacjach, podróżą służbową bądź koniecznością odbioru samochodu z naprawy po pracy lub w czasie weekendu powinna traktować jako użycie samochodu służbowego w celach prywatnych.

Spółka uważała, że takie sytuacje nie stanowią użycia samochodu służbowego w celach prywatnych w rozumieniu ustawy o VAT. A więc nie przekreśla to jej prawa do pełnego odliczenia VAT.

Fiskus nie potwierdził tego stanowiska. Co prawda przyznał, że przepisy nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego, ale jego zdaniem spółka stworzyła procedury, które nie wykluczają użycia przez pracowników samochodów do celów niezwiązanych z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Co więcej, w ocenie urzędników zasady używania aut przewidują wręcz ich użycie do celów mieszanych.

Rację przyznał firmie dopiero Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu. Tak jak fiskus, WSA podkreślił, że ustawodawca nie określił w jaki sposób podatnik ma zapewnić w swojej firmie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Jednak zdaniem sądu można to zrobić np. za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów bądź zarządzeń, wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa i sposobu używania pojazdów dla jego celów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Obowiązkiem podatnika jest ustalenie takich zasad używania pojazdów, które wykluczą ich wykorzystanie do użytku prywatnego, i muszą jednocześnie istnieć zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie.

WSA zauważył, że skarżąca planuje użytkować samochody służbowe wyłącznie do działalności gospodarczej. Wprowadzi bezwzględny zakazuje ich używania do celów prywatnych. Zakaz ten znajdzie odzwierciedlenie w ustalonych w regulaminie zasad i sposobu wykorzystania pojazdów służbowych, potwierdzonych powadzoną dla nich ewidencją przebiegu. Spółka wprowadzi także mechanizmy kontroli używania pojazdów. Zasady te realizują postulat wyłącznego ich wykorzystywania do działalności gospodarczej, wykluczając jednocześnie ich użycie do innych celów.

Pojazdy są wyposażone w system lokalizacji satelitarnej pojazdów, zapewniający ewidencjonowanie eksploatacji służbowych pojazdów samochodowych. Wprowadzone będą także raporty, które pozwalają na rozliczenie tras przejazdów oraz ilości zużytego paliwa.

Opisane przez skarżącą zasady użytkowania aut potwierdzają, że w firmie spełnione zostaną warunki pozwalające na odliczenie pełnej kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z tymi samochodami.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 2 czerwca 2016 r. (I SA/Wr 191/16).

—Aleksandra Tarka