Z art. 193a § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) wynika, że w przypadku prowadzenia przez podatnika ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.
Z kolei art. 193a § 2 o.p. stanowi, że struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. To właśnie dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.o., stanowią Jednolity Plik Kontrolny, czyli w skrócie JPK.
Czytaj także: Uwaga na VAT od nieodpłatnych usług
Na żądanie organów
W ramach realizacji tego obowiązku podatnicy są obowiązani przekazywać na żądanie organów podatkowych w formacie JPK między innymi dowody księgowe. Dotyczy to w szczególności faktur, a precyzyjniej – faktur sprzedażowych. Z komunikatu Ministerstwa Finansów wynika, że obowiązek przekazywania na żądanie organów podatkowych dowodów księgowych nie obejmuje faktur zakupowych. Obowiązek ten jest realizowany poprzez przekazywanie plików JPK_FA.
Nie ma odpłatności
Przyjmuje się, że czynności nieodpłatnych podlegających opodatkowaniu VAT (na podstawie art. 7 ust. 2 lub art. 8 ust. 2 ustawy o VAT) nie dokumentuje się fakturami. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r. (IPPP1/ 4512-317/15-5/AKo): „obowiązujące obecnie przepisy nie nakładają na podatników żadnych formalnych obowiązków w zakresie dokumentowania fakturami nieodpłatnych dostaw towarów. Co więcej, z art. 106a pkt 1 w powiązaniu z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wynika, że fakturę wystawia się, jeśli dokumentuje ona sprzedaż (rozumianą m.in. jako odpłatna dostawa towarów). Przepis art. 7 ust. 2 powołanej ustawy zrównuje nieodpłatne przekazanie towarów z dostawą, jednak tylko dla celów opodatkowania. Opisana przez Wnioskodawcę czynność nieodpłatnego wydania towarów, będących towarami handlowymi i produktami Spółki, nie wypełnia jednak definicji sprzedaży, gdyż mimo że dochodzi do dostawy, to nie dochodzi do odpłatności ze strony obdarowanego. Odbiorca otrzymujący ww. towary nieodpłatnie nie ponosi ciężaru ekonomicznego podatku od towarów i usług. Nie można zatem w takiej sytuacji wystawić faktury, o której mowa w art. 106b ust. 1 cyt. ustawy".