fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

Faktura wystawiona do paragonu: jak dokumentować zwrot towaru

123RF
Zapis w odrębnej ewidencji korekt kasowych powinien być wykazany w dniu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru, który oddawszy dokument z kasy fiskalnej przy zakupie poprosił o wystawienie faktury.

- W jaki sposób powinien być dokumentowany zwrot towarów z faktury wystawionej do paragonu dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej? Czy wystarczy wpis w ewidencji zwrotów czy należy wystawić fakturę korygującą? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik (sprzedawca) nie jest zobowiązany do dokumentowania transakcji fakturą w sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (wyjątkiem jest tu dokonywana na rzecz takiej osoby sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów). Jednak, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą te transakcje, jeżeli nabywca zgłosi żądanie jej wystawienia w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być, co zasady, ewidencjonowana na kasie rejestrującej i dokumentowana paragonem fiskalnym.

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Muszą oni drukować paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT).

Paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający transakcję sprzedaży (zob. § 2 pkt 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Gdy sprzedaż została udokumentowana zarówno paragonem fiskalnym, jak i fakturą sprzedawca ma obowiązek zachować w swej dokumentacji oryginał i kopię paragonu fiskalnego. Musi zatem odebrać od nabywcy oryginał paragonu fiskalnego i dołączyć go do pozostającego u niego egzemplarza faktury.

Gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (zob. art. 106h ust. 1 ustawy o VAT).

W toku prowadzonej działalności gospodarczej mogą zachodzić przypadki powodujące konieczność skorygowania podstawy opodatkowania lub kwoty podatku. Jednym z takim przypadków jest wskazany w analizowanym problemie zwrot towarów.

Podstawę opodatkowania obniża się m.in. o wartość zwróconych towarów (zob. art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT). Przepis ten dotyczy każdego zwrotu towarów, niezależnie od sposobu udokumentowania jego sprzedaży (np. zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej lub udokumentowanego fakturą). Inaczej przedstawia się jednak kwestia dokumentowania zwrotu towarów, gdy sprzedaż jest udokumentowana paragonem fiskalnym, a inaczej, gdy jest udokumentowana fakturą.

Wariant 1. Tylko paragon fiskalny

Obowiązujące przepisy w zakresie VAT zakazują zmiany treści paragonu po jego wydrukowaniu. Zakaz ten jest jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i nie może on zmieniać zasady, że obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym. Dotyczy to m.in. przypadku zwrotu towarów.

Uwaga! Na kasie rejestrującej, stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Służy temu odrębna ewidencja korekt kasowych.

Jakie dane wykazać

Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający sprzedaż;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Oznacza to, że podatnik, który ewidencjonuje obroty przy pomocy kasy fiskalnej, w przypadku zwrotu towaru, który skutkuje zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, powinien prowadzić ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji (jako część tzw. odrębnej ewidencji korekt kasowych).

Uwaga! Z ewidencji tej musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 26 marca 2014 r., IPPP2/443-46/14-4/KBr). Pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku dokonuje się w dacie ujęcia w odrębnej ewidencji korekt kasowych.

Wariant 2. Tylko faktura

W sytuacji, gdy sprzedaż jest udokumentowana tyko faktura, podatnik powinien na udokumentowanie zwrot towarów wystawić fakturę korygującą. Wynika to z art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, który mówi, że w przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań – podatnik wystawia fakturę korygującą.

Konieczne potwierdzenie

W przypadku m.in. zwrotu towarów udokumentowanego fakturą, stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie tego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Gdy nie ma kwoty VAT

Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru dotyczy tylko faktur z wykazaną kwotą podatku. Jeśli faktura nie zawiera kwoty podatku, jak to może mieć miejsce np. w przypadku sprzedaży zwolnionej, pomniejszenia podstawy opodatkowania dokonuje się w dacie wystawienia faktury korygującej (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 28 stycznia 2015 r., IPPP1/443-1286/14-4/EK). Dotyczy to także faktur wystawianych w mechanizmie odwróconego obciążenia czy procedurze VAT marża.

Szczególne przypadki

Z kolei, stosownie do art. 29a ust. 15 pkt 1–3 ustawy o VAT, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku:

1)

eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

2)

dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

3)

sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Nawet jeżeli faktura wykazuje kwotę podatku (np. faktura za media) pomniejszenia podstawy opodatkowania (lub kwoty podatku) dokonuje się tu także w dacie wystawienia korekty faktury, bez konieczności posiadania potwierdzenia odbioru.

Uwaga! Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT).

W tym przypadku obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione określone powyżej przesłanki (zob. art. 129a ust. 16 ustawy o VAT). Przepisy te zostały dodane w związku z wyrokiem ETS z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C 588/10 (Minister Finansów przeciwko Kraft Foods Polska S.A.). Trybunał stwierdził, że „(...) Wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług mieści się w pojęciu warunków, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zasady neutralności podatku od wartości dodanej oraz proporcjonalności co do zasady nie sprzeciwiają się takiemu wymogowi. Jednakże, jeżeli uzyskanie przez podatnika, będącego dostawcą towarów lub usług, tego rodzaju potwierdzenia jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić wykazania przed organami podatkowymi danego państwa członkowskiego przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. (...)."

Wariant 3. Paragon plus faktura

W przypadku zwrotu towaru zaewidencjonowanego zarówno na kasie fiskalnej oraz udokumentowanego fakturą (paragon pozostawiony w dokumentacji sprzedawcy) podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego, pod warunkiem zarówno wystawienia faktury korygującej, jak i zarejestrowania zdarzenia w tzw. ewidencji korekt kasowych.

W tej sytuacji, jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 30 stycznia 2014 r. (IBPP3/443-1361/13/KG) „(...) podatnik zwrot towaru powinien ująć w ww. ewidencji wtedy, gdy będzie posiadał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. W tym momencie dopiero bowiem będzie uprawiony do zmniejszenia podstawy opodatkowania (i podatku), czemu będą odpowiadać stosowne zapisy w odrębnej ewidencji. (...) należy stwierdzić, że w opisanej sytuacji, zwrot towaru powinien zostać udokumentowany przez wystawienie faktury korygującej i zaewidencjonowanie jej w odpowiedniej ewidencji dotyczącej faktur, oraz przez dokonanie zapisów w ewidencji korekt prowadzonej na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. (...)."

Gdyby sprzedawca nie miał obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (np. z uwagi na to, że faktura nie wykazywała kwoty podatku), to zmniejszenia podstawy opodatkowania w odrębnej ewidencji korekt kasowych należałoby dokonać w dacie wystawienia korekty faktury, poprzez ujęcie zdarzenia w ewidencji korekt kasowych.

Podstawa obniżenia podatku

Podsumowując, w przypadku zwrotu towaru (zaewidencjonowanego na kasie rejestrującej i udokumentowanego dodatkowo fakturą) podatnik powinien wykazać to zdarzenie w tzw. odrębnej ewidencji korekt kasowych oraz wystawić stosowną fakturę korygującą. Zwrot towaru podatnik powinien ująć w odrębnej ewidencji korekt kasowych, w momencie posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru, dla którego wystawiono fakturę, jeśli podatnik-sprzedawca musi posiadać to potwierdzenie. Dopiero wówczas będzie on uprawniony do uwzględnienia korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu jego zwrotu.

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1221 ze zm.), rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU z 2013 r., poz. 363)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA