Podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kas fiskalnych są zobowiązani do rejestracji na niej sprzedaży na rzecz osób fizycznych. W praktyce zdarza się jednak, że w wyniku błędnego zaprogramowania kasy fiskalnej przez serwisanta lub po prostu pomyłki w kwalifikacji podatkowej danego towaru, sprzedaż zostaje zaewidencjonowana z nieprawidłową (zaniżoną lub zawyżoną) stawką VAT. Podatnicy mają wówczas wątpliwości czy powinni zrobić korektę, a jeżeli tak, to w jaki sposób.
Co do zasady konstrukcja kasy fiskalnej zakłada brak możliwości jakiejkolwiek ingerencji w jej ustawieniach samego podatnika. Dane zapisane w pamięci fiskalnej i potwierdzone wydrukiem paragonu nie podlegają modyfikacji. Nie oznacza to jednak, że sprzedaż udokumentowana paragonem fiskalnym, na którym wykazano błędną stawkę VAT, nie może być skorygowana. Jak bowiem wskazuje minister finansów (MF) w wydawanych interpretacjach indywidualnych, zakaz ingerencji w pamięć kasy dotyczy jedynie dokumentacji kasowej. Zmianie nie może zatem ulec treść paragonu, a nie sama transakcja sprzedaży (zob. przykładowo interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r., IPPP2/4512-219/16-4/JO). Skoro zatem korekta jest możliwa, to jak ją zrobić?
Co wynika z przepisów
Przepisy rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących wskazują sposób postępowania w przypadku konieczności korygowania paragonu fiskalnego w razie zwrotu towarów, uznanych reklamacji, czy też oczywistych pomyłek (§ 3 pkt 4 i 5 rozporządzenia). Przepisy te nie regulują jednak kwestii postępowania w przypadku, gdy konieczność korekty sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym wynika z błędnie zaprogramowanej stawki VAT. W tym zakresie wypowiedział się MF w interpretacjach wydanych w indywidualnych sprawach podatników.
Istotny jest rodzaj pomyłki
Kwestia postępowania w przypadku zaniżenia stawki VAT na paragonie fiskalnym, np. zaprogramowania stawki VAT 8 proc. lub „zw" zamiast stawki VAT 23 proc., nie wywołuje większych wątpliwości. W takiej sytuacji podatnik jest bowiem zobowiązany do wykazania prawidłowej kwoty podatku w deklaracji i zapłaty jej na rzecz urzędu skarbowego. W praktyce oznacza to, że różnicę pomiędzy podatkiem wykazanym na paragonie a podatkiem należnym należy wykazać (dodać) bezpośrednio w deklaracji VAT. Nie ma konieczności ujmowania tej różnicy na kasie fiskalnej. Większe wątpliwości budzi natomiast sytuacja odwrotna. Podatnicy zastanawiają się czy w przypadku błędnego zawyżenia stawki VAT na paragonie fiskalnym istnieje możliwość korekty oraz uzyskania zwrotu nadpłaconego podatku.
Stanowisko organów i sądów
Stanowisko organów podatkowych w tym zakresie zależne jest od rodzaju błędu. W interpretacjach MF ukształtowały się bowiem dwa podejścia.