Wyjaśniła, że system to automat do przesyłania faktur oraz ich importowania, zintegrowany z największymi dostępnymi na rynku programami księgowymi i handlowymi. Pozwala na eliminację ich ręcznego wprowadzania do programów. Przesyłanie faktur odbywa się w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem konta klienta. Polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w systemie, z którego może być w każdym czasie pobrana.
Spółka planuje jednak poszerzenie funkcjonalności. Chce umożliwić użytkownikom wgrywanie plików stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego. Następnie będą one przechowywane w archiwum elektronicznym, czyli w chmurze. Spółka zakłada, że po wgraniu na serwer skanów dokumenty papierowe będą niszczone, zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą przez danego przedsiębiorcę.
Zaznacza, że taka zmiana jest odpowiedzią na zgłaszane przez wiele firm chęci zminimalizowania kosztów. Przechowywanie wielu dokumentów w formie papierowej generuje wydatki związane z urządzeniem pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych oraz personalną obsługą dokumentacji. Ponadto istnieje ryzyko zniszczenia dokumentów papierowych, np. wskutek pożaru czy zalania.
Można odliczyć koszty
Spółka wystąpiła o interpretację, by upewnić się, czy archiwizowane w ten sposób faktury mogą być podstawą rozliczenia podatków. Zapytała, czy może odliczyć koszty w CIT na podstawie dokumentów, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się na takie rozwiązanie. Przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany. Stosownie do art. 180 § 1 ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Mogą to być w szczególności m.in. księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej. Sformułowanie „w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.
„Obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów ujęte w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest prawidłowe" – orzekł dyrektor KIS.
