fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

Fiskus zgadza się na cyfryzację - faktury można przechowywać w chmurze

Adobe Stock
Faktury VAT można przechowywać w chmurze, a papierowy oryginał zniszczyć.

Dobra wiadomość dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą uprościć i unowocześnić procedury przechowywania faktur. Skarbówka zgadza się na rozliczanie podatków na podstawie faktur archiwizowanych w formie elektronicznej, których oryginały po zeskanowaniu zostaną zniszczone. Nie ma też przeszkód, by dokumenty przechowywać w formie archiwum elektronicznego, w tzw. chmurze.

Taniej i prościej

Taką odpowiedź skarbówki otrzymała spółka, właścicielka systemu oraz serwisu internetowego. Sama jest też aktywnym użytkownikiem systemu, który wykorzystuje w procesie fakturowania. Za jego pośrednictwem wystawia faktury jako sprzedawca oraz otrzymuje jako nabywca.

Wyjaśniła, że system to automat do przesyłania faktur oraz ich importowania, zintegrowany z największymi dostępnymi na rynku programami księgowymi i handlowymi. Pozwala na eliminację ich ręcznego wprowadzania do programów. Przesyłanie faktur odbywa się w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem konta klienta. Polega na tym, że po wystawieniu faktury w programie handlowym jest ona automatycznie dostępna w systemie, z którego może być w każdym czasie pobrana.

Spółka planuje jednak poszerzenie funkcjonalności. Chce umożliwić użytkownikom wgrywanie plików stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie otrzymali w formie dokumentu papierowego. Następnie będą one przechowywane w archiwum elektronicznym, czyli w chmurze. Spółka zakłada, że po wgraniu na serwer skanów dokumenty papierowe będą niszczone, zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą przez danego przedsiębiorcę.

Zaznacza, że taka zmiana jest odpowiedzią na zgłaszane przez wiele firm chęci zminimalizowania kosztów. Przechowywanie wielu dokumentów w formie papierowej generuje wydatki związane z urządzeniem pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych oraz personalną obsługą dokumentacji. Ponadto istnieje ryzyko zniszczenia dokumentów papierowych, np. wskutek pożaru czy zalania.

Można odliczyć koszty

Spółka wystąpiła o interpretację, by upewnić się, czy archiwizowane w ten sposób faktury mogą być podstawą rozliczenia podatków. Zapytała, czy może odliczyć koszty w CIT na podstawie dokumentów, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się na takie rozwiązanie. Przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany. Stosownie do art. 180 § 1 ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Mogą to być w szczególności m.in. księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej. Sformułowanie „w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

„Obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów ujęte w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest prawidłowe" – orzekł dyrektor KIS.

Kontrole biznesowe

Jak zauważa mec. Jacek Matarewicz, lider praktyki VAT, akcyzy i ceł w Kancelarii Ożóg Tomczykowski, w uzasadnieniu interpretacji brakuje jednak odniesienia do regulacji o VAT, które w sprawie ewidencjonowania i archiwizowania faktur zakupowych wydają się najważniejsze.

– Należy pamiętać, że, po pierwsze, przepisy o VAT uzależniają prawidłowość elektronicznego archiwizowania faktur od zapewnienia kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrole biznesowe ustala sam podatnik i zazwyczaj polegają one m.in. na porównaniu faktury z umową, zamówieniem, korespondencją z kontrahentem pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze.

Po drugie, dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji oraz przetwarzania faktur powinni mieć tylko uprawnieni pracownicy.

Po trzecie, do procesu skanowania trzeba wykorzystać profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury – mówi mec. Jacek Matarewicz.

numer interpretacji: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG

Opinia dla „Rzeczpospolitej"

Monika Bilska, doradca podatkowy w Sendero Tax& Legal

Przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej jest coraz powszechniejszą praktyką. Co więcej – organy podatkowe w wydawanych interpretacjach zgadzają się na zniszczenie papierowego oryginału po jego digitalizacji. W tym zakresie istotne jest jednak spełnienie wymogów wynikających z ustaw podatkowych, tj. w szczególności: przechowywanie faktur w nieedytowalnym formacie (np. PDF czy JPG), w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania, zapewnienie organom bezzwłocznego dostępu online do faktur oraz wdrożenie odpowiednich procedur pozwalających na określenie tożsamości sprzedawcy oraz stwierdzenie, czy faktury odzwierciedlają rzeczywiste dostawy towarów lub świadczenie usług. Przedsiębiorcy powinni też zwracać uwagę na datę otrzymania faktury zakupu w formie papierowej, by odliczyć VAT w odpowiednim okresie.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA