Konsekwentnie, dokładne określenie statusu konkretnego kontrahenta może wymagać kilkukrotnego wyszukiwania tego samego podmiotu. W pierwszej kolejności należy bowiem zbadać czy dany podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Jeśli nie, to w oddzielnych wykazach należy prześledzić historię uzyskania lub utraty wpisu do rejestru czynnych podatników VAT. Działanie takie niewątpliwie jest uciążliwe, w szczególności wśród przedsiębiorców współpracujących z liczną grupą stale zmieniających się dostawców lub usługodawców.
Narzędzie weryfikacji
W celu uproszczenia weryfikacji kontrahenta, zwiększenia bezpieczeństwa obrotu oraz zniwelowania opisywanych niedogodności, ustawodawca postanowił stworzyć jeden wspólny wykaz podatników VAT, obejmujący zbiorczo informacje na temat czynnych podatników VAT, a także podatników zwolnionych, niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych. Informacje te będą na bieżąco aktualizowane (raz na dobę, w dni robocze).
Nowy wykaz, tzw. biała lista podatników, ma obejmować następujące dane podstawowe:
a) w przypadku osób fizycznych: imiona i nazwiska, Regon, NIP, PESEL oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej bądź adres głównego miejsca wykonywania działalności (gdy działalność jest prowadzona w kilku miejscach lub na terenie całego kraju).
b) w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi: pełna nazwa, Regon, NIP, KRS oraz adres siedziby.
Oprócz wyżej wymienionych informacji, wykaz obejmować będzie daty: rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru czynnych podatników VAT, wraz z podaniem podstawy prawnej wykreślenia albo przywrócenia wpisu. W efekcie, przedsiębiorca współpracujący z danym podmiotem od razu będzie znał przyczyny odmowy jego rejestracji (np. z powodu braku stawiania się na wezwania organu) czy powody wykreślenia (np. nieskładanie deklaracji VAT). Co istotne, nowy wykaz będzie także uwzględniać informacje o numerach rachunków bankowych (lub SKOK) wykorzystywanych przez kontrahenta na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Od 1 stycznia 2020 r., informacja ta będzie równie ważna, co weryfikacja wpisu jako czynnego podatnika VAT.