Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2017 r. (1462- IPPP2.4512.147.2017.1.DG) potwierdza formalną i techniczną, ale bardzo ważną w praktyce dla podatników kwestię związaną z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej. Najkrócej można ją podsumować konkluzją, że dozwolone jest przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej – również wtedy, gdy zostały wystawione (gdy chodzi o sprzedaż) oraz otrzymane (gdy chodzi o zakupy) w formie papierowej.
Stan faktyczny będący podstawą dla wydania omawianej interpretacji przedstawiał się w następujący sposób: spółka, będąca wnioskodawcą, posiada swoją siedzibę poza granicami Unii Europejskiej, a w Polsce jest zarejestrowana dla celów VAT oraz prowadzi tutaj produkcję i sprzedaż towarów. Spółka ta ma również swojego przedstawiciela podatkowego w naszym kraju.
Tak jest...
Obieg faktur odbywa się w następujący sposób: spółka otrzymuje (zakupowe) oraz wystawia (sprzedażowe) faktury w formie papierowej, następnie te faktury skanuje, przesyła je pocztą tradycyjną w formie papierowej oraz przez e-mail w formacie PDF do swojego przedstawiciela podatkowego celem sporządzenia deklaracji VAT-7. Przedstawiciel podatkowy archiwizuje dokumenty w swojej siedzibie na terytorium Polski.
... ale spółka chce to zmienić
W celu zmniejszenia kosztów obiegu dokumentów spółka planuje zmienić system obiegu faktur w ten sposób, aby docelowo odbywał się on wyłącznie w formie elektronicznej. W planowanym systemie dostawcy (strona „zakupowa") będą wysyłać faktury papierowe na adres spółki-siostry w Polsce (spółka z o.o. z grupy kapitałowej powiązana z wnioskodawcą, upoważniona do odbioru faktur w imieniu i na rzecz spółki-wnioskodawcy). Spółka-siostra zeskanuje faktury papierowe do formatu PDF, takie „e-faktury" będą wysłane drogą e-mail do siedziby spółki, tam będą weryfikowane i księgowane, a następnie przesyłane – również poprzez e-mail – na adres przedstawiciela w Polsce, który będzie przygotowywał właściwą deklarację VAT-7 (oraz inne dokumenty dla potrzeb rozliczeń VAT). Po stronie „sprzedażowej" spółka - po wystawieniu faktury w formie papierowej - zeskanuje ją do formatu PDF, a następnie, po weryfikacji i zaksięgowaniu, prześle ją poprzez e-mail do przedstawiciela w Polsce. Faktury w wersji papierowej po zeskanowaniu do formatu PDF będą niszczone – zarówno po stronie zakupowej, jak i sprzedażowej.
Fiskus potwierdza
Podatnik-wnioskodawca składając wniosek o interpretację chciał potwierdzić, czy przedstawiony sposób obiegu dokumentów jest zgodny z wymogami stawianymi przez ustawę o VAT i czy spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku takiego obiegu faktur zakupowych. Odpowiedź organu na obydwa pytania była pozytywna.
