Kaucja gwarancyjna to suma złożona w celu udzielenia gwarancji dotrzymania zobowiązania. Może ona przybierać różne formy. Przy zawieraniu postanowień dotyczących kaucji podatnicy powinni zwrócić uwagę m.in. na kwestię rozliczenia VAT.
Nie jest zaliczką ani przedpłatą
Kaucje są często wpłacane przez usługobiorców (nabywców), którzy w ten sposób dają gwarancję, że nie wycofają się z zakupu zamówionej usługi lub towaru. Innym przykładem jest kaucja uiszczana przez najemcę na poczet strat w przedmiocie najmu.
Przyjmuje się, że tego rodzaju kaucje są neutralne z punktu widzenia VAT. Ich uiszczenie nie jest uznawane za uregulowanie należności. Kaucja nie jest bowiem zaliczką, czy też przedpłatą. Nie znajduje więc wtedy zastosowania art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, w świetle którego dokonanie zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawy powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania (w odniesieniu do wpłaconej kwoty).
Pogląd ten znajduje pełne potwierdzenie w orzecznictwie, np. w wyroku WSA w Warszawie z 15 lipca 2014 r. (III SA/Wa 2347/13). Czytamy w nim, że „(...) kaucja jest opłatą pełniącą funkcję zabezpieczenia pobieranego na wypadek niepokrycia przez klienta wyrządzonej szkody. Nie jest uiszczana na poczet wypożyczeń i innych usług, lecz stanowi gwarancję zrekompensowania mogącej powstać straty. Nie ma również bezzwrotnego charakteru, a to oznacza, iż pomimo świadczenia usług na rzecz czytelnika nie jest zatrzymywana jako wynagrodzenie za te usługi".
Zmiana funkcji
W praktyce możliwe jest również zaliczenie kaucji na poczet ceny za dostawę towarów lub świadczenie usług – zarówno przed dokonaniem sprzedaży, jak i po zrealizowaniu świadczenia. Przyjmuje się, że w pierwszym przypadku, zaliczona kwota jest przedpłatą, tj. płatnością uiszczoną (zaliczoną) na poczet przyszłego świadczenia. W ten sposób uiszczona uprzednio kwota zmienia swoją funkcję prawną. W konsekwencji, konieczne jest rozpoznanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do danej kwoty (z wyjątkiem przypadków, w których wpłata przedpłaty nie powoduje powstania obowiązku podatkowego).