Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie zawsze jest wymagane

Otrzymując list z fakturą korygującą z adnotacją „zwrot nie podjęto w terminie", należy się upewnić, czy kontrahent nie zmienił siedziby, i postarać się o stosowny wydruk z KRS lub CEIDG.

Publikacja: 21.03.2016 05:20

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie zawsze jest wymagane

Foto: www.sxc.hu

Wyjątek od reguły

- Spółka jest producentem artykułów AGD. Sprzedaż tych wyrobów jest opodatkowana podstawową stawką VAT. Spółka wystawia na rzecz odbiorców krajowych faktury korygujące na minus, m.in. z powodu:

– udzielenia rabatu,

– zwrotu zaliczki lub towaru,

– stwierdzenia pomyłki w podstawie opodatkowania, stawce lub kwocie podatku.

Wystawienie faktury korygującej, w zależności od przyczyny, jest poprzedzone:

– sporządzeniem aneksu do umowy przyznającego rabat,

– rozwiązaniem umowy i zwrotem zaliczki,

– sporządzeniem protokołu ze zwrotu towarów,

– pismem lub e-mailem o zaistnieniu pomyłki,

Kontrahent ma zatem wiedzę, na jakich warunkach dostawa zostanie zrealizowana już przed wystawieniem faktury korygującej.

Spółka wystawia korekty w formie papierowej i wysyła pocztą listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W większości przypadków spółka dysponuje tzw. żółtymi zwrotkami potwierdzającymi odbiór faktury korygującej. Niestety, zdarzają się sytuacje, że przesyłka z listem zawierającym korektę faktury wraca z adnotacją urzędu pocztowego „AWIZO – zwrot nie podjęto w terminie". Czy w takiej sytuacji można uznać, że spółka podjęła udokumentowane próby doręczenia faktury korygującej?

Podatnik nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę pod warunkiem, że nie uzyskał tego potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej (zob. art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT).

Artykuł 29a ust. 15 pkt 4 i ust. 16 ustawy o VAT nie określa, co należy rozumieć pod pojęciem udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nabywcy (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR).

Z kształtującej się praktyki organów podatkowych wynika, że jeżeli podatnik posiada dokumentację potwierdzającą podejmowane próby doręczenia faktury korygującej i że ma dokumenty, z których wynika, iż nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to będzie mu przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Mimo że korekta faktury ostatecznie nie została dostarczona nabywcy (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r., IPTPP4/443-822/14-4/BM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 sierpnia 2014 r., IPPP1/443-575/14-2/AS).

Uwaga! Ciężar dowodu w zakresie wykazania ww. okoliczności uzasadniających obniżenie podatku należnego spoczywa na podatniku.

Należy jednak zachować ostrożność. Otrzymując list z fakturą korygującą z adnotacją „zwrot nie podjęto w terminie" trzeba upewnić się, czy kontrahent nie zmienił siedziby i postarać się o stosowny wydruk z KRS lub CEIDG (zob. interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2013 r., IPTPP2/443-705/13-2/KW).

Można także rozważyć wdrożenie procedury polegającej na dwukrotnym wysyłaniu faktur korygujących drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, następnie wysłaniu skanu tych faktur drogą e-mailową z potwierdzeniem odbioru oraz w ostateczności bezpośrednią wizytę przedstawiciela sprzedawcy w siedzibie nabywcy (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 26 maja 2014 r., IPPP1/443-1138/12/14-5/S/PR).

Z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi >patrz ramka wynika, że przepisy ustawy o VAT nie wymagają konieczności udokumentowania nieskuteczności próby doręczenia. Próba doręczenia jako taka nie musi zatem ostatecznie okazać się skuteczna. Konieczne jest jedynie udokumentowanie przez sprzedawcę samej próby doręczenia faktury korygującej. Jeżeli zatem sprzedawca jest w stanie w jakikolwiek sposób wykazać to, że podjął próbę doręczenia faktury korygującej do nabywcy, to wówczas nie ma on obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Mimo to (przy spełnieniu drugiego ze wskazanych warunków) może on obniżyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT.

Przykład

Dokumentem potwierdzającym próbę doręczenia faktury korygującej może być także:

– potwierdzenie nadania faktury korygującej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ze wskazanym numerem faktury korygującej oraz umieszczeniem w książce nadawczej informacji, że przesyłka została przesłana do kontrahenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,

– potwierdzenie nadania przesyłki kurierskiej zawierającej korektę,

– wysłany e-mail z załączonym skanem faktury korygującej (wysłanej wcześniej w formie papierowej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub kurierem)

(por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR).

Niestety, odnosząc się do wyroku TSUE w sprawie C-588/10, niektóre organy podatkowe podnoszą, że orzeczenie to dotyczy wprost sytuacji, kiedy nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, lecz odbioru tej faktury nie potwierdził. Uzyskanie tego potwierdzenia odbioru faktury korygującej w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, podatnik dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca towarów i usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią, oraz że dana transakcja została faktycznie zrealizowana na warunkach określonych w tej korekcie faktury. Z tego względu, w sytuacji gdy nabywca nie otrzymał w ogóle faktury, gdyż np. nie odbiera korespondencji, podatnik-sprzedawca nie ma prawa do pomniejszenia podatku należnego (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 9 grudnia 2013 r., IBPP2/443-1022/13/RSz).

Która data jest decydująca

- Pod jaką datą ująć w rozliczeniach fakturę korygującą? Czy rodzaj potwierdzenia ma na to wpływ?

Istotne jest, aby potwierdzenie odbioru faktury korygującej posiadało datę otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Data ta może wynikać w szczególności z:

- „żółtej zwrotki",

- otrzymanego podpisanego przez nabywcę egzemplarza faktury,

- podpisanej kserokopii (skanu, faksu) faktury,

- e-maila potwierdzającego jej odbiór wysłanego przez nabywcę.

Przykład

Z otrzymanej przez sprzedawcę „żółtej zwrotki" wynika, że nabywca otrzymał przesyłkę zawierającą fakturę korygującą 7 stycznia 2016 r. Datę tę należy uznać za datę otrzymania faktury korygującej.

Na podstawie wyciągu

- Czy to, że kontrahent w opisie przelewu wymienił fakturę korygującą, którą mu wystawiliśmy, i pomniejszył o jej kwotę należną płatność, uprawnia nas do pomniejszenia należnego VAT?

Gdy potwierdzeniem odbioru faktury korygującej jest ujęcie faktury korygującej w płatnościach zrealizowanych przez nabywcę lub jej uwzględnienie przy potrąceniu należności, podatnik będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego o kwoty wynikające z wystawianych faktur korygujących – w rozliczeniu za okres (w zależności od przyjętej formy potwierdzenia odbioru faktur korygujących przez kontrahenta), tj. w którym:

- zgodnie z informacjami wskazanymi w wyciągu z rachunku bankowego lub w załączniku do przelewu, kontrahent obniżył kwotę należną z tytułu kolejnej dostawy o kwotę wynikającą z danej faktury korygującej,

- zgodnie z uzyskanym od nabywcy lub sporządzonym przez podatnika potwierdzeniem kompensaty, strony transakcji skompensowały swoje wzajemne zobowiązania z kwotą wynikającą z wystawionej faktury korygującej (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI).

Dokument elektroniczny

- Jak wykazać odbiór faktury korygującej przez kontrahenta, kiedy dokument ma postać elektroniczną?

Momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez nabywcę jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Uzyskanie przez sprzedawcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) należy uznać za posiadanie przez niego potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Przykładem może być otrzymanie informacji o pobraniu przez kontrahenta korekty faktury za pośrednictwem komunikatu elektronicznego, generowane z chwilą pobrania bądź otwarcia faktury (w tym faktury korygującej) przez nabywcę. Oznacza, to że podatnik-sprzedawca będzie uprawniony do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym nabywca otworzył lub pobrał fakturę korygującą, przy założeniu, że powiadomienia elektroniczne (np. autorespondery) o fakcie otwarcia lub pobrania faktury korygującej przez nabywcę będą dla sprzedawcy dostępne na bieżąco, po zaistnieniu tych zdarzeń. Tak wypowiedziała się Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 14 września 2015 r. (IPTPP3/4512-318/15-2/MWj).

podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Zaangażowanie podatnika nie przekreśli prawa do odliczenia

W interpretacji 11 lutego 2015 r. (IPTPP4/443-822/14-4/BM) Izba Skarbowa w Łodzi stwierdziła:

„(...) gdy w wyjątkowych sytuacjach, tj. gdy nabywca nie odbiera korespondencji, wnioskodawca mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nie będzie posiadał potwierdzenia odbioru faktury korygującej, jednakże z posiadanej dokumentacji wynikać będzie, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego. Wnioskodawca w opisie sprawy wskazał na podejmowanie prób doręczenia faktury korygującej i nawiązania kontaktu z klientką (telefonicznie i listownie), które nie przyniosły rezultatu. (...) Wnioskodawca ustalił, że zmienił się adres prowadzenia działalności, ale tam również nie odebrano korespondencji. Na miejsce pojechał pracownik spółki i stwierdził (po konsultacji z okolicznymi mieszkańcami), że sklep od jakiegoś czasu jest zamknięty. Próba dostarczenia dokumentów do pełnomocnika również nie przyniosła rezultatu. Wszelka korespondencja wracała z adnotacją »adresata nie zastałem«. (...) Spółka podejmowała próby doręczenia faktury korygującej przez Pocztę Polską, posiada dokumentację taką jak zwrotne potwierdzenie odbioru z adnotacją »adresata nie zastałem«, »zwrot nie podjęto w terminie«. (...) z uwagi na fakt, że nabywca towaru odstąpił od umowy, realizując swoje prawa wynikające z rękojmi, a oświadczenie to ma skutki ex tunc, zatem nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Pojazd będący przedmiotem odstąpienia od umowy został sprzedawcy zwrócony, czego dowodem jest protokół zdawczo-odbiorczy. Jak wskazano wyżej, w wyjątkowych sytuacjach wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego, pomimo braku potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Mając na uwadze obowiązujące przepisy oraz przedstawione zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, iż skoro – jak wskazano we wniosku – wnioskodawca posiada dokumentację potwierdzającą podejmowane próby doręczenia faktury korygującej oraz posiada dokumenty, z których wynika, że nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania. (....)".

Wyjątek od reguły

- Spółka jest producentem artykułów AGD. Sprzedaż tych wyrobów jest opodatkowana podstawową stawką VAT. Spółka wystawia na rzecz odbiorców krajowych faktury korygujące na minus, m.in. z powodu:

Pozostało 98% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona