Czy działalność gospodarcza w zakresie najmu oznacza obowiązek stosowania kasy fiskalnej?

- Zamierzam prowadzić działalność gospodarczą polegającą na najmie lokali osobom fizycznym. Nie jestem podatnikiem VAT. Większość opłat będę otrzymywał przelewem, ale nie wykluczam, że incydentalnie lokatorzy mogą regulować należność gotówką. Będę wystawiał faktury VAT z wyszczególnieniem, jaką kwotę stanowi opłata za czynsz, a jaką zwrot za media, czyli np. prąd, woda i ogrzewanie. Czy muszę mieć kasę fiskalną? – pyta czytelnik.

W opisanej sytuacji przedsiębiorca nie uniknie kasy fiskalnej. Powinien ewidencjonować na niej wnoszone gotówką opłaty za media. Na podobne pytanie odpowiadała niedawno Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 23 lutego 2016 r. (IBPP3/4512-936/15/KG).

Sprawa dotyczyła podatnika, który prowadzi firmę jako osoba fizyczna. Wnioskodawca chce zająć się od maja 2016 r. najmem lokali (PKWiU 68.20.11.0.). Zamierza zaprzestać wszelkiej innej działalności, aby najem lokali stanowił 100 proc. jego obrotu. Będzie się rozliczać, prowadząc księgę przychodów i rozchodów na zasadach uproszczonych (kasowo). Nie będzie czynnym podatnikiem VAT. Większość wpłat będzie płacona przelewem. Jednak incydentalnie mogą się zdarzyć wpłaty gotówkowe. Za każdą wpłatę za najem wnioskodawca będzie wystawiać fakturę w momencie uiszczenia zapłaty.

Wnioskodawca zakłada, że najem będzie się odbywał głównie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wpłaty od najemców będą opisywane, tzn. czego dotyczą: najmu lub zwrotu za tzw. media. Będzie z nich jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczy dana wpłata. Podatnik zapytał, czy ten sposób dokumentowania najmu zwalnia go z rejestrowania przychodów za pomocą kasy rejestrującej.

Organ podatkowy przypomniał, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwolnienia z kas rejestrujących poszczególnych czynności i podatników zawarte są obecnie w § 2 i 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W myśl § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2016 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W załączniku tym wymieniono:

- w poz. 26 – wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKWiU ex 68.20.1);

- w poz. 38 – świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Organ uznał na tej podstawie, że wnioskodawca, świadcząc usługi w zakresie najmu lokali, sklasyfikowane według PKWiU w grupowaniu 68.20.11.0, które w całości będzie dokumentował fakturami VAT, może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Natomiast w zakresie opłat za media prawo do zwolnienia przysługuje w sytuacji, gdy świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem). Wyrażenie „w całości" odnosi się do poszczególnych usług świadczonych przez podatnika. Taka konstrukcja przepisu powoduje, że zwolnieniu nie podlega usługa, za którą zapłacono częściowo gotówką, a częściowo za pośrednictwem banku lub poczty.