Obowiązek stosowania zasady kasowej przez jednostki samorządu terytorialnego wynika z art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Zgodnie z jego treścią „dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą". Jednak na poziomie ewidencji zdarzeń finansowych polegających na uznawaniu dochodów za osiągnięte i wydatków za wykonane nie ma szczegółowych regulacji tego zagadnienia. W praktyce rachunkowej jednostek samorządu terytorialnego przyjmuje się, że dochodami budżetowymi są wszystkie wpływy na rachunki bieżące jednostek budżetowych i niektóre wpływy na rachunek budżetu (dotacje, subwencje dla jst i tym podobne). Jeśli chodzi o wydatki budżetowe, to każda płatność z rachunku bieżącego jednostki budżetowej jest traktowana jako wydatek budżetowy. Przekazanie pieniędzy z rachunku bieżącego: do kasy, na zaliczki dla pracowników czy na rachunek akredytywy także jest uznawane za poniesienie wydatku. Jak wynika z powyższego, według zasady kasowej czynnikiem rozstrzygającym o osiągnięciu dochodu i poniesieniu wydatku jest uznanie lub obciążenie rachunku bieżącego jednostki budżetowej. Ten pogląd potwierdzają instrukcje sporządzania sprawozdań budżetowych przedstawione w załącznikach do rozporządzenia ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1050 ze zm).
Są wyjątki
Od tak rozumianej w praktyce zasady kasowej są wyjątki. Wydatki budżetowe nie powinny być ponoszone bezpośrednio z rachunku budżetu, ale niektóre umowy kredytowe mogą przewidywać realizację wydatków z odrębnego rachunku kredytowego, co wymaga zastosowania specjalnej techniki księgowej do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych jednostki budżetowej realizującej zadanie. Generalną modyfikacją zasady kasowej jest także niezaliczanie do dochodów budżetowych realizowanych przez jednostkę budżetową należnego VAT towarzyszącego wpływom dochodów na rachunek bieżący jednostki budżetowej. W praktyce ewidencyjnej jednostki budżetowej, kwoty odpowiadające należnemu VAT nie są obejmowane klasyfikacją paragrafów dochodów.
Jeśli chodzi o wydatki, to dopiero zwrot naliczonego VAT przeprowadzony w tym samym roku, w którym poniesiono wydatek, pociąga za sobą zmniejszenie wydatku do wartości netto. Aby takie zmniejszenie wartości wydatku do kwoty netto było możliwe, konieczne jest przekazanie na rachunek bieżący jednostki budżetowej kwoty zapłaconego wcześniej z tego rachunku naliczonego VAT. Potrącenia naliczonego VAT z należnego VAT można przeprowadzać już w jednostce budżetowej, pomimo centralnego rozliczenia VAT w skali całej jednostki samorządu terytorialnego. Takie działanie uprości całe procedury rozliczeniowe. Jednak aby takie potrącenie było możliwe, muszą być spełnione wymagania wynikające z rygorów zasady kasowej. Jednostka budżetowa potrzebuje do tego celu odrębnych rachunków bieżących dla dochodów i wydatków budżetowych. Tylko przelew z rachunku dochodów na rachunek wydatków kwoty odpowiadającej naliczonemu VAT podlegającemu potrąceniu zapewni spełnienie warunków kasowego uznania wydatku za zmniejszony (wznowienia wydatków).
Za pośrednictwem rachunku budżetu
Rozliczenie VAT odbywa się w skali całej jednostki samorządu terytorialnego, więc możliwe są przypadki potrącenia VAT naliczonego jednostki budżetowej z należnego VAT innej jednostki budżetowej lub zwrotu z urzędu skarbowego nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, wygenerowanej w całej jednostce samorządu terytorialnego. Takie operacje przeprowadza się za pośrednictwem rachunku budżetu lub jego subkonta służącego tylko rozliczeniu VAT. Możliwe są także inne rozwiązania lokujące rachunek centralnego rozliczenia VAT w urzędzie jst.
Inne środki – to niemożliwe
Stawiane jest też pytanie czy do przejściowego finansowania rozliczeń VAT można wykorzystać inne środki niż środki budżetu jst. W świetle uwarunkowań stosowania zasady kasowej takie rozwiązanie jest niemożliwe. Środki pochodzące z należnego VAT są specyficzną kategorią finansów publicznych, niezaliczaną według klasycznych kryteriów do przychodów i rozchodów budżetu jst (art. 5 ust. 1 pkt 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o finansach publicznych), ale pełnią ważną funkcję rozliczeniową dla dochodów i wydatków budżetowych, gdyż są z nimi kasowo powiązane.
