Prowadzenie ewidencji dla potrzeb VAT jest jednym z podstawowych obowiązków nałożonych na podatników tego podatku. Ewidencje te, powszechnie zwane rejestrami sprzedaży i zakupów, pozwalają na właściwe rozliczenie podatku, czyli na przygotowanie przez podatnika VAT deklaracji miesięcznej bądź kwartalnej. Zgodnie ze znowelizowanym od 1 stycznia 2017 r. art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, z wyjątkiem wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 (zwolnienia przedmiotowe) oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT (zwolnienie w ramach limitu kwotowego), są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.
Przepis ten, podobnie jak w poprzednim stanie prawnym, wskazuje na obowiązkowe elementy takich ewidencji, przy czym wymagany zakres treści ewidencji został zmodyfikowany w stosunku do poprzedniego stanu prawnego. Zgodnie bowiem z aktualnie obowiązującym art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Obecnie trzeba zatem ujawniać w ewidencji dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer identyfikacyjny kontrahenta.
Niewątpliwie obowiązek ujawniania w ewidencji VAT tych danych ma na celu poprawę ściągalności podatku i w tym zakresie powinien być postrzegany łącznie z sukcesywnie wprowadzanym obowiązkiem przesyłania tzw. jednolitego pliku kontrolnego. Trzeba przy tym pamiętać, że od 2018 roku na podatników zostanie nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji VAT za pomocą programów komputerowych w formie elektronicznej.
Wynikające z ustawy o VAT obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji nie zmieniły się przy tym wobec najmniejszych podatników, czyli tych, którzy korzystają z tzw. zwolnienia podmiotowego wskazanego w art. 113 ustawy o VAT (u których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęła limitu 200 000 zł) oraz tych, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą, przewidują osiąganie niewielkich obrotów i decydują się na korzystanie z tego zwolnienia. Podatnicy tacy, stosownie do art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jednak w każdym przypadku, a więc zarówno w odniesieniu do podatników zwolnionych z VAT prowadzących tylko ewidencję sprzedaży, jak i podatników obowiązanych do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, przepisy nie określają jej obowiązującego wzoru. Za właściwą należy więc uznać każdą ewidencję, która spełnia warunki wskazane tymi przepisami.
Autor jest doradcą podatkowym z Krakowa
