- Biuro rachunkowe prowadzi dla przedsiębiorcy podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W listopadzie 2017 r. przedsiębiorca otrzymał od firmy X nabyte towary handlowe oraz potwierdzającą to nabycie fakturę nr 1224/2017. Faktura została wystawiona i otrzymana wraz z towarami 24 listopada 2017 r. na kwotę 5 000 zł netto (VAT w kwocie 1 150 zł podlega odliczeniu w deklaracji VAT-7). Przedsiębiorca nie dostarczył tej faktury do biura, a w konsekwencji biuro rachunkowe nie wprowadziło jej do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2017 r. Faktura ta odnalazła się w lutym 2018 r. Czy fakturę tę należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za 2017 r., czy na bieżąco w 2018 r. Przedsiębiorca nie złożył jeszcze zeznania PIT-36 za 2017 r. – pyta czytelniczka.
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych >patrz ramka musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia). Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i wprowadzić zapis w księdze na podstawie opisu. Opis musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).
W analizowanej sprawie zakup towaru handlowego powinien więc zostać ujęty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie otrzymania go. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie dostarczył do biura rachunkowego faktury potwierdzającej zakup tych towarów, biuro rachunkowe – po uzyskaniu informacji o ich nabyciu i otrzymaniu – powinno wprowadzić wydatek do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w listopadzie 2017 r., a więc wtedy, kiedy przedsiębiorca otrzymał nabyte towary.
Wydaje się, że przedmiotowa faktura powinna zostać wpisana w księdze na koniec listopada 2017 r., pomimo niezachowania chronologii. Zapis powinien jednak zawierać litery dodane do liczby takiej jak przy ostatnim zapisie w danym miesiącu.
Przykład
Załóżmy, że ostatni wpis w listopadzie skończył się na pozycji 42. Faktura powinna zostać wpisana jako pozycja 42a.
