Klient otrzymał e-fakturę gdy mógł zapoznać się z jej treścią

Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 23 listopada 2018 r. (0112-KDIL1-3.4012.602.2018.1.AK).

Czytaj także: Faktura VAT wysłana mailem a rozliczenie ze skarbówką

W związku z prowadzoną działalnością w zakresie wynajmu i zarządzania flotą pojazdów, wnioskodawca wystawia swoim klientom faktury, w których wykazuje VAT według właściwej stawki. Zdarza się, że w odniesieniu do tych faktur wnioskodawca wystawia faktury korygujące w celu pomniejszenia wysokości podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące umieszczane są w formie elektronicznej na indywidualnych kontach klientów. Konta te są zakładane na specjalnych portalach internetowych prowadzonych przez wnioskodawcę. Klient ma dostęp do swojego indywidualnego konta za pomocą unikalnego loginu oraz hasła. Z chwilą umieszczenia nowego dokumentu (np. faktury korygującej) na koncie klienta, uzyskuje on do niej natychmiastowy dostęp, może ją w każdej chwili pobrać i zapoznać się z jej treścią. Klient jest informowany o fakcie umieszczenia nowego dokumentu na jego koncie za pomocą e-maila, smsa lub za pomocą wiadomości wewnętrznej udostępnianej na portalu. Jednocześnie, w systemach wnioskodawcy służących do obsługi ww. portali internetowych odnotowywana jest informacja o zamieszczeniu danego dokumentu na koncie klienta. Klienci wyrażają zgodę na dostarczanie im przez wnioskodawcę w formie elektronicznej dokumentów, w tym również faktur i faktur korygujących.

Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy ma prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego o wartości wykazane na wystawionej fakturze korygującej w tym okresie rozliczeniowym, w którym faktura korygująca została umieszczona na indywidualnym koncie klienta.

Dyrektor KIS stwierdził, że momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez klienta jest moment, w którym faktura ta staje się dla niego dostępna, w rezultacie czego uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Jest to zatem moment umieszczenia faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta, który jest o tym informowany. Oznacza to bowiem spełnienie warunku posiadania przez wystawcę faktury potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Komentarz eksperta

Joanna Perzanowska- Kuśnierek, starszy menadżer w dziale podatków pośrednich w EY

Wiele czynności występujących regularnie w działalności gospodarczej, takie jak zwroty towarów, udzielenie rabatu czy inne pomniejszenia ceny wynikającej z wystawionej już faktury, wymaga wystawienia faktury korygującej.

Jednak zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, aby uwzględnić fakturę korygującą w rozliczeniach VAT, konieczne jest posiadanie potwierdzenia jej otrzymania przez kontrahenta, któremu faktura została wystawiona.

Jednocześnie przepisy ustawy o VAT nie określają formy takiego potwierdzenia. Tradycyjne sposoby zbierania potwierdzeń (takie jak odrębne pisemne potwierdzenia faktu otrzymania faktury korygującej, zwrotnie przesłane kopie podpisanych faktur korygujących) wiążą się dla podatników z kosztami i z trudnościami przy uzyskiwaniu części potwierdzeń. Temat trafił nawet do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W wyroku z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Kraft Food Polska S.A. Trybunał orzekł jednak, że wynikający z polskich przepisów wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest dopuszczalny. Stwierdził jednocześnie, że jeśli jest to niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to wówczas – zakładając, że podatnik dochowa należytej staranności w celu upewnienia się, że kontrahent otrzymał fakturę i że transakcja została zrealizowana na warunkach wynikających z korekty - powinien on mieć prawo uwzględnienia faktury korygującej w rozliczeniach.

Dlatego, korzystając z rozwoju technologii oraz coraz większej popularności faktur elektronicznych, część podatników próbuje zorganizować proces gromadzenia potwierdzeń w jak najprostszy i efektywniejszy sposób z użyciem nowych możliwości – tak jak opisany w interpretacji system polegający na wykorzystaniu portalu internetowego z indywidualnymi kontami klientów. W związku z ich zapytaniami, organy wielokrotnie wypowiadały się na temat dozwolonych form gromadzenia potwierdzeń. Zasadniczo, zgodnie ze wydawanymi interpretacjami, jeżeli faktura staje się w jakikolwiek sposób dostępna dla jej odbiorcy i ma możliwość zapoznania się z jej treścią, to podatnik (wystawca faktury) ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego.

Warto dodać, że dostępne są różne rozwiązania. Znacznym ułatwieniem akceptowanym przez organy jest np. automatyczne potwierdzenie dostarczenia maila z fakturą korygującą na serwer odbiorcy (zob. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 listopada 2014 r., IPPP1/443-1208/14-2/MP). W takim przypadku ważne jest jednak, że klient musi wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.