Jak potwierdzić odbiór faktury korygującej

Zwrotne potwierdzenie odbioru listu z korektą lub autoresponder poczty elektronicznej z załączonym jej skanem wystarczą, aby sprzedawca pomniejszył należny VAT bez ryzyka konfliktu z fiskusem.

Publikacja: 04.01.2016 10:45

Jak potwierdzić odbiór faktury korygującej

Foto: www.sxc.hu

W dowolnej formie

Czy istnieje zamknięty katalog dowodów, którymi można udowodnić, że nabywca otrzymał fakturę korygującą?

Ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma potwierdzać odbiór faktury korygującej. Potwierdzenie otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej może więc przybrać dowolną formę. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 9 maja 2014 r., IPPP1/443-409/14-2/AW; interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 23 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-100/15/EJ; interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r., IPTPP4/443-822/14-4/BM).

Taki sposób postępowania znajduje potwierdzenie w ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 180 § 1 o.p. jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zatem wszelkie prawnie dopuszczalne dokumenty, które mogą stanowić dowód, że nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę korygującą uprawniają podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Organy podatkowe wskazują, że ani przepisy ustawy o VAT, ani orzeczenie TSUE w sprawie C-588/10 (>patrz ramka) nie wskazują też, jaka dokumentacja potwierdza dochowanie należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca posiada wiedzę w zakresie wystawionej faktury korygującej. Dopuszczalne są zatem wszelkie formy, które jednoznacznie będą potwierdzały te okoliczności (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2014 r., IBPP2/443-259/14/RSz).

Gdy nie da się uzyskać potwierdzenia

W wyroku z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C 588/10 (minister finansów przeciwko Kraft Foods Polska S.A.) TSUE wskazał, że „(...) Wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług mieści się w pojęciu warunków, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zasady neutralności podatku od wartości dodanej oraz proporcjonalności co do zasady nie sprzeciwiają się takiemu wymogowi. Jednakże, jeżeli uzyskanie przez podatnika, będącego dostawcą towarów lub usług, tego rodzaju potwierdzenia jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić wykazania przed organami podatkowymi danego państwa członkowskiego przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. (...)".

Uwaga! Bez posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (z pewnymi wyjątkami, które opisywaliśmy w artykułach opublikowanych w tygodniku „Podatki" z 23 lis- topada i z 7 grudnia) podatnik nie ma prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego pomimo wystawienia faktury korygującej. Faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić ten fakt, aby wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI).

Na podstawie tzw. żółtej zwrotki

Czy tzw. żółta zwrotka może być potwierdzeniem odbioru faktury korygującej?

Organy podatkowe powszechnie przyjmują, że odbiór faktury korygującej może być potwierdzony poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą – w formie listu poleconego – przesyłki zawierającej fakturę korygującą (tzw. żółta zwrotka). Takie postępowanie uznała za prawidłowe Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 9 maja 2014 r., IPPP1/443-409/14-2/AW, oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 23 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-100/15/EJ).

Uwaga! Z oczywistych powodów pocztowe potwierdzenie odbioru nie może dotyczyć faktur elektronicznych. W ich przypadku takim dowodem może być tzw. autoresponder.

Potwierdzenie z poczty elektronicznej

Czy wygenerowane automatycznie potwierdzenie dostarczenia wiadomości elektronicznej zawierającej załącznik z kopią (skanem) faktury korygującej – automatyczny elektroniczny komunikat zwrotny (tzw. autoresponder), potwierdzający dotarcie wiadomości e-mail pod adres poczty elektronicznej klienta, może być dowodem potwierdzającym otrzymanie przez nabywcę faktury korygującej?

Organy podatkowe akceptują taką formę potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez kontrahenta. Z takim stanowiskiem zgodziła się m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 29 czerwca 2015 r. (IPPP2/4512-326/15-2/RR) oraz Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 grudnia 2014 r. (ILPP4/443-481/14-2/BA).

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 22 lipca 2014 r. (IPTPP2/443-336/14-2/PR): „(...) otrzymanie, w odpowiedzi na wiadomość zawierającą zestawienie, automatycznego maila/komunikatu zwrotnego o ustalonej treści oznacza, iż wiadomość ta została otwarta – a więc jej adresat ma wiedzę o tej wiadomości, widział ją czy też przeczytał. Najważniejszą informacją dla wnioskodawcy jest to, że wiadomość e-mail zawierająca zestawienie została wysłana oraz doręczona kontrahentowi, zaś wnioskodawca jest w posiadaniu automatycznych maili/komunikatów wysyłanych przez system informatyczny odbiorcy faktury korygującej. A zatem otrzymanie, w odpowiedzi na wiadomość zawierającą Zestawienie, automatycznego maila/komunikatu zwrotnego o ustalonej treści również będzie spełniać warunek posiadania przez wnioskodawcę potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta, uprawniający do obniżenia podstawy opodatkowania, zgodnie art. 29a ust. 13 ustawy (...)".

Sam e-mail nie wystarczy

Czy samo wysłanie korekty e-mailem, bez zwrotnego komunikatu o błędzie w dostarczeniu wiadomości, jest wystarczające dla potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę?

Wysłanie przez sprzedawcę faktur korygujących na podany adres e-mailowy nabywcy nie może stanowić dla sprzedawcy potwierdzenia otrzymania przez nabywcę faktury korygującej. Nawet w sytuacji, gdy sprzedawca za skutecznie doręczone będzie uznawał jedynie takie wiadomości e-mail, co do których nie otrzymał żadnego komunikatu dotyczącego błędu w wysyłaniu lub otrzymaniu tej wiadomości przez klienta. Sama wysyłka nie może być jednocześnie dowodem doręczenia. Zatem samo wysłanie faktur korygujących na podany adres e-mailowy – bez posiadania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru tej faktury korygującej przez kontrahenta – nie wyczerpuje przesłanek warunkujących prawo do obniżenia podstawy opodatkowania (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2015 r., IPPP2/4512-488/15-2/DG; interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2014 r., IBPP1/443-1073/13/AW).

Jak wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 25 czerwca 2014 r. (IBPP2/443-259/14/RSz): „(...) samo ujęcie faktury korygującej w raporcie (zawierającym takie dane jak: datę i godzinę wysłania faktury, numer faktury, adres poczty elektronicznej nadawcy, adres poczty elektronicznej odbiorcy) wygenerowanym przez system sprzedażowy, nie może być uznane za sposób potwierdzania odbioru faktur korygujących".

Także udostępnienie e-faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania dostaw na rzecz nabywców na indywidualnym koncie nabywcy istniejącym na portalu sprzedawcy, potwierdzone brakiem zwrotnego komunikatu elektronicznego o niepowodzeniu próby zamieszczenia e-faktury na portalu, nie może być uznane za potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez sprzedawcę. Natomiast jednoznacznym potwierdzeniem odbioru elektronicznej faktury korygującej będzie dostępne sprzedawcy na bieżąco powiadomienie elektroniczne, generowane z chwilą pobrania bądź otwarcia faktury (w tym faktury korygującej) przez nabywcę. Jeżeli sprzedawca otrzyma zawiadomienie o otwarciu lub pobraniu faktury, będzie to niewątpliwie oznaczało, że fizycznie posiada wystarczającą formę potwierdzenia, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 12 września 2014 r., IPPP3/443-564/14-2/IG).

Może być w postaci zbiorowej

Czy odrębne pisemne (bądź w formie elektronicznej) potwierdzenie przez nabywcę odbioru faktury korygującej może stanowić potwierdzenie dla celów VAT?

Organy podatkowe powszechnie przyjmują, że potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, również w formie elektronicznej, np. e-mail (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 9 maja 2014 r., IPPP1/443-409/14-2/AW; interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 23 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-100/15/EJ; interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI).

Pisemne lub e-mailowe potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej może przybrać postać zbiorczą, np. potwierdzać odbiór wszystkich faktur korygujących otrzymanych w danym miesiącu (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR).

Uwaga! Ta forma potwierdzenia może dotyczyć zarówno faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych.

Podpis lub pieczątka na egzemplarzu

Czy odbiór faktury korygującej może potwierdzać podpisany przez nabywcę egzemplarz tej faktury, który jest zwracany sprzedawcy?

Organy podatkowe powszechnie przyjmują, że potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może być egzemplarz faktury podpisany przez nabywcę i odesłany zwrotnie pocztą lub kurierem albo odebrany osobiście przez sprzedawcę (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 9 maja 2014 r., IPPP1/443-409/14-2/AW; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 23 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-100/15/EJ). Formalnie rzecz biorąc, od 1 stycznia 2013 r. nie występuje rozróżnienie na kopię i oryginał faktury, nie tylko w stosunku do faktur elektronicznych, ale także papierowych.

Może to być także kserokopia faktury korygującej z pieczątką lub podpisem kontrahenta, wysyłana przez niego do sprzedawcy za pośrednictwem poczty (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI).

Uwaga! W przypadku faktur elektronicznych nie ma przeszkód, aby nabywca wydrukował fakturę elektroniczną (jeżeli format e-faktury to umożliwia) i odesłał sprzedawcy podpisany wydruk tej faktury (pocztą, kurierem, faksem lub w formie skanu).

Ważny jest tytuł przelewu

Czy wyciąg z rachunku bankowego spółki zawierający informacje o przelewach przychodzących lub potwierdzenie otrzymania przelewu, z których wynika, że klient zapłacił za usługi z uwzględnieniem wystawionej przez spółkę faktury korygującej, może stanowić potwierdzenie odbioru faktury korygującej?

Wyciąg bankowy potwierdzający zrealizowany przez kontrahenta przelew płatności za usługę lub towar może być dowodem potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, jeżeli kwota płatność odpowiada wartości faktury pierwotnej obniżonej o kwotę z korekty. W tytule przelewu musi się wtedy znaleźć numer faktury korygującej (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; oraz interpretacje Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2015 r., ILPP1/443-1186/14-2/AI, z 3 października 2014 r., ILPP2/443-720/14-2/MN oraz z 2 lipca 2014 r., ILPP1/443-279/14-2/MK).

Uwaga! Ta forma potwierdzenia może dotyczyć zarówno faktur papierowych, jak i faktur elektronicznych.

W dowolnej formie

Czy istnieje zamknięty katalog dowodów, którymi można udowodnić, że nabywca otrzymał fakturę korygującą?

Pozostało 99% artykułu
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe