- Wójt wydał w sprawie ustną decyzję, którą chce potwierdzić decyzją w formie pisemnej. Czy będzie to zgodne z przepisami?
Nie.
Zgodnie z art. 14 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) zasadą jest, że sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego (w rozumieniu przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Warunki, jakie muszą być spełnione, aby mogło nastąpić doręczenie drogą elektroniczną określa art. 391 k.p.a.
W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 kwietnia 2018 r. (sygn. I OSK 2174/17, LEX nr 2522147) podkreślono, że są to dwie różne, ale równoprawne formy wydania decyzji. Dokument elektroniczny także zawiera pismo, ale z zastrzeżeniem, że do odczytania treści tego dokumentu konieczne jest użycie odpowiedniego czytnika. Jednym z warunków prawidłowego wydania decyzji w formie dokumentu elektronicznego jest opatrzenie decyzji kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a.). W myśl art. 14 § 2 k.p.a. sprawy można załatwiać również: ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej) bądź za pomocą innych środków łączności, ale tylko, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie.
Organ może zastosować tę formę wydania decyzji tylko w przypadku, gdy stanowiska organu i strony są zgodne, a w razie rozbieżności stanowisk – powinien wydać decyzję pisemną (wyrok NSA w Warszawie z 29 września 1981 r., sygn. II SA 345/81, LEX nr 9640). Treść i istotne motywy załatwienia sprawy ustnie, telefonicznie czy za pomocą innego środka łączności powinny zostać utrwalone w aktach w formie protokołu lub adnotacji podpisanej przez stronę.
W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 marca 2012 r. (sygn. II SA/Wa 32/12, LEX nr 1139015) podkreślono, że obowiązek sporządzenia stosownego protokołu lub adnotacji podpisanej przez stronę ciąży na organie i że strona nie może ponosić negatywnych skutków niewykonania tego obowiązku przez organ, o ile doszło do ustnego ogłoszenia decyzji. Brak protokołu lub adnotacji z ustnego ogłoszenia decyzji nie przesądza o tym, że takiego ogłoszenia nie było. Należy także pamiętać, że decyzja wydana ustnie ma takie same skutki jak decyzja w formie pisemnej (por. np. postanowienie Sądu Najwyższego z 11 lutego 2011 r., sygn. I CSK 213/10, LEX nr 936474). Ustna decyzja, której treść powinna być odzwierciedlona w protokole, nie może więc być następnie potwierdzona odrębną, pisemną decyzją (wyrok WSA w Bydgoszczy z 12 września 2007 r., sygn. II SA/Bd 255/07, LEX nr 384141). ?
—Anna Puszkarska, radca prawny
podstawa prawna: art. 14, art. 109 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2096 ze zm.)
