Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się, co do zasady nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Tak wynika z art. 5 ust.1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej ustawa). Jeśli więc pracownikowi przysługuje trzynastka za 2017 rok to wypłata musi nastąpić do 31marca 2018 r. (poza jednym wyjątkiem, w którym powinna ona zostać wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy z uprawnionym pracownikiem, o czym dalej).
Do końca marca
Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym określa maksymalny termin, w którym pracodawca sfery publicznej powinien wypłacić pracownikom to świadczenie. Jeżeli wypłata następuje w formie bezgotówkowej, tj. przelewem na konto, obowiązkiem pracodawcy jest zadbanie, aby pracownik mógł podjąć z banku przekazane wynagrodzenie najpóźniej w ostatnim dniu marca.
To, że ustawa wskazuje tylko ostateczny termin, w którym trzynasta pensja powinna być postawiona do dyspozycji pracownika oznacza, że pracodawca nie musi czekać z jej wypłatą do wskazanego terminu i może świadczenie to wypłacić wcześniej. Musi jednak pamiętać, że może je wypłacić pracownikom dopiero po nabyciu przez nich prawa do niego. A zatem nie może tego zrobić np. ostatniego dnia roboczego roku, za który trzynastka przysługuje.
Jak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (wyrok z 12 stycznia 2015 r. V SA/Wa 1523/14) skoro dany pracownik nabywa prawo do pełnego wynagrodzenia dodatkowego po pełnym roku kalendarzowym to nie sposób zakładać, iż możliwe jest stwierdzenie tego prawa w dniu 29 grudnia tj. przed upływem danego roku >patrz: wyrok WSA w Warszawie z 8 lipca 2014 r., V SA/WA 493/14, orzeczenia.nsa.gov.pl.
Likwidacja pracodawcy
Tylko w jednym przypadku pracodawca ma obowiązek wypłaty trzynastki w dniu rozstania się z pracownikiem. Jest tak w sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w związku z likwidacją pracodawcy (art. 5 ust. 3 ustawy). Żadnych innych wyjątków w tym zakresie ustawa nie przewiduje. Jednak zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z 12 stycznia 2015 r. V SA/Wa 1523/14) zasada dotycząca możliwości wypłaty trzynastki przy rozwiązywaniu stosunku pracy zastosowanie znaleźć może także w przypadku pracownika zatrudnionego w ramach projektu finansowanego ze środków unijnych >patrz przykład. Przesłanka do tego typu wcześniejszej wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie zachodzi natomiast w momencie przejścia pracownika na emeryturę czy zakończenia zatrudnienia z innego powodu niż likwidacja pracodawcy.